Iratkezelés ellenőrzése
Levéltárunk általánosan ötévenként ellenőrzi az illetékességébe tartozó iratképző szervek iratkezelését és irattározását. Ezt a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 11. §-a, és az ennek végrehajtási rendeletét képező, vagyis a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 8. §-a szabályozza.
Az MNL Somogy Vármegyei Levéltára minden évben ellenőrzési tervet készít, amely a tárgyévben ellenőrizendő iratképző szerveket tartalmazza. Az érintettekkel az év elején írásban közöljük az ellenőrzés tényét, amelynek konkrét időpontjáról az esedékesség előtt egy-két héttel tájékoztatjuk a szerv felelős vezetőjét. Az ellenőrzés során tapasztaltakról jegyzőkönyvet töltünk ki, amely a szerv történetére, iratkezelésének rendszerére és az irattárra, valamint az ott őrzött iratokra vonatkozó vizsgálati adatokat, illetve információkat tartalmazza.
Az ellenőrzést végző kollegánk által az alapadatokkal előzetesen kitöltött jegyzőkönyvet az ellenőrzés időpontja előtt elektronikus levélben megküldjük az érintett szervnek adatpontosítás, illetve további kitöltés céljából.
A helyszínen kitöltött jegyzőkönyv egy másolt példánya a szervnél marad, majd az ellenőrzést végző kollegánk a jegyzőkönyv két nyomtatott, aláírt és bélyegzőlenyomattal ellátott példányát (az egyiket visszavárólag) postán küldi meg a szervnek.
A sikeres együttműködés érdekében kérjük, hogy a következő dokumentumokat az ellenőrzés megkezdésének idejére készítsék elő!
- iratkezelési szabályzat és irattári terv;
- szervezeti és működési szabályzat, szervezeti és működési rend vagy ügyrend;
- alapító okirat.
Az ellenőrzésre való előzetes felkészülést segítendő az alábbiakban a csatolmányok között megtekinthetőek az ellenőrzési jegyzőkönyvek.
- Az „Iratkezelés_ellenőrzés_jegyzőkönyv_általános.docx” nevű fájl az önkormányzatokra, a kormányhivatal szervezeti egységeire, egyéb államigazgatási szervekre, valamint a jogszolgáltatási és a rendvédelmi szervekre,
- az „Iratkezelés_ellenőrzés_jegyzőkönyv_iskola.docx” nevű az oktatási-nevelési intézményekre,
- az „Iratkezelés_ellenőrzés_jegyzőkönyv_privatizáció előtt keletkezett iratok.docx” nevű pedig a gazdálkodó szervek privatizáció előtt keletkezett irataira vonatkozik.
