A közfeladatot ellátó iratképző szervek által keletkeztetett, nem selejtezhető köziratokat általánosan 15 év eltelte után – amely 5-10 évvel a felek kérésére meghosszabbítható – kell az illetékes levéltárnak átadni. Ennek pontos részleteit a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 12. §-a, és az ennek végrehajtási rendeletét képező, vagyis a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 12. §-a, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormány rendelet 65. §-a szabályozza.

Az iratátadás során különösen az utolsóként idézett kormányrendelet vonatkozó szakaszának maradéktalan és pontos betartását kérjük: azaz a levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, az átadó költségére, az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

Az iratok átadása mindig a levéltár épületében, előre egyeztetett időpontban történik. Az iratátadás adminisztrációjának megkönnyítése érdekében közreadunk egy átadás-átvételi mintajegyzőkönyvet („Iratátadás-átvétel_mintajegyzőkönyv.doc” nevű csatolt fájl), amelyet minden átadás során az átadó félnek kell elkészíteni. Az iratjegyzéken csomagolási egységenként (dobozonként/kötetenként), évenként, irattári tételenként, a tételen/dobozon belüli első és utolsó iktatószámmal kell felsorolni az átadandó iratokat. A dobozon belül mindig a legkorábbi, legkisebb iktatószámú ügyirat legyen legfelül. A dobozokra kizárólag ceruzával kell ráírni az alábbi adatokat:

-          az iratok keletkeztetőjének neve;

-          a dobozban lévő iratok évköre;

-          a dobozban lévő iratok tárgya(i) vagy tételszáma(i) (sok tételszám esetében -tól/-ig formában);

-          amennyiben a dobozba egy irattári tételszám kerül, úgy az iratok iktatószámkerete;

-          a doboz sorszáma.

A dobozok sorrendjét az évek, azon belül a tételszám, azon belül pedig az iktatószámok növekvő sorrendje határozza meg.

A könnyebb érthetőség kedvéért alább egy feliratozott doboz fényképei is megtalálhatóak.

Az elkészült iratátadás-átvételi jegyzőkönyvek előzetes véleményezésre, informálisan megküldhetők Kiss Norbert Péter főlevéltáros, igazgatóhelyettes kollegánknak a kiss.norbert.peter@mnl.gov.hu e-mail címre.