Irattári selejtezés

A selejtezhető és 15 évnél rövidebb őrzési idejű köziratokat az iratképző szervnek meghatározott időnként ki kell selejteznie. Erről előzetesen jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyhez csatolni kell a kiselejtezésre javasolt iratok minimum legalább tételszintű jegyzékét, és mindezeket meg kell küldeni az illetékes közlevéltárnak a selejtezés engedélyezése érdekében. A kiselejtezni javasolt iratokat csak a levéltári engedély birtokában lehet megsemmisíteni. A kiselejtezett iratok megsemmisítéséről az iratképző szerv gondoskodik, az esetleges költségeket neki kell állni.

Alapvető szabály, hogy az iratokat kizárólag a keletkezésükkor hatályos irattári terv alapján lehet selejtezni. Számos egykori iratkezelési szabályzat és irattári terv elérhető az Hungaricana oldal (https://library.hungaricana.hu/hu/collection/leveltari_iratok/) Levéltári korpusz menüpontja alatt (Munkautasítások, ajánlások, útmutatók, egykorú jogszabályokàIratkezelés felügyeleteàIrattári selejtezés almenü). Amennyiben nem áll rendelkezésre korabeli irattári terv, úgy levéltárunk segítséget biztosít annak fellelésében.

A selejtezési jegyzőkönyvet és esetleges mellékletét az elektronikus ügyiratkezelésre kötelezett szervek az iratkezelésért felelős vezető hiteles elektronikus aláírásával ellátva, iktatás után, hivatali kapun kötelesek megküldeni az MNL Somogy Vármegyei Levéltára hivatali kapujára (KRID: 161313779). Az oktatási-nevelési intézmények a selejtezési jegyzőkönyvet iktatva, aláírva és bélyegzőlenyomattal ellátva, legalább két példányban, postai úton kötelesek megküldeni a levéltárunk postacímére (MNL Somogy Vármegyei Levéltára, 7400 Kaposvár, Bartók Béla utca 8–10.).

Az elkészült selejtezési jegyzőkönyvek előzetes véleményezésre, informálisan megküldhetők Kiss Norbert Péter főlevéltáros, igazgatóhelyettes kollegánknak a kiss.norbert.peter@mnl.gov.hu e-mail címre.

A köziratok selejtezésének részletes szabályait a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 9–9A. §-ai, és az ennek végrehajtási rendeletét képező, vagyis a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 9–11. §-ai, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormány rendelet 64. §-a tartalmazza.

A selejtezés adminisztrálásának megkönnyítése érdekében közreadunk két selejtezési mintajegyzőkönyvet, a „Selejtezési jegyzőkönyvminta_önkormányzatok.doc” nevű dokumentum elsősorban az önkormányzatok, a „Selejtezési jegyzőkönyvminta_iskolák.doc” nevű pedig az oktatási-nevelési intézmények részére készült. Természetesen az ettől eltérő jegyzéket is elfogadjuk, ha például elektronikusan, tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftverrel folyik az iktatás, és a program képes selejtezési jegyzéket készíteni. Az átláthatóságnak és nem utolsó sorban a fennebbi jogszabályokban ismertetett alaki és tartalmi kritériumoknak, valamint az iratképző szerv saját iratkezelési szabályzatában foglaltaknak azonban mindig meg kell feleltetni a selejtezési jegyzőkönyvet és a selejtezni kívánt iratok jegyzékét.