A szervek iratkezelésének ellenőrzése
Levéltárunk a közelmúltban lezajlott intézményi költözés és szervezeti átalakulások után, a 2009. évben kezdi meg a vonatkozó jogszabályokban rá rótt szervellenőrzési feladatok tervszerű, rendszeres teljesítését.
Ezen jogszabályok értelmében a levéltárnak ötévente (megyei szintű közigazgatási szerveknél, illetve városok esetében háromévente) ellenőriznie kell az illetékességi körébe tartozó iratképző szervek iratkezelését.
Az egyes szervek iratkezelésének vizsgálatán belül különös figyelemmel kell kísérni a 335/2005. intézkedéseinek betartását, valamint az iratkezelési szabályzatokban foglaltak érvényesülését, az iratok irattári terv szerinti csoportosítását, továbbá az iratok nyilvántartásával, és az ahhoz kapcsolódó segédletek készítésével, az irattári anyag szakszerű kezelésével, biztonságos megőrzésével és használatával kapcsolatos előírások végrehajtását.
A levéltár a szervellenőrzés alkalmából kiemelt figyelmet fordít az iratképző szerv szervezeti és működési adataira is. Különös tekintettel a szerv alapításának időpontjára, az alapításra, feladatkörre, szervezeti felépítésre, átalakulásra vonatkozó jogszabályokra, a szerv belső szabályzataira, a szerv korábbi névváltozataira, a lehetséges jogelőd szervek nevére, alakulásuk és megszűnésük időpontjára, a tevékenységelőd, valamint a kivált jogutód szervek adataira.
Levéltárunk az illetékességi körébe tartozó valamennyi szerv első ellenőrzését –az ellenőrzési ciklusnak megfelelően– öt év alatt tudja elvégezni. Minden év utolsó negyedévében kiértesítjük várható érkezésünkről a következő évben ellenőrizni kívánt szerveket. Látogatásunk időpontja előtt két-három héttel egy, a látogatásunk pontos időpontját tartalmazó értesítést is küldünk a szerveknek.
Az ellenőrzés során először tájékoztatjuk a szerv iratkezelésért felelős vezetőjét jövetelünk céljáról, az ellenőrzés menetéről. Ezután a szervellenőrző adatlap felépítésének megfelelő sorrendben megvizsgáljuk a szerv iratkezelésének egyes szakaszait. Kérjük, hogy az adatlap kitöltéséhez szükséges dokumentumokat (elsősorban az I/1–III/1. pontok kitöltéséhez szükséges adatokat tartalmazó iratokat) látogatásunk előtt készítsék elő. Az ellenőrzés során szúrópróbaszerűen megvizsgáljuk az iratok iktatását, irattári tételekbe sorolását, valamint felmérjük a szerv összes irattárát is. Az ellenőrzés végeztével tájékoztatjuk az iratkezelésért felelős vezetőt a tapasztalatainkról, megbeszéljük vele, hogy az esetleges hiányosságokat miként lehetne legkönnyebben megszüntetni. A szerv részéről felmerülő minden, az iratkezeléssel kapcsolatos egyéb kérdésre is válaszolunk. Egy-egy ellenőrzés, a szerv nagyságától, irattárainak számától, a tárolt iratok mennyiségétől függően (különleges esetektől eltekintve) legfeljebb fél napot vesz igénybe. Ha az ellenőrzés időpontjában a szervnél iratselejtezés van folyamatban, kollégáink a iratselejtezés ellenőrzést is végeznek.
