Iratselejtezés, a selejtezések levéltári ellenőrzése

Mint ahogy azt az iratkezelési szabályzatokkal foglalkozó tájékoztatónkban már említettük, a szerveknél keletkező különböző irattípusok egy része (más-más őrzési idő letelte után) selejtezhető. Az iratselejtezés célja az, hogy azok az iratok, melyekre sem ügyintézési, sem történeti okokból nincs szükség, ne foglalják a helyet az irattárakban azért, hogy a maradandó értéket képviselő, illetve hosszabb ideig őrzendő iratok ezáltal megfelelő körülmények között tároltathassanak. Az iratselejtezéseket mindig az irat keletkezésekor érvényben volt irattári terv alapján kell elvégezni. Az iratok őrzési idejekor csak a lezárt éveket lehet figyelembe venni (például 2009-ben az utolsó lezárt év 2008, tehát a két év után selejtezhető iratok közül a 2007-ben keletkezetteket még nem, hanem csak a 2006-ban keletkezetteket szabad selejtezni).

A már korábban felsorolt, vonatkozó jogszabályok az iratselejtezések gyakoriságáról közvetlenül nem rendelkeznek. A tapasztalat azt mutatja, hogy nagy iratképzőknél indokolt lehet (az irattároló kapacitás véges volta miatt) az évenként lefolytatott iratselejtezés, kis szerveknél pedig elegendő akár ötévente selejtezni az iratokat. Az öt évnél ritkábban lefolytatott iratselejtezési eljárás semmiképpen sem indokolt. Az egyes szerveknél alkalmazott iratkezelési szabályzatok természetesen tartalmazhatnak (a legtöbb esetben tartalmaznak is) a selejtezések gyakoriságával kapcsolatosan konkrét előírásokat, ebben az esetben az ott előírt időközönként kell a szervnél iratokat selejtezni.

A selejtezés során meg kell állapítani, hogy mely irattári tételeknek járt le az őrzési ideje. A selejtezési eljárásról iratselejtezési jegyzőkönyvet, illetve annak mellékleteként tételszintű iratjegyzéket kell készíteni. Természetesen selejtezés alá kell vonni –az iktatott iratokon kívül– az iktatatlan (de az irattári tervben szereplő) iratfajtákat is. A jegyzőkönyvet és mellékletét minimum két példányban (egyes szervek iratkezelési szabályzata ennél többet ír elő) meg kell küldeni levéltárunknak. Ha a jegyzőkönyv megfelel az alább részletezendő formai és tartalmi követelményeknek, a levéltárban záradékkal látják el, mely záradék három féle lehet:

• valamennyi, a jegyzőkönyvben foglalt irat megsemmisíthető
• a *-gal jelölt tételek későbbi levéltárba adás céljából visszatartandók, a többi irat megsemmisíthető
• a **-gal jelölt tételek újra selejtezendők (valamely, a selejtezési eljárás során fellépett hiba, például még le nem járt őrzési idejű iratok selejtezése miatt), a többi irat megsemmisíthető

Az iratselejtezési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell a selejtezés helyét, idejét, a selejtezési bizottság tagjainak nevét, aláírásait, a szerv bélyegzőjét, a selejtezés alá vont iratok típusát (például iktatott iratok, vagy adóügyi iratok), évkörét, terjedelmét (iratfolyóméterben). (minta)

A jegyzőkönyvhöz tartozó jegyzéknek tétel és keletkezési év szintjén kell tartalmaznia a kiselejtezett iratokat, kivéve –ha vannak ilyenek– az úgynevezett „egyéb” tételek esetében (például egyéb személyzeti jellegű  iratok, egyéb építésügyi iratok), ezeket darab szinten, a tárgyukat pontosan leírva kell felsorolni. A jegyzék összeállításánál vagy az iratok keletkezésének idejét, vagy az irattári jelek sorrendjét kell figyelembe venni. Az alábbi hivatkozásra kattintva letölthetik a levéltár által készített selejtezési jegyzőkönyv mintát, melyet példa adatokkal kitöltöttünk: iratselejtezési jegyzék minta Természetesen, ha egy szervnél szoftverrel iktatnak és a program képes selejtezési jegyzéket készíteni, úgy a mintától eltérő jegyzékben foglalt iratok selejtezését is véleményezzük, de csak abban az esetben, amennyiben a jegyzék átlátható, megfelel a feljebb ismertetett kritériumoknak. Iktatószámok sorrendjében összeállított jegyzéket nem látunk el záradékkal, azt a beküldő szervnek átdolgozásra visszaküldjük.

A központi irattári tervek nem minden esetben ítélik nem selejtezhetőnek az összes olyan irattípust, melyet a közlevéltárak maradandó értékűnek gondolnak (ez a körülmény a levéltárunkkal közösen kialakított irattári tervek esetében természetesen nem áll fenn). Ezért a levéltáraknak joguk van a selejtből egyes tételeket visszatartani. Ezeket a tételeket a selejtezési jegyzőkönyvben *-gal jelöljük és kérjük eredeti irattári helyükre visszasorolni. Az ilyen iratokat a keletkezésüktől számított tizenöt év elteltével, a nem selejtezhető iratokkal együtt vesszük át.

Kérjük, hogy az elkészült selejtezési jegyzőkönyveiket –a postai út mellett– elektronikus úton a karika.timea@mnl.gov.hu e-mail címre is szíveskedjenek elküldeni.

A vonatkozó jogszabályoknak az iratselejtezésekkel kapcsolatos rendelkezéseit a következő hivatkozás alatt található dokumentumba gyűjtöttük össze:

A szervek iratselejtezéseinek ellenőrzésével foglalkozó jogszabályi helyek