Jelenlegi hely

Tájékoztatók

1. Tájékoztatók

1.1 A Magyar Nemzeti Levéltár gyűjtőköre

A Magyar Nemzeti Levéltár az 1995:LXVI. törvény értelmében iratállományát ajándék, a rendelkezésére álló anyagi források függvényében vásárlás, vagy letét útján maradandó történelmi értékű magániratokkal gyarapítja. A levéltár gyűjtőköri tevékenysége kizárólag a magániratok átvételét és gyarapítását jelenti, a köziratok átvétele és gyarapítása a levéltári illetékesség alapján történik, így az nem része a gyűjtőköri feladatoknak.

A gyűjtés során elsődleges szempont az, hogy a felkínált dokumentumok az őrizetünkben lévő levéltári anyaghoz illeszkedjenek, azok forrásértékét gazdagítsák. Így főként országos, vagy megyei tagintézményeink esetén megyei/területi jelentőségű családok, egyesületek, testületek, illetve más szempontból kiemelkedő személyek (tudósok, művészek, írók) hagyatékának átvételére, valamint a külföldi magyar emigráció történetével kapcsolatos gyűjtemény gyarapítására törekszünk. Emellett kiemelten kezeljük az 1541 előtt keletkezett iratokat, a jelentős történelmi eseményekhez (például Rákóczi-szabadságharc, 1848/1849-es forradalom, az I. és II. világháború, be- és kitelepítések, 1956-os forradalom, rendszerváltás) köthető dokumentumokat (kéziratok, levelezések, naplók, visszaemlékezések, beszámolók), a címeres nemesleveleket, a kéziratos térképeket, országos jelentőségű épületek tervrajzait, 19. századnál korábbi pecsétnyomókat, és részvényeket. Szívesen várunk régi családi fényképeket, vagy a kisebbségre vonatkozó magániratokat is.

A gyűjtőköri feladatokat a Magyar Nemzeti Levéltáron belül az Országos Levéltárban a Magánlevéltárak és Gyűjtemények Osztálya, megyei szinten pedig az adott megyei levéltár intézi. Speciálisan az iratvásárlások koordinálását és összehangolását a Magyar Nemzeti Levéltárban a gyűjtőköri csoport végzi, melynek vezetője a legtöbb vásárlást lebonyolító Magánlevéltárak és Gyűjtemények Osztályának kijelölt főlevéltárosa.

1.2 Iratajándékozás

Ajándékozás során a beadó a felkínált iratanyagért anyagi ellenszolgáltatást nem kér, és az adományozással egyúttal az iratok tulajdonjogáról lemond. A beadó az iratanyagot egy előre egyeztetett időpontban hozhatja be a levéltárba.

Az iratanyagot intézményünk átvételi elismervénnyel veszi át, amelyen szerepel a beadó neve, lakcíme, személyiigazolvány-száma, egyéb elérhetősége (email vagy telefon), az átvett iratanyag átfogó megnevezése, időköre és terjedelme, valamint az iratanyag beadásának a célja (ajándék, vásárlás vagy letét). Az átvételi elismervény két példányban készül, amelyből egy a levéltárban, egy pedig a beadónál marad. Az elismervényt a beadó és az iratátvevő aláírása hitelesíti. Ezt követően veszi kezdetét az iratértékelési folyamat, melynek során több levéltáros kolléga bevonásával elkészül a szakvélemény és az értékbecslés. Ennek során megállapítjuk a beadott iratanyag köztörténeti forrásértékét, valamint hogy beleillik-e a nálunk őrzött gyűjteménybe. A szakmai körültekintéssel végzett feladat általában 30 munkanapot vesz igénybe. Az átadási és becslési folyamatot gyorsítja, ha a beadó jegyzékkel ellátott iratanyagot kínál fel. Amennyiben az iratbecslők végső döntése nemleges, az iratot az átvételi elismervény ellenében visszaadjuk a beadónak. Igenlő válasz esetén a beadó ajándékozási nyilatkozatot tölt ki, amelyben lehetősége van a beadott iratanyag kutatásával kapcsolatban korlátozással is élni. Az ajándékozási nyilatkozat két példányban készül, egy a beadónál marad, a másik pedig intézményünknél. A személyi adatok védelmére vonatkozó szabályzat értelmében a formanyomtatványok mellett az ügyfél részéről szükséges az adatvédelmi tájékoztató kitöltése is. A számunkra megküldött, aláírt ajándékozási nyilatkozat átvétele után az iratanyagot állományba vesszük és az elhelyezéséről, valamint levéltári jelzetéről a beadót levélben értesítjük.

1.3 Iratvásárlás

Vásárlás során a beadó a felkínált iratanyagért anyagi ellenszolgáltatást kér. A beadó az iratanyagot egy előre egyeztetett időpontban hozhatja be a levéltárba. Intézményünkben vásárlásra, korlátozott anyagi kereteink miatt, csak nagyon indokolt esetben kerül sor.

Az iratanyagot intézményünk átvételi elismervénnyel veszi át, amelyen szerepel a beadó neve, lakcíme, személyiigazolvány-száma, egyéb elérhetősége (email vagy telefon), az átvett iratanyag átfogó megnevezése, időköre és terjedelme, valamint az iratanyag beadásának a célja (ajándék, vásárlás vagy letét). Az átvételi elismervény két példányban készül, amelyből egy a levéltárban, egy pedig a beadónál marad. Az elismervényt a beadó és az iratátvevő aláírása hitelesíti. Ezt követően egy 30 munkanapot is igénybe vehető iratértékelési folyamat veszi kezdetét, melynek során több levéltáros kolléga bevonásával elkészül a szakvélemény és az értékbecslés. Ennek során megállapítjuk, hogy a beadott iratanyag maradandó értéket képvisel-e, meghatározzuk köztörténeti forrásértékét, valamint hogy beleillik-e a nálunk őrzött gyűjteménybe. A szakmai körültekintéssel végzett feladat általában 30 munkanapot vesz igénybe. Az átadási és becslési folyamatot gyorsítja, ha a beadó jegyzékkel ellátott iratanyagot kínál fel. Amennyiben az iratbecslők végső döntése nemleges, az iratot az átvételi elismervény ellenében a beadónak visszaadjuk. Igenlő válasz esetén a beadónak árajánlatot teszünk, amelynek elfogadása esetén adásvételi szerződést írunk. Ha nem tudunk megállapodni, az iratanyagot átvételi elismervény ellenében visszaadjuk. A fizetés banki átutalással 30 munkanap alatt történik, ezért az adásvételi szerződés kitöltésekor az ügyféltől bankszámlaszám megadását kérjük. Az adásvételi szerződés öt példányban készül, ebből négy a vevőt, egy pedig az eladót illeti. A szerződéseket az eladó és a főigazgató aláírása hitelesíti. A személyi adatok védelmére vonatkozó szabályzat értelmében a formanyomtatványok mellett az ügyfél részéről szükséges az adatvédelmi tájékoztató kitöltése is. Miután a kifizetés főigazgatói jóváhagyással megtörtént, a beadóhoz az adásvételi szerződés őt illető példányát eljuttatjuk, az iratanyagot állományba vesszük.

1.4 Letét

Letét esetén a Magyar Nemzeti Levéltár határozott idejű szerződés keretében a maradandó történelmi értéket képviselő iratanyagot ingyenes letétként megőrzi.

A letéti szerződésben szerepel az irat tulajdonosának neve, lakcíme és egyéb elérhetőségei, a letétbe helyezett levéltári anyag fizikai állapota, valamint az őrzésre, kutatásra, reprodukálásra vonatkozó kikötések. A szerződésben rögzítjük a letét időtartamát – amely általában 25 vagy 50 év, de indokolt esetben ettől eltérő is lehet –, a lejártakor értesítendő személyek alapadatait és elérhetőségét. A letétként átvett iratokról jegyzék készül, amely a letéti szerződés részét képezi. A letéti szerződés öt példányban készül, ebből négy a letéteményest, egy pedig a letevőt illeti. A szerződéseket a letevő és az MNL főigazgatójának aláírása hitelesíti. A levéltár adatkezelésével kapcsolatban a formanyomtatványok mellett mindig kitöltünk egy adatvédelmi tájékoztatót is az ügyféllel.

1.5 Digitális másolatban megőrzi a levéltár

Amennyiben a Magyar Nemzeti Levéltár látókörébe került, maradandó történelmi értéket képviselő iratanyag megszerzésére sem ajándékozás, sem vásárlás, sem pedig letét útján nem nyílik lehetőség, úgy a levéltár kezdeményezheti az iratok védetté nyilvánítását a Műtárgyfelügyeleti Hatósági Főosztályán, A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 33. § (1), (3), (4) és (5) bekezdése, valamint a 27/2015. (V.27.) EMMI rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről alapján.

Az eljárás során a hatóság védett levéltári anyaggá nyilváníthatja a nem levéltárban, muzeális intézményben és könyvtárban őrzött, 50 évnél régebben keletkezett maradandó értékű magániratokat, és határozatban kötelezheti a tulajdonost arra, hogy a nevezett iratanyagot biztonsági másolat elkészítése céljából – meghatározott időtartamra – a Magyar Nemzeti Levéltárnak átadja. A levéltári anyag oda- és visszaszállításáról – a tulajdonossal történt megállapodás szerint – a Magyar Nemzeti Levéltár gondoskodik.

A biztonsági másolatot a Magyar Nemzeti Levéltár digitális tartalmak hosszú távú megőrzését biztosító rendszerében archiválja. A biztonsági másolatról további másolat készítését, valamint az abban folytatható kutatást a tulajdonos, meghatározott időtartamra szólóan megtilthatja, illetve korlátozhatja, hozzájárulási szerződés keretében. A személyi adatok védelmére vonatkozó szabályzat értelmében a formanyomtatványok mellett az ügyfél részéről szükséges az adatvédelmi tájékoztató kitöltése is.

Emellett lehetőség van nem védett irat esetében is biztonsági másolat készítésére. Amennyiben az Ön tulajdonában olyan értékes, piaci forgalomba még nem került irat van, amelyet sem ajándékozni, eladni vagy letétbe helyezni nem kíván, ám fennmaradását és kutathatóságát valamilyen módon mégis szeretné biztosítani, úgy a Magyar Nemzeti Levéltár – amennyiben az általa lefolytatott értékbecslés során az irat maradandó jelentőségéről meggyőződött – digitalizálja azt. Ezáltal intézményünk lehetőséget biztosít a tulajdonába nem kerülő, ám fontos dokumentumok másolatban való megőrzésére és kutathatóságára. A biztonsági másolat készítésének a tulajdonosra nézve számos előnye van: víz-, tűzkár vagy betörés esetén az irat megsemmisülésével vagy elvesztésével annak információtartalma megmarad, valamint a Magyar Nemzeti Levéltár által készített felvétel a rendőrségi eljárás során a dokumentum létezésére bizonyítékként szolgál.

Milyen iratokat gyűjt a levéltár? – Példatár

I. Kiemelt gyűjteményeink

II. Családi iratok

III. Személyi fondok, hagyatékok
IV. Egyesületi, testületi iratok
V. Egyéb gyűjteményeink

Az alábbiakban közölt válogatás olyan magániratokra mutat példát, amelyek a Magyar Nemzeti Levéltár gyűjtőköri szabályzatának megfelelően, ajándék, vásárlás vagy letét útján kerültek intézményünkbe. A gyűjtés során elsődleges szempont az, hogy a felkínált dokumentumok az őrizetünkben lévő levéltári anyaghoz illeszkedjenek, azok forrásértékét gazdagítsák.