A szervek iratkezelési szabályzata az iratok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza. A szervek iratkezelési szabályzataikat az illetékes közlevéltárakkal, illetve –az önkormányzatok hivatalai estében– a közlevéltárral és a Kormány általános hatáskörű államigazgatási szervével egyetértésben adják ki (az iratkezelési szabályzatok hatályos elfogadási rendje). Az iratkezelési szabályzatnak mindig meg kell felelnie a szerv iratkezelése tényleges állapotának, amennyiben az iratkezelési folyamatban változás következik be (például áttérés kézi iktatásról gépi iktatásra), a szabályzatot módosítani kell. A nem központi iratkezelési szabályzatot használó szervek részére a jövőben szervtípusonként szabályzat mintákat készítünk (illetve a másutt fellelhető, jól használható dokumentumokat összegyűjtjük), melyeket (elkészültük után) az oldal alján található hivatkozásokra kattintva le lehet tölteni. Kérjük, hogy amennyiben minta szabályzatainkat felhasználják saját iratkezelési szabályzataik elkészítéséhez, mindenképpen alakítsák át szervük iratkezelése aktuális állapotának megfelelően (például iktatás típusa, iktatási helyek száma). Szabályzataikkal kapcsolatos kérdéseiket, illetve az elkészített szabályzataik munkaközi példányát a karika.timea@mnl.gov.hu e-mail címre kérjük megküldeni. A szabályzatok végleges (előzetesen már elektronikus úton egyeztetett) változatát –a levéltár egyetértésének kinyilvánítása miatt– papír alapon kérjük megküldeni.

Az iratkezelési szabályzat mellékletét képezi az irattári terv, mely „a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.” (Lvt. értelmező rendelkezések).

Mint a fenti idézetből is kiderült, a szerveknél keletkező iratfajtákat csoportokba kell osztani aszerint, hogy a bennük foglalt információkra meddig van (lehet) szüksége az irat keletkeztetőjének, vagy a társadalom egészének. Annak, hogy egy irattípust hosszú ideig nem lehet selejtezni, lehetnek jogbiztosító-adminisztratív, illetve történeti indokai. A jogbiztosító indok természetéből adódóan bizonyos esetekben idővel megszűnhet (például az iskolai végzettséget bizonyító iratok esetében az érintett személyek elhalálozásával), de minden esetben az iratok keletkezésétől számított több évtizedig érvényes. A történeti indok –az iratok „történeti értéke”– mindig fennáll, ezeket az iratokat folyamatosan őrizni kell. A szervek és a levéltárak ügyintézése, valamint a tudományos kutatások során szerzett tapasztalatok alapján történik az egyes irattípusok irattári tételekbe, selejtezési kategóriákba sorolása. Az irattári tételek kialakításának az iratok selejtezhetőségének megállapításán kívül fontos szerepe van az azonos ügytípusba sorolható iratok rendszerezésében, megfelelő irattári tárolásában, ügyforgalmi statisztikák készítésében is.  Az irattári tervben nem csak az iktatott, hanem az iktatatlan iratokat is fel kell tüntetni.