Jelentés

a levéltári szakfelügyelet 2009. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól

 A levéltári szakfelügyelők személyében és illetékességi beosztásában 2009-ben nem volt változás: 1 vezető szakfelügyelő, 8 közlevéltári és 3 nyilvános magánlevéltári szakfelügyelő látta el az Oktatási és Kulturális Minisztérium által jóváhagyott éves ellenőrzési munkaprogramban rögzített feladatokat. 2009-ben munkaterven kívüli, a minisztérium utasítására vagy a levéltárfenntartó kérésére külön vizsgálatot nem végeztünk. Az év folyamán két szakfelügyeleti értekezletet tartottunk, vezető szakfelügyelői látogatást tettem a Szent István Egyetem gödöllői levéltárában és a Magyar Ferences Levéltárban (Mindkét helyen megbeszélést folytattam a fenntartó vezetőjével is.)

Munkaprogramunk értelmében utóellenőrzésre került sor a szakfelügyelet hatáskörébe tartozó 43 közlevéltárban és 20 nyilvános magánlevéltárban. Utóbbiak a következők voltak: Kisgazda Levéltár, Prímási Levéltár, Egri Főegyházmegyei Levéltár, Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár, Veszprémi Érseki és Főkáptalani Levéltár, Pécsi Püspöki Levéltár, Pécsi Káptalani Levéltár, Székesfehérvári Püspöki és Székeskáptalani Levéltár, Szombathelyi Püspöki Levéltár Vasvár-Szombathelyi Székeskáptalan Levéltára, Bencés Főapátság Levéltára, Csornai Premontrei Prépostság Levéltára, Magyar Ferences Levéltár, Magyar Református Egyház Zsinati Levéltára, Dunamelléki Református Egyházkerület Ráday Levéltára, Dunántúli Református Egyházkerület Levéltára, Evangélikus Országos Levéltár, Békéscsabai Evangélikus Egyházközség Levéltára, Magyarországi Unitárius Egyház Levéltára, Magyar Zsidó Levéltár, Magyarországi Román Ortodox Egyház Levéltára. (A többi nyilvános levéltár utóellenőrzése azonos tematikával 2010-ben lesz.)

Az utóellenőrzés során valamennyi intézmény esetében azt vizsgáltuk, hogy az 1999 és 2007 közötti ellenőrzések alkalmával a feltételrendszerben és a szakmai munkában feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében a fenntartók és a levéltárak foganatosítottak-e intézkedéseket; ha igen, melyek voltak ezek és milyen eredményt hoztak az egyes konkrét hiányosságok vonatkozásában; ha nem, mi volt az oka az intézkedés elmaradásának?

Utóellenőrzési tapasztalatainkat és a levéltári selejtezésekkel kapcsolatos kurrens feladataink ellátásának tapasztalatait -- levéltártípusonkénti bontásban -- az alábbiakban összegzem.

 I. Közlevéltárak

1. A feltételrendszerben korábban feltárt hiányosságok sorsa

Közismert tény, hogy az elmúlt évtizedben -- bár 2002-ben jelentős illetményemelésre került sor -- érdemben nem javult az intézmények költségvetési ellátottsága, az utolsó három évben pedig egyértelmű forráscsökkenés következett be. Az időszak fő jellemző vonásának azt tarthatjuk, hogy a levéltári szakmai-tudományos feladatok immár túlnyomó részben csak pályázati úton megszerezhető, következésképpen bizonytalan összegekkel finanszírozhatóak. Komoly negatív változást jelent 2007-től az önkormányzatoknak nyújtható címzett támogatások szüneteltetése. (Ez a költségvetési támogatási forma tette lehetővé, hogy szinte évente egy megyei levéltárban nagyobb szabású fejlesztések valósuljanak meg.) A rossz költségvetési helyzet és a 2008. II. fele óta tartó válság ellenére a pályázati források, a címzett támogatások és a fenntartók erőfeszítésének eredményeként az intézmények elhelyezési viszonyaiban és a technikai felszerelésben (különösen az info-kommunikációs eszközök terén) számottevő előrehaladásnak lehettünk szemtanúi. Egyértelmű romlás tapasztalható viszont az intézmények személyi ellátottságában, különös tekintettel a közlevéltárakban őrzött iratanyag mennyiségének folyamatos növekedésére.

A leírtak az általános helyzetképet rögzítik. Természetesen az intézményeket egyenként szemügyre véve differenciált kép alakul ki.

a) Személyi ellátottság

Területi általános (fővárosi és megyei) levéltárak

Az 1990-es évek legvégén az általános levéltárak személyi ellátottsága -- néhány intézmény kivételével -- alacsony, a feladatok megfelelő végzéséhez elégtelen volt. 2000-ben az összes létszám 657 főt tett ki, ebből négy intézmény [Budapest Főváros Levéltára (a továbbiakban: BFL), Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár, Csongrád Megyei Levéltár és Pest Megyei Levéltár] 246 fővel rendelkezett, a többi intézmény átlagos létszáma így 25,5 főt tett ki [legtöbb alkalmazott (32) a Nógrád Megyei Levéltárban, legkevesebb (16,5) Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltárában dolgozott]. 2006 végére az összlétszám 690 főre emelkedett (33 fős növekedés) annak eredményeként, hogy 12 levéltárban  kisebb-nagyobb létszámnövekedés történt (a nagyobb az új épülettel gazdagodó BFL-ben, a Pest, a Vas és a Veszprém megyei levéltárakban, valamint a Hajdú-Bihar Megyei Levéltárban), viszont három intézményben nem változott, 6 intézményben pedig kisebb lett a személyi állomány. 2007 folyamán a megyei levéltárak közül tízben létszámcsökkentésre került sor (ez Bács-Kiskunban 3, Jász-Nagykun-Szolnokban 3, Vasban 4, Veszprémben 4 főt érintett), 10-ben pedig változatlan maradt a státusok száma. Egyedül a BFL könyvelhetett el további 4 fős személyzet-növekedést.

Megállapítható, hogy a korábbi lassú és nem is minden intézményt érintő létszámgyarapodás 2006 végével megtört, és összességében csökkenés következett be. Ez a költségvetési megszorítások egyenes következménye volt.

2008-2009 folyamán (a 2009. év esetében az első félévet véve figyelembe) létszámgyarapodás csak a Bács-Kiskun, Baranya és Veszprém megyei levéltárakban történt. Bács-Kis­kunban és Veszprémben egy-egy új vidéki telephely kialakítása (Baján és Pápán) tette elkerülhetetlenné a státusbővítést 3, 5, ill. 2 fővel. A Baranya Megyei Levéltár a korábban elvett önálló gazdálkodását visszakapva, pontosabban közös gazdálkodási központtá válva jutott hozzá a korábban elvont 3 státushoz.  Az elmúlt két évben 2007-hez képest a személyi állomány létszáma 8 levéltárban stagnált (de több helyen zároltak státusokat!), hét levéltárban pedig csökkent. Súlyos problémákkal küzd a stagnáló és a negatív létszámváltozást elszenvedő intézmények döntő többsége!

A személyi ellátottságot egy évtizeddel ezelőtt jellemző súlyos hiányosságok napjainkra sem enyhültek, sőt, az intézmények többségében inkább súlyosbodtak; figyelembe véve különösen azt a tényt, hogy a területi általános levéltárak iratanyagának mennyisége a 2000. évi 250 ezerről 2009-re 290 ezer fm-re növekedett, és hogy a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet (a továbbiakban: Szakmai rendelet) a korábbiakhoz képest sokkal szigorúbb szakmai követelményeket határozott meg. A BFL-en kívül lényegében nincs olyan területi általános levéltár, amely a feladatkörhöz mérten megfelelő/elfogadható személyi létszámmal rendelkezne. (Különösen jellemző ez a sok telephellyel rendelkező intézményekre, márpedig csak a BFL, a Heves és a Jász-Nagykun-Szolnok megyei levéltárak működnek egy épületben, további öt levéltár egy településen több telephelyre tagolódik, 13 pedig több településen kapott elhelyezést.

Az egyes munkaköri csoportok között korábban több intézményben meglévő aránytalanságok javultak, de azért akad még probléma e téren (a Baranya, Hajdú-Bihar, Heves, Szabolcs-Szatmár-Bereg és Tolna megyei levéltárakban túl kevés a szakalkalmazottak aránya az összlétszámon belül). A vidéki restauráló műhelyekben csökkent a szakemberek száma. Ellenben informatikus alkalmazott ma már a levéltárak többségében létezik.

Települési önkormányzati levéltárak

A négy városi levéltár 2000. évi összesen 21 fős személyzete 2007-ig 27 főre bővült, ez a növekedés azonban lényegében a 2004-ben belépő új intézmény létszámának (5 fő) eredménye. 2007 óta a létszámban változás nem történt. Legtöbben Győr MJ Város Levéltárában (10 fő) dolgoznak, Tatabánya MJ Város Levéltárában 5 fő, Székesfehérvár MJ Város Levéltárában 8 fő, Vác Város Levéltárában 5 fő a létszám.

Kijelenthető, hogy bár a létszám Győr kivételével kevesebb a szükségesnél, a területi általános levéltáraknál azért jobb a városi levéltárak feladatkörhöz mért személyi ellátottsága. Külön informatikust egyik intézményben sem alkalmaznak, ilyen szakember beállítását Vác Város Levéltára szükségesnek tartotta. Győr MJ Város Levéltárában a munkaköri csoportok közötti korábbi aránytalanságokat megszüntették. Tatabánya MJ Város Levéltárában sürgősen be kellene tölteni a tapasztalt levéltáros távozásával megüresedett státust.

Országos illetékességi körű állami szaklevéltárak

E levéltártípusba 2009-ben három intézmény [Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára (ÁBTL), Hadtörténelmi Levéltár, Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár] tartozott. Összlétszámuk 2000-ben 89, 2007 és 2009-ben 119 főt tett ki. (A KSH Levéltára 2007-ben megszünt.)

Az ÁBTL személyi állománya 2003 és 2006 között minden évben gyarapodott (5, 9 és 5 státussal), ma az ellátottság megfelelőnek mondható. Eleinte kevés volt a levéltári szakmai munkakört betöltők száma, napjainkra e téren sokat javult a helyzet. A korábbi egy helyett az intézménynek ma már 3 informatikusa van.

A feladatellátást komolyan veszélyeztetően kevés a Hadtörténelmi Levéltár létszáma: a 2000. évi eleve alacsony 14 fős személyi állomány később 12 főre csökkent. Sürgős intézkedésre lenne szükség a létszámemelés érdekében!

Az utóbbi években javult a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár helyzete, mert a 6 fős létszám 8-ra emelkedett, és 2009-től tapasztalt levéltáros és informatikus is dolgozik a vezető mellett.

Egyetemi levéltárak

Ezekben az intézményekben -- egy-két kivétellel -- valamelyest javult a személyi ellátottság színvonala. 2000-ben 22,7; 2007-ben 27,4, 2009-ben 30,5 fő dolgozott az egyetemi levéltárakban. A növekedés a Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Levéltár 2005. évi létrejöttének, valamint néhány intézmény (pl. a Semmelweis Egyetem Levéltára) létszámgyarapodásának  következménye. Kirívóan  rossz, elégtelen „létszám" volt és van a művészeti egyetemek (Moholy-Nagy Művészeti, Magyar Képzőművészeti) és a SZIE Állatorvos-tudományi Kar levéltáraiban: másodállásban heti 8-10 órás részmunkaidőben foglalkoztatott egy-egy szakembernek kellene ellátnia a jogszabályban előírt feladatokat, ami reménytelen vállalkozás. Valamivel jobb, de korántsem elfogadható az egy fővel működő két intézmény helyzete sem. A két fős létszámú levéltárak az alapvető feladatok ellátására képesek, de a teljes körű feladat-ellátáshoz minimum 3 fő szükséges. (Utóbbi kategóriába három egyetem levéltára tartozik: ELTE, Pécs, Semmelweis.)

Köztestület levéltára

Az MTA Levéltára 2000-ben 3,5, 2009-ben 4 fővel rendelkezett. Ezzel a csekély növekedéssel a személyi állomány helyzete érdemben nem javult, így több fontos feladat elvégzése egyáltalán nem lehetséges.

b) Elhelyezési, raktározási körülmények

Területi általános levéltárak

Az 1990-es évek végén sok olyan intézmény volt, amelynek elhelyezése és raktározási viszonyai rossznak minősültek. A kritikák két vonatkozásban fogalmazódtak meg: 1. kevés az üres férőhely, nagy iratátvételi hátralék halmozódott fel, 2. a raktárak vagy azok egy része alkalmatlan/nem megfelelő levéltári anyag tárolásának céljaira. Megemlítem, hogy a XX. századi iratok zöme savas papír alapú, gyors pusztulásra hajlamos. Az 1990-es évek végétől központi támogatásból minden évben lehetőség nyílt savmentes irattároló dobozok beszerzésére, ennek köszönhetően napjainkra az érintett levéltári anyag tekintélyes része a káros folyamatot lassító tárolóeszközökbe kerülhetett.

Az 1990-es évek végén fennálló állapotokhoz képest az elhelyezési viszonyok hosszabb távú megoldását biztosító fejlesztés történt a BFL-ben. A Fővárosi Önkormányzat saját erőből 2004-ben felépítette az ország legmodernebb levéltári épületét. Ezzel megszűnt az intézmény széttagoltsága, a levéltári anyag megfelelő körülmények közé került, hosszútávra biztosított az iratátvétel, jók a kiszolgáló helyiségek.

Központi címzett támogatás segítségével létesült a Pest Megyei Levéltár új épülete, amely megfelelő, de üres raktári férőhely már gyakorlatilag nincs benne. Az eredetileg könyvtárnak szánt épületszárny levéltári célú felhasználása jelenthetne férőhely-bővülést.

2002-ben adták át a Vas Megyei Levéltár címzett támogatással létesült új épületét, amely hosszabb időszakra biztosítja a levéltári anyag elhelyezését.

A Veszprém Megyei Levéltár -- szintén címzett támogatás felhasználásával -- jutott új elhelyezéshez egy létező épület levéltári célú felújítása révén (2005). Emellett a pápai részleg is a réginél megfelelőbb épületbe költözhetett.

Címzett támogatással jelentős beruházást hajtott végre a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár fenntartója az alsózsolcai új, nagy befogadóképességű raktár felépítésével (2008). (Viszont a mezőcsáti részlegnek helyet adó épület nagyon leromlott állapotba jutott!) Úgyszintén címzett támogatás felhasználásával bővült duplájára a Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltár raktárkapacitása.

Említésre méltó, de a súlyos körülményekhez mérten csekély fejlesztések valósultak meg néhány megyében. Új levéltári részleg alakult Baján a Bács-Kiskun Megyei Önkormányzat Levéltára szervezetében, amely lehetővé tette a jakabszállási alkalmatlan szükségraktár felszámolását. A több városban működő Csongrád Megyei Levéltár Csongrádon új épületet vehetett birtokba (2001), Szentesen felújíthatta volt megyeházi raktárait, és Szegeden is új raktárhoz juthatott. Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltára még 1999-ben raktárbővülést könyvelhetett el, később felújíthatta a központi raktárait. A Nógrád Megyei Levéltár balassagyarmati fiókjában és a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltárban is bővült a férőhely-kapacitás.

A Fejér Megyei Levéltár korábban életveszélyessé vált épülete -- címzett támogatással -- megújul, ill. új raktári szárnyak épülnek. A beruházás ebben az évben elkészül.

A 2006-2007 folyamán lezajlott raktárminősítések során feltárt hiányosságok közül a kevés költségbe kerülőket (fény elleni védekezés, párásító/párátlanító berendezések stb.) több intézményben is megszüntették. A legtöbb megyében (ahol szükséges volt) elkészültek a raktározási problémák megoldását előkészítő intézkedési tervek is.

Települési önkormányzati levéltárak

Hazai viszonylatban ezek az intézmények általában elfogadható körülmények között működtek az elmúlt évtizedben. Vác Város Levéltárát a vizsgált időszak közepén állították fel egy, a célnak megfelelően felújított épületben. Győr MJ Város Levéltárában 2006 után korszerűsítették a raktárak fűtését, hő- és fényvédő fóliázást alkalmaztak az ablakokon, és döntés született a férőhelybővítésről. Székesfehérvár MJ Város Levéltárában a raktári klíma javításával, a vagyonvédelmi rendszer beépítésével és az áramtalanítás megoldásával jobbak lettek az őrzés feltételei (de a helyhiány nem szűnt meg). Felújítási munkák elvégzésével Tatabánya MJ Város Levéltárának raktározási viszonyai tovább fejlődtek.

Országos illetékességi körű szaklevéltárak

Az elhelyezési és raktározási viszonyokat tekintve az ÁBTL egy évtizede is megfelelő feltételekkel működött. 2003-tól, a feladatok növekedésével, a szükséges fejlesztések megvalósultak, illetve új raktár folyamatban lévő építésével megvalósulnak. Helyhiánnyal küzdött a Hadtörténelmi Levéltár. A raktározási viszonyok az utóbbi években számottevően javultak azzal, hogy a Petőfi Laktanya egyik épületében helyezhették el a filmgyűjteményt, ennek régi helyén iratraktárat alakítottak ki, a Verseny utcában pedig új raktárbázis létesült. A Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár elhelyezési és irattározási körülményei a legutóbbi évekig elkeserítőek voltak. Az új levéltári vezetés 2006-tól nagy energiával látott hozzá a rendcsináláshoz. A fenntartó segítségével a legsürgősebb rekonstrukciók, átalakítások már megvalósultak, de még sok feladat vár elvégzésre. (Megjegyzem, hogy a fenntartó 2009 őszéig még nem készítette el az OKM Közgyűjteményi Főosztályán 2006. dec. 6-án tartott megbeszélésen elhatározott intézkedési tervet, de kétségtelen, hogy enélkül is sokat tett a levéltár helyzetének javítása érdekében.)

Egyetemi levéltárak

Az intézmények nagy részében komoly fejlődés bontakozott ki. Ennek eredményeként napjainkra a korábbi „inkább rossz" minősítés „inkább jó"-ra változott. Kiemelkedő javulásról beszélhetünk az ELTE, a Nyugat-magyarországi Egyetem, a Pannon Egyetem és a SZIE budapesti (kari) levéltárában. Ezek az intézmények megszabadultak szorongató helyhiányuktól. Jobb lett a raktározási helyzet a Budapesti Corvinus Egyetem két levéltárában, a Magyar Képzőművészeti Egyetem és a Semmelweis Egyetem levéltárában. A 2005-ben alapított Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Levéltárának elhelyezése megfelelő, de a raktár betelt. Hasonló helyzetben van a Szegedi Tudományegyetem Levéltára. A Miskolci Egyetem Levéltára alkalmatlan raktárának kiváltásáról 2008-ban döntés született, a kivitelezés kezdetét vette. 2008 végétől folynak a munkálatok a SZIE Kosáry Domokos Levéltára raktári helyzetének javítása érdekében. Elkészültek a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem, valamint a Moholy-Nagy Művészeti Egyetem levéltára iratanyagainak megfelelő raktári elhelyezésére vonatkozó intézkedési tervek.

MTA Levéltára

Az alkalmatlan külső pinceraktárt 2003-ban felszámolták. A törökbálinti raktár megfelelő, viszont a központban szabálytalan az irattárolás (egy teremben van a raktár, a munkaszoba és a kutatók helye.)

c) Technikai feltételek

E téren az elmúlt tíz év nagy fejlődést hozott. Ma  már gyakorlatilag valamennyi közlevéltár rendelkezik gyorsmásolókkal, digitális fényképezőgéppel, mikrofilm-leolvasóval. Köszönhetően az 1999-ben indított hároméves központi pályázatnak és a további NKA-pályázatoknak is, fokozatosan kifejlődött az intézmények info-kommunikációs eszköztára. Természetesen, függően a fenntartói támogatás nagyságától, különböző mértékű és színvonalú fejlődés történt. Meg kell jegyezni azt is, hogy az eszközállomány gyors elavulása a legtöbb intézményben gondokat okoz az egyre szűkülő források miatt.

Az elmúlt tíz évben új állományvédelmi műhelyek is csatlakoztak a meglévőkhöz a Tolna és a Vas Megyei Levéltárban (előbbiben mikrofilmezés, utóbbiban restaurálás folyik). A műhelyek amúgy sem nagy kapacitása sem kihasznált a létszámcsökkentések miatt.

Az illetékességi körbe tartozó szervekkel és irattáraikkal kapcsolatos feladatok megfelelő színvonalú ellátásához minden területi általános levéltárban szükség van/lenne intézményi gépkocsira. Ahol korábban nem, ott is biztosított gépkocsit a fenntartó, kivéve a Győr-Moson-Sopron megyei két levéltárat. Sok helyen indokolt lenne az öreg, amortizálódott jármű lecserélése.

2.  Az illetékességbe tartozó szervekkel kapcsolatos levéltári munka (az ÁBTL nem végez ilyen munkát)

Az 1999-2007 közötti szakfelügyeleti ellenőrzések szinte valamennyi közlevéltárban hiányosságokat tártak fel az ún. gyűjtőterületi munkában. Különösen a szervnyilvántartás, a szervdossziék és a szervellenőrzés gyakorisága területén merültek fel -- intézményenként eltérő -- problémák.

A Szakmai rendeletben előírt szervnyilvántartás és szervdossziék rendbetétele az ellenőrzések nyomán megkezdődött, és 2009-re a területi általános levéltárak nagyobb részében komoly előrelépést eredményezett. Lényegében rendben van a BFL, a Bács-Kiskun Megyei Önkormányzat Levéltára, Győr-Moson-Sopron Megye Győri és Soproni Levéltára, a Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Levéltára, a Tolna Megyei Önkormányzat Levéltára és a Zala Megyei Levéltár illetékességi nyilvántartása. A települési önkormányzatok levéltárai közül Vác Város Levéltára rendelkezik a szervekre vonatkozó legteljesebb nyilvántartásokkal. Az állami szaklevéltárak rosszabb helyzetben vannak. Az ELTE, a Miskolci Egyetem Levéltára, a Nyugat-magyarországi Egyetem Központi Levéltára, a Pannon Egyetem keszthelyi levéltára és a Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Levéltára tekinthető olyannak, ahol az ilyen nyilvántartásokra vonatkozó követelmények nagyjából érvényesülnek. Az MTA Levéltárára is ez a megállapítás érvényes. Az intézmények túlnyomó többsége használja az e-Archivum szervnyilvántartás modulját.

A Szakmai rendelet 3, ill. 5 évenkénti szervellenőrzési gyakoriságot ír elő, továbbá, hogy ezt a munkát csak levéltáros és segédlevéltáros besorolású munkatárs végezheti. Utóbbi előírás eleinte nem mindenhol, 2009-ben azonban már csaknem teljeskörűen érvényesült. Az előbbi előírást viszont a közlevéltárak túlnyomó része nem teljesíti. Ennek oka főleg a személyi ellátottság elégtelensége. Emellett az is közrejátszik, hogy e munkafajta gyakran háttérbe szorul az egyéb feladatok mellett. A következő intézményekben valósul meg legjobban a szervellenőrzés gyakoriságára vonatkozó norma: BFL, Békés Megyei Levéltár, Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltára, Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltár, Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Levéltára, Győr MJ Város Levéltára, Székesfehérvár MJ Város Levéltára, Miskolci Egyetem Levéltára, Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Levéltára.

A selejtezések levéltári jóváhagyásával és az iratkezelési szabályzatokkal, irattári tervekkel kapcsolatos munkában korábban is csak kisebb szabálytalanságok fordultak elő, amelyeket a szakfelügyelet felhívására mindenhol korrigáltak.

Valamelyest javult az iratátvételi munka. E téren továbbra is a levéltárak férőhely-hiánya a legfőbb akadály, de a szervek jó része sem tesz eleget jogszabályban előírt kötelezettségeinek. A nagyobb raktárbővítést elért levéltárakban megkezdődhetett az átvételi hátralék felszámolása.

A szakfelügyelet 2004-ben vizsgálta meg azt, hogy miként érvényesülnek a levéltári törvénynek a közlevéltárak illetékességi elhatárolására vonatkozó rendelkezései. Sok olyan esetet tártunk fel, amelyben sérül a törvény előírása. Azóta a legtöbb közlevéltár végrehajtotta (pl. ÁBTL, Pest Megyei Levéltár), vagy legalábbis megkezdte az egyértelműen más közlevéltár illetékességébe tartozó iratanyagok átadását. Van olyan intézmény, amely helyhiány miatt tényleg nem tudja átvenni az őt megillető iratanyagot a Csongrád Megyei Levéltártól (Szegedi Tudományegyetem Levéltára), de több levéltárnál nehezen hihető a helyhiányra hivatkozás. Különleges és egyedi Somogy megye főjegyzőjének a vezető szakfelügyelővel közölt 2004. évi álláspontja, amely szerint nem egyértelmű a levéltári törvény előírása (hogy t.i. a megyei levéltár illetékességébe tartozik minden olyan levéltári anyag, amely az illető megye területén keletkezett, és nem tartozik más levéltár illetékességébe). Álláspontja szerint a mindenkori megyeterületre is vonatkozhat a rendelkezés. Úgy gondolom, egyértelmű a helyzet: a megyék jelenlegi területét kell figyelembe venni a megyei levéltárak illetékességi elhatárolásakor.

3. Levéltári feldolgozó munka

a) Rendszerezés, rendezés, segédletkészítés, adatbázis-építés

A Szakmai rendelet értelmében csak a területi általános levéltárak kötelesek a központilag meghatározott fondfőcsoportos rendszer szerint tagolni levéltári anyagukat, a többi levéltár saját rendszert alkothat. A települési önkormányzati levéltárak a főndfőcsoport rendszert alkalmazzák, az állami szaklevéltárak közül a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár úgyszintén. Az ÁBTL-nek és a Hadtörténelmi Levéltárnak külön-külön rendszere van. Hasonló a köztestületi intézmény, az MTA Levéltára helyzete. Az egyetemi levéltárak is egy számukra megfelelő saját fondrendszer szerint sorolják be fondjaikat. Ez a szisztéma a 2000. évi egyetemi integráció következtében -- úgy tűnik -- elavulttá vált, ezért több levéltár új rendszer kialakítását tervezi.

Megalakulásától számítva egy évtizedig nem végezte el fondjainak rendszerbe sorolását Tatabánya Város Levéltára. E hiányosság 2006-ban végre megszűnt. 2009-ben még nem volt végleges fondbesorolási szisztéma a Pécsi és a Szegedi Tudományegyetem levéltárában. A Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár korábban összekuszálódott rendszere teljes revízióra szorul, amely másfél-két éve megkezdődött.

A területi általános levéltárakban zavart okozott „A Levéltári Kollégium 2. sz. ajánlása" címmel 2004-ben közreadott dokumentum a fondfőcsoport-rendszerben végrehajtandó változásokról. [Megjegyzem, hogy hivatalos ajánlást a vonatkozó rendelet értelmében a Magyar Országos Levéltár adhat ki a Levéltári Kollégium egyetértésével és a levéltári anyag védelmének ágazati irányítását ellátó minisztérium (előzetes) jóváhagyásával. Így a hivatkozott dokumentum nem tekinthető ajánlásnak, mert azt nem a Magyar Országos Levéltár adta ki, és a minisztérium sem hagyta jóvá.] A fondfőcsoportokba sorolás megkönnyítésére példatár közreadását is ígérték, de éveken át ennek csak ideiglenes változata(i) állt(ak) rendelkezésre. A levéltárak zöme, várva a végleges példatárra, máig nem tudta/akarta elvégezni az átjelzetelési munkát. (A példatárra várakozás szerepet játszott az e-Archivum elektronikus nyilvántartás feltöltésének elhúzódásában is -- lásd alább.)

A szakfelügyelet a levéltári rendezési munkák végzésében egy vonatkozásban tárt fel szabálytalanságokat: a levéltárak jelentős részében hosszabb-rövidebb ideig nem érvényesült az az előírás, hogy „rendezést írásban rögzített és az illetékes szakmai vezető által jóváhagyott rendezési terv alapján lehet végezni". 2009-re javult a helyzet, de két megyei, két városi levéltár és az egyetemi levéltárak nagyobb része még mindig jogszabályt sértett.

A segédletek készítése terén kiemelésre kívánkozik, hogy a fond- és állagjegyzék, mint alapvető segédlet a levéltárak túlnyomó részében viszonylag friss változatban rendelkezésre áll, azonban kevés intézményben sikerült a naprakész állapotot elérni.

Fontos tény, hogy az info-kommunikációs eszközök terjedésével megkezdődött és máris komoly eredményeket hozott a levéltárak adatbázis-építő és digitalizálási tevékenysége. E téren elsősorban a BFL és az ÁBTL munkásságát kell kiemelni, de más intézményekben is figyelemre méltó munka folyik (példaként említem az egyetemi levéltárak hallgatói adatbázist építő munkáját). Megjegyzem, hogy a szakfelügyelet 2010-ben vizsgálja meg az adatbázis-építés helyzetét.

b) Levéltári selejtezés

A Szakmai rendelet előírja, hogy a levéltár állományába tartozó iratanyagban selejtezést végezni csak előzetesen készült és a minisztérium által -- a szakfelügyelet véleménye alapján -- jóváhagyott selejtezési terv alapján szabad (kivéve, ha hatályban lévő jogszabály által kiadott, vagy hivatalos ajánlásként közzétett selejtezési ügykörjegyzék rendelkezésre áll). A selejtezésről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet a levéltár a szakfelügyelet útján terjeszt fel jóváhagyásra. Az ún. durva (formai alapú), iratselejtezésről 2002 előtt nem kellett sem selejtezési tervet, sem jegyzőkönyvet felvenni, ilyen selejtezést nem kellett jóváhagyatni. 2002 után ezt a kivételt megszüntette a Szakmai rendelet. Innen eredt a szabálytalanságok egyik fajtája: néhány levéltár mind a mai napig saját hatáskörében dönt a durva selejtezésről. Előfordult az is, hogy komoly értékelést igénylő selejtezést is engedély nélkül végeztek.

Általában egyszerűbb selejtezési munkákra került sor az elmúlt években, mélyebb szintű iratértékelést igénylő és tartalmas selejtezési terv csak ritkán fordul elő. Ilyen terv készült egyszer-egyszer a BFL-ben, a Nógrád Megyei Levéltárban és Vác Város Levéltárában.

Valamelyest növekedett a selejtezési munkát végző levéltárak száma. 2004-2006 között évente 6-7, 2008-2009-ben 9-12 közlevéltár selejtezett szabályosan. A közlevéltárak alig több mint negyede tartja csupán fontosnak e meghatározó jelentőségű, a levéltári anyagot a felesleges ballaszttól megszabadító munkát. Az elmúlt években a következő területi általános levéltárakban folyt rendszeres selejtezés: BFL, Bács-Kiskun, Hajdú-Bihar, Komárom-Esztergom, Szabolcs-Szatmár-Bereg és Zala megyei levéltárak, valamint Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára. 2009-ben csatlakoztak a selejtezést végző intézmények sorába a Borsod-Abaúj-Zemplén, Csongrád és Veszprém megyei levéltárak, valamint Vác Város Levéltára.

c) A levéltári anyag nyilvántartása

A Szakmai rendeletben előírt belső nyilvántartások közül a fonddossziékat papíralapon kell felállítani. Minden fondról kell fonddossziét nyitni, és abba helyezendők el a fonddal kapcsolatos cselekményekre, intézkedésekre vonatkozó dokumentumok (hiteles raktári jegyzék, rendezési terv, selejtezési jegyzőkönyv stb.). Még ma is sok olyan közlevéltár van, ahol nem minden fondhoz áll rendelkezésre ilyen dosszié, illetve nem helyeznek el abban minden oda tartozó dokumentumot. A szakfelügyelők a következő levéltárak fonddosszié állományát minősítették megfelelőnek/elfogadhatónak: a Bács-Kiskun, Békés, Győr-Moson-Sopron (Győr és Sopron), Hajdú-Bihar, Jász-Nagykun-Szolnok, Komárom-Esztergom, Nógrád, Tolna és Vas megyei levéltárak, az ÁBTL és néhány egyetemi levéltár. A többi helyen kisebb-nagyobb hiányosságok maradtak fenn.

A többi nyilvántartást (törzskönyv, gyarapodási, fogyatéki, letéti, kölcsönzési és átmeneti naplók, raktári jegyzék) az e-Archivumnak nevezett egységes program felhasználásával kell vezetni. A Szakmai rendelet előírása alapján az adatbázisok feltöltésének határideje 2005. december 31-e volt, 2006. január 1-jétől pedig már elektronikusan kellett volna vezetni e nyilvántartásokat. A valóságban a program csak 2006-ban jutott el a közlevéltárakhoz. Ekkor azonban több intézményben nem álltak rendelkezésre a feltételek (a Hadtörténelmi Levéltárban még ma is ez a helyzet), és problémák is jelentkeztek a programmal kapcsolatban. A szakfelügyeleti ellenőrzés 2009-ben megállapította, hogy 2006-hoz képest számottevő előrelépés történt: a Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltárban és az ÁBTL-ben teljes a nyilvántartások adatbázisainak feltöltése és vezetése. A törzskönyvi adatbázis e két intézményen kívül további két megyei levéltárban, egy városi és két egyetemi levéltárban tekinthető teljesnek. Tény viszont, hogy 2006. január 1-je mellett a 2010. január 1-je is túl korainak bizonyult ahhoz, hogy minden levéltárban teljes legyen az e-Archivum nyilvántartási moduljainak feltöltöttsége.

Úgy vélem, a döntéshozók 2002-ben (a rendelet megalkotásakor) nem vették kellően figyelembe a meglévő feltételeket, valamint a szakmai és mentalitásbeli körülményeket. A valódi szolgáltató levéltárhoz alapvetően szükség lenne a levéltári anyag teljes körű és precíz, naprakész nyilvántartására.

d) Kutató- és ügyfélszolgálat

A Szakmai rendelet megjelenését követően a szakfelügyelet ellenőrizte az abban előírt kutatótermi szabályzat meglétét és megfelelőségét. Sok hibára derült fény. Számos szabályzatban szerepeltek a szocialista rendszerben megszokott rendelkezések (pl.: a kutatás engedélyhez kötött, 18 éven aluli nem kutathat, a kutatót a minisztérium kitilthatja az ország összes levéltárából, munkahelyre és foglalkozásra vonatkozó adatok kérése a kutatótól), amelyeket már nem szabadott alkalmazni. Két év alatt a -- szakfelügyelet közreműködésével -- valamennyi közlevéltár kijavította a hibákat. Ez a megállapítás érvényes a kutatóterem nyitvatartási ideje vonatkozásában is, kivéve néhány egyetemi levéltárat, amelyben -- megfelelő személyi létszám hiányában -- nem tudják betartani a rendeletben (szaklevéltárak számára) előírt három napra elosztott heti 20 órás kutatótermi nyitvatartási időt. (A közlevéltárak honlapjait nézegetve megállapítható, hogy néhány levéltárban továbbra is kötelezően kérnek olyan kutatói adatokat, amelyeket a levéltári törvény alapján csak önkéntes alapon lehetne kérni a kutatótól.)

Az ügyfelek kiszolgálásában érdemi hiányosság nem merült fel az elmúlt évtized ellenőrzései során. Az illetéktörvény 2009 őszéig hatályos szövege szerint az „állami" levéltárból kiadott hiteles és nem hiteles másolatokért kellett illetéket szedni. Több megyei levéltár, mint önkormányzati levéltár, nem szedett illetéket. A múlt évi törvénymódosítás egyértelművé tette a helyzetet: valamennyi levéltár által kiadott hiteles másolat illetékköteles, kivéve az alanyi jogon és tárgy szerint járó illetékmentességet.

 II. Nyilvános magánlevéltárak

A szakfelügyelők a 2009-ben ellenőrzött 20 nyilvános magánlevéltár feltételrendszerében és feladatellátásában a tíz évvel ezelőtti időszakhoz képest általában fejlődést tapasztaltak, ez alól csak kevés levéltár volt kivétel. Hiányosságok elsősorban a személyi ellátottság és a levéltári nyilvántartások területén maradtak fenn.

1. Személyi feltételek

A Prímási Levéltár személyi létszáma a korábbi 1 fő- és 2 részfoglalkozásúról 4 fő- és 1 részfoglalkozásúra változott, vagyis több mint kétszeresére emelkedett. Ez a létszám a korábbinál sokkal jobb feltételeket biztosít a felmerülő munkák elvégzéséhez. Létszámnövekedés történt a Szombathelyi Püspöki Levéltár Vasvár-Szombathelyi Székeskáptalan Levéltárában (a továbbiakban: Szombathelyi Püspöki Levéltár) a Veszprémi Érseki és Főkáptalani Levéltárban, a Pannonhalmi Bencés Főapátság Levéltárában, és a Magyar Zsidó Levéltárban is. Ellenben 3-ról 2 főre csökkent a Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár és a Ráday Levéltár személyi állománya, a többi ellenőrzött intézmény személyi ellátottsági helyzete változatlan.

Nem túl pozitív tehát a kép ma sem. Tovább rontja a helyzetet, hogy a legutóbbi években a pályázati lehetőségek szűkülése miatt megbízásos jogviszonyban sem lehetett annyi kisegítő munkaerőt beállítani, mint korábban.

2. Elhelyezési, raktározási viszonyok

Az elmúlt évtizedben -- elsősorban a fenntartók áldozatkészségével -- határozottan jobb, biztonságosabb körülmények közé kerültek a következő intézmények: Kisgazda Levéltár (Érd), Prímási Levéltár (egy felújított épületben kapott megfelelő raktárt és kiszolgáló helyiségeket, ezáltal megszüntethette a Bazilikában lévő szükségraktárát), a Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár (raktárfelújítás), a Pécsi Káptalani Levéltár (visszakapta a kutatószobát, fűthető raktár), a Szombathelyi Püspöki Levéltár (átköltözhetett a tágas nagypréposti palotába), a Veszprémi Érseki és Főkáptalani Levéltár (felújítás), a Bencés Főapátság Levéltára (felújítás), a Magyarországi Református Egyház Zsinati Levéltára (külső raktár), a Békéscsabai Református Egyházközség Levéltára (bővítés, felújítás) és a Magyar Zsidó Levéltár (korszerűsítés). Az ellenőrzött intézmények másik felében érdemi változásra nem került sor. Különösen súlyos gondokkal küzd az üres raktári férőhellyel nem rendelkező Evangélikus Országos Levéltár és a Dunántúli Református Egyházkerület Levéltára. (Utóbbi helyen remény van az új elhelyezésre.)

Szinte valamennyi intézményben javult a tároló eszközök minősége (savmentes dobozok és speciális tárolók használata).

3. Technikai feltételek

A technikai felszerelést tekintve fejlődtek legtöbbet a nyilvános magánlevéltárak az elmúlt évtizedben. Mindenhol megtalálhatóak a gyorsmásolók és a mikrofilm-leolvasók. Ugyancsak rendelkezésre állnak a modern info-kommunikációs eszközök (számítógépek és tartozékaik, szkennerek, digitális fényképezőgépek). Különösen a Prímási, a Kalocsai Főegyházmegyei és a Bencés Főapátsági levéltárakban van a legjobb és jól ki is  használt info-kommunikációs felszerelés. (Természetesen a gyors amortizálódás hamar elavulttá teszi a hardver- és szofver-állományt. A fejlődéssel lépést tartani az adott pénzügyi helyzetben szinte lehetetlen.) Egyre több intézménynek van honlapja.

4. Levéltári feldolgozó munka, levéltári nyilvántartások

Az ellenőrzött levéltárakban az adott személyi feltételektől és a kisegítő alkalmazottak felvételi lehetőségétől függően különböző intenzitással folytak a rendezési, raktárrendezési és jegyzékkészítési munkák. A raktárfejlesztést elért levéltárakban (pl. a Prímási és a Szombathelyi Püspöki Levéltárban) komoly iratköltöztetést kellett végrehajtani. A Kalocsai Főegyházmegyei Levéltárban befejeződött a gazdasági levéltár rendezése. Több helyen frissítették a fond- és állagjegyzéket, repertóriumok is készültek.

Egyre több intézmény lát hozzá az adatbázis-építéshez és a digitalizáláshoz. Az 1526 előtti iratokat is őrző katolikus levéltárak bekapcsolódtak a Monasterium nevű közép-európai adatbázis-építő programba.

Iratselejtezést 1999 óta nyilvános magánlevéltárban nem végeztek.

Az elmúlt évtized szakfelügyeleti vizsgálatai során a Szakmai rendelet szerint kötelezően vezetendő levéltári nyilvántartásokkal kapcsolatban merült fel a legtöbb probléma. A legutóbbi évektől a napló típusú nyilvántartások közül a gyarapodási és fogyatéki, valamint a kölcsönzési naplót a vizsgált 20 közül 10 levéltár már vezeti. Ennél kisebb mértékű a fonddossziék felállítása és a törzskönyvi nyilvántartás vezetése. A szakfelügyelői jelentések szerint az ellenőrzött 20 közül csak 5 levéltárban (a Kalocsai Főegyházmegyei, a Pécsi Püspöki és Pécsi Káptalani, a Pannonhalmi Bencés Főapátsági és a Magyarországi Református Egyház Zsinati Levéltárában) tekinthető lényegében teljesnek a levéltári anyag nyilvántartási rendszere. Kétségtelen, hogy az adott személyi ellátottság nehézzé teszi a jogszabályi előírások betartását!

5. Kutatószolgálat

Az egy évtizeddel előbbihez képest szinte az összes ellenőrzött intézményben javultak a kutatás tárgyi és technikai feltételei. Több levéltárban azonban még mindig nincs a fenntartó által kiadott/jóváhagyott kutatási szabályzat.

Mind a közlevéltárakkal, mind a nyilvános magánlevéltárakkal kapcsolatban meg kell jegyeznem, hogy az intézmények/fenntartóik többsége -- a figyelemfelhívások ellenére -- rendszeresen megfeledkezik a Szakmai rendelet 3. §-ában előírt kötelezettségéről. Eszerint: a közlevéltárakról és a nyilvános magánlevéltárakról a Magyar Országos Levéltárban vezetett nyilvántartás adataiban bekövetkezett változásról a levéltár fenntartója, illetve a levéltár nyolc napon belül köteles értesíteni a Magyar Országos Levéltárat.

Több korábbi éves jelentésemben is jeleztem, hogy a Szakmai rendelet több vonatkozásban is túlzott követelményeket állít a kisebb levéltárak, különösen a nyilvános magánlevéltárak elé. Véleményemet az elmúlt évtizedet áttekintő tavalyi szakfelügyeleti ellenőrzés tapasztalatai alapján továbbra is fenntartom. A jogszabály megjelenése óta már 8 év eltelt, így egyébként is indokolt lenne, hogy áttekintsük az egyes rendelkezések fenntartása vagy megváltoztatása szükségességének kérdéseit.

Budapest, 2010. január 27.

Dr. Lakos János

főlevéltáros, c. főigazgató

levéltári vezető szakfelügyelő