European Archives Group (EAG) — Európai Levéltári Szakértői Csoport

Az EAG-t az Európai Bizottság (Commission) hozta létre 2006-ban a fentebb említett 2005/835/EC sz. tanácsi ajánlás (2005. november 14.) alapján. A csoportba minden uniós tagország (Magyarországról az Országos Levéltár) delegálja egy-egy képviselőjét, akiknek a megbízása 3 évre szól. A tagországokon kívül öt európai intézmény, az Parlament, a Tanács, a Bizottság, a Bíróság és a Számvevőség képviselői is részt vesznek a munkában. Az EAG évente kétszer ül össze, a helyszín általában Brüsszel. Az üléseket két társelnök vezeti, a Bizottság delegáltja és az éppen soros elnökséget adó ország képviselője. A hároméves mandátum végén a csoport jelentésben számol be a tevékenységéről.

Az EAG fő feladata, hogy az említett ajánlás által javasolt programok és célkitűzések (prioritások) megvalósulását elősegítse, koordinálja és ellenőrizze. A prioritások az első periódusban (2006-2008) következők voltak:

1.         Levéltári katasztrófa-megelőzési és mentési program. A 2002-ben bekövetkezett németországi árvízet követően a német levéltárügy megkezdte a felkészülést a hasonló esetek elkerülésére, illetve a tudatos kármentésre. A programjuk elméleti vizsgálódásokat, követelményeket éppúgy tartalmaz, mint oktatást, logisztika létrehozását, tervezést, adatbázis, információs központ vagy gyorsan bevethető mentőcsoport felállítását. A németek - bevonva cseh és lengyel kollégákat - tulajdonképpen a programjuk európai kiterjesztését végezték el, mintát adva más országoknak. A projekt 2008-ban lezárult.

2.         Ágazatközi együttműködés elektronikus iratok és levéltárak területén. Ez egy „import" projekt, tulajdonképpen a DLM-fórum (az ismertetését lásd alább) által menedzselt elektronikus iratképzési modell, a MOREQ (erkölcsi) támogatásáról van szó.

3.         Az európai levéltári adategyüttesek internetes portáljának (Apenet) kialakítása és működtetése. Ennek a projektnek a megvalósítása sokévi helyben topogás után az utóbbi egy-két évben felgyorsult, főleg azért, mert 2008-ban 2,4 millió eurót kaptak a projektgazdák. A projektet a német kollégák a spanyolokkal karöltve irányítják, jelenleg 11 további ország dolgozik velük. Minden résztvevő ország a saját adataiért lesz felelős, neki kell azokat szabványossá konvertálni (EAD, EAC stb), feltölteni, karbantartani és tárolni. Az adatok egy listázó-kereső internetes felületen lesznek elérhetők, a szájtot a svéd levéltárak működtetik, a kereső-listázó interfészt a németek biztosítják (MIDOSA).

A tervek szerint egy igen széles adatbázis fog létrejönni, a portál két nagy adattartományhoz biztosít majd hozzáférési pontot: egyrészt az európai nemzeti levéltárak adataihoz, másrészt népszerű tematikai adategyüttesekhez (pl. családtörténet, migráció). A projekt honlapja (http://www.apenet.eu/) már működik, de egyelőre csak szöveges anyaggal.

4.         Európai elektronikus levéltári jogtár kialakítása és működtetése. Ezt a projektet eredetileg az ICA Jogi Bizottsága indította még a '90-es években, majd a megvalósítás hosszú évekre elakadt. Az ezredforduló után az ICA európai tagozata, az EURBICA tűzte újra napirendre az ügyet. A Francia Levéltári Igazgatóság vállalta a szervező és irányító feladatot, 2007-ben 60 ezer eurót sikerült kapniuk uniós forrásból. Az interneten már elérhető jogtár (http://euronomos.ica.org) tartalmazza az európai országok fontos, levéltárakra vonatkozó joganyagát, elsősorban a levéltári törvényeket, eredeti és angol, illetve francia nyelven. Minden ország maga tölti fel a saját adatbázisrészét, tartja karban az adatokat. A használatot egy tematikus index könnyíti meg, ugyanis minden paragrafus be van sorolva egy-egy fogalom alá. Így ha például valaki arra kiváncsi, hogy milyen selejtezési előírásokat alkalmaznak a különböző országokban, az összehasonlítást könnyen megteheti.

5.         Ajánlások levéltári iratok lopásának és illegális kereskedelmének megakadályozására. A Svéd Nemzeti Levéltár által vezetett munkacsoport egy kérdőív segítségével gyűjtött adatokat, majd egy hosszú, statisztikai számításokkal alátámasztott, javaslatokat tartalmazó összesítő tanulmányt készített. A projekt 2008-ban lezárult.

A szakértői csoport első hároméves megbízása 2008-ban lejárt, a munkáról jelentés készült, ami alapján a Bizottság újabb hároméves mandátumot adott a csoportnak. Az új periódusban - az áthúzódó projektek mellett - öt új feladat szerepel a munkaprogramban:

1.         Európai direktíva kidolgozása a közszférában keletkező információk hasznosítására. A téma fő gazdája Nagy-Britannia, pontosabban Skócia (és további 6 ország kapcsolódik be a munkába). Főleg elvi és jogi kérdésekkel fognak foglalkozni a projekt keretében, például a szerzői joggal, a hasznosításkor alkalmazandó díjjal kapcsolatos dilemmákkal vagy egyéb, a témával kapcsolatos etikai kérdésekkel.

2.         A levéltári iratok helybeni és on-line kutatása közötti kapcsolat. A nagy internetes levéltári adatbázisokkal bíró, valamint az iratokat tömegesen digitalizáló levéltárak tapasztalata szerint a helybeni kutatások száma - több évtizedes szüntelen növekedés után - vagy stagnál vagy csökken. Ugyanakkor az internetes kutatások száma drámaian megnövekszik, és egyidejűleg megváltozott a kutatók magatartása: jellemzően fölkészültebbek, általában már nem egy témához kérnek anyagot, hanem konkrét jelzetlistával jönnek a levéltárba, és jóval több iratot kérnek ki, úgy olvasásra, mint másolásra. A belső munkacsoportot Svédország vezeti, részt vesz a munkában további 6 ország képviselője.

3.         Elektronikus levéltárak hatása az igazgatásra, a társadalomra és a levéltárakra. Ez a meglehetősen elméleti projekt a levéltári munkafolyamatokat, a levéltárak és az iratképzők közötti kapcsolatot és a levéltárosok társadalmi szerepét vizsgálja, majd a tapasztalatokat és a kövvetkeztetéseket egy jelentésben összegzi. A belső munkacsoportot Hollandia vezeti.

4.         Európai szakértői hálózat kialakítása. Ez a projekt főleg az eu-direktívákban meghirdetett szabad munkaerőmozgást van hivatva szolgálni. Célja egy olyan internetes alapú hálózat kialakítása, melyben területenként lennének felsorolva, illetve ismertetve a legfontosabb európai projektek és az azokban dolgozó szakértők. A belső munkacsoportot Franciaország vezeti, tagja még Luxemburg és Magyarország.

5.         Európai levéltári menedzserközpont kialakítása. A cél egy képzési központ kialakítása, melynek közreműködésével létrejöhetne egy olyan levéltáros menedzserelit, amely képes lenne magas színvonalon vezetői feladatokat ellátni bármely európai országban. Az elhangzottak alapján egy infrastruktúra nélküli, részben virtuális, decentralizált központot képzelnek el a javaslattevők. A csoportot Franciaország vezeti, tagja még 3 ország.

Az Országos Levéltár részvétele az EAG munkájában

A Magyar Országos Levéltár delegál szakértőt a csoportba, ez jelenleg Körmendy Lajos főosztályvezető. A magyar részvétel a projektekben szerény, az első periódusban az elektronikus jogtár adatokkal való feltöltésében vettünk részt, a második ciklus ránk vonatkozó programja, az európai szakértői hálózat még nem indult el.

Beszámolók