Jelenlegi hely
2008
Jelentés
a levéltári szakfelügyelet 2008. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól
A levéltári szakfelügyelet 2008. január 1-jével 4. hároméves ciklusát kezdte meg. Jelentősen megváltozott a szakfelügyelői kar összetétele: az 1998 végén megbízott vezető szakfelügyelő és 12 szakfelügyelő közül –– a vezető szakfelügyelőn kívül –– már csak négyen (Petrikné Vámos Ida, Sárközi János, dr. Kisasszondy Éva és dr. Lakatos Andor) maradtak meg továbbra is funkciójukban, négy szakfelügyelő (Apró Erzsébet, Gállné Jakó Mariann, Káli Csaba és dr. Sipos András) újonnan kapott megbízást, hárman pedig a 2002–2007-es időszakban lettek szakfelügyelők (Cseh Gergő Bendegúz, dr. Ódor Imre és dr. Szabadi István). Egy éves tapasztalataim alapján megállapíthatom, hogy a személyi változások beváltották a hozzájuk fűzött reményeket, a „frissítés” által még hatékonyabbá vált a korábban is jó színvonalú szakfelügyeleti munka. 2007-től a közlevéltáraknál
Az elmúlt évben –– az Oktatási és Kulturális Minisztérium által jóváhagyott munkaterv alapján –– a következő témákban végeztünk ellenőrzést:
a közlevéltárakban:
- az intézményi katasztrófaterv elkészítésére vonatkozó kötelezettség teljesítése,
- az e-Archivum nyilvántartási adatokkal feltöltöttsége,
- az 1998–2006 közötti iratátvételi gyakorlat,
a nyilvános magánlevéltárakban (folytatva a 2007-ben megkezdett munkát):
- a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletben meghatározott egyes szakmai követelmények érvényesülése,
- a személyi feltételek és az elhelyezési körülmények alakulása 2004 óta.
A következő nyilvános magánlevéltárakban végeztük el az ellenőrzést: Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár, Mindszenty Levéltár, Debrecen-Nyíregyházi Egyházmegyei Levéltár, Győri Egyházmegyei Levéltár, Szeged-Csanádi Püspöki Levéltár, Váci Püspöki és Káptalani Levéltár, Görög Katolikus Püspöki Levéltár, Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltára, Magyar Piarista Rendtartomány Levéltára, Ciszterci Nővérek Boldogasszony Háza Monostor Levéltára, Sárospataki Református Kollégium Tudományos Gyűjteményei Levéltára, Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár, Baranyai Református Egyházmegye Levéltára, Nyíregyházi Evangélikus Egyházközség Levéltára, Orosházi Evangélikus Gyülekezet Levéltára, Soproni Evangélikus Egyházközség Levéltára, Szarvas-Ótemplomi Evangélikus Egyházközség Levéltára, Baptista Levéltár, Szerb Ortodox Egyházmegyei Levéltár.
Munkaterven kívül, a fenntartó kérésére külön ellenőrzést végeztünk a Veszprém Megyei Levéltárban.
Az év folyamán három szakfelügyelői értekezletet tartottunk az összes szakfelügyelő részvételével, ezen kívül egy alkalommal az új szakfelügyelőkkel, két alkalommal pedig a Veszprém Megyei Levéltár külön ellenőrzésében érdekelt három szakfelügyelővel ültünk össze.
Az ellenőrzésekről intézményenként jelentések készültek, amelyeket a vezető szakfelügyelő eljuttatott a levéltárfenntartók képviselőihez.
Főbb tapasztalatainkat –– a közlevéltárakra és a nyilvános magánlevéltárakra tagoltan, vizsgálati témák szerinti bontásban –– az alábbiakban összegzem.
I.
Közlevéltárak
1. Az intézményi katasztrófaterv elkészítésére vonatkozó kötelezettség teljesítése
A Levéltári Állományvédelmi Ajánlás V.6. pontja alapvető követelményként határozza meg azt, hogy a közlevéltárak rendelkezzenek megfelelő, a különböző veszélyforrásokból eredő károk megelőzését, ill. mérséklését szolgáló katasztrófatervvel. Egyúttal támpontokat is ad a terv elkészítéséhez.
A vizsgálatra 2008 első negyedévében került sor, az alábbi tapasztalatok tehát erre az időszakra vonatkoznak. Eszerint a 43 vizsgált közlevéltár közül mindössze kettő, a Miskolci Egyetem Levéltára és a Nyugat-Magyarországi Egyetem Központi Levéltára rendelkezett az Ajánlásban foglaltaknak megfelelő katasztrófatervvel. A Veszprémi Egyetem Levéltárának keszthelyi részlege szintén elkészítette a tervet. Baranya, Békés, Csongrád, Jász-Nagykun-Szolnok, Komárom-Esztergom, Nógrád, Pest, Szabolcs-Szatmár-Bereg, Tolna és Zala megyék levéltáraiban, az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltárában és a Szegedi Tudományegyetem Levéltárában is készült katasztrófaterv, de valamennyi terv kiegészítésre szorul. A többi 28 intézmény a vizsgálat időpontja előtt megkezdte a dokumentum kidolgozását a katasztrófavédelmi szervezet bevonásával. A szakfelügyelők jelzései alapján remény volt arra, hogy 2008 végéig mindegyik közlevéltár rendelkezik megfelelő katasztrófatervvel.
Ha így lesz, akkor a jövőben e téren a tervek karbantartása és rendszeres időközönként alkalmazási gyakorlatok, próbák szervezése lesz a feladat.
2. Az e-Archivum nyilvántartási adatokkal feltöltöttsége
A 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletben részletezett levéltári nyilvántartásokat a közlevéltárak számítógépen kötelesek vezetni a Magyar Országos Levéltár által kidolgozott e-Archivum nevű programcsomag felhasználásával. E nyilvántartások a következők: törzskönyvi nyilvántartás, gyarapodási napló, fogyatéki napló, letéti napló, raktári jegyzék, kölcsönzési napló, átmeneti napló. A rendelet 6. Ó-a előírja a közlevéltár illetékességi körébe tartozó közfeladatot ellátó szervekre és a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságokra kiterjedő szervnyilvántartás vezetését is, a 60. § (1) bekezdése kimondja, hogy az „egységes számítógépes programok”-nak ehhez a nyilvántartáshoz is kapcsolódniuk kell, de e szakasz (4) bekezdése nem rendelkezik számítógépes vezetési kötelezettségről! Vagyis: a jogszabály alapján az intézmények nem kötelesek számítógépes nyilvántartást rendszeresíteni, hiába része ez az e-Archivumnak. A jogi helyzet ellenére –– úgy tűnik –– a levéltárak használni kívánják a programcsomagnak ezt a részét is, ezért vizsgálatunk a szervnyilvántartás feltöltöttségére is kiterjedt. (Megjegyzem, hogy az ellenőrzésekre 2008. május és október között különböző időpontokban került sor, tehát az alábbiak más-más időpontbeli helyzetképet türköznek.)
Az általános levéltárak túlnyomó többségében folyamatban van az e-Archivum feltöltése. A Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Levéltárában majdnem teljeskörű a rendszer feltöltöttsége és naprakészen vezették valamennyi előírt nyilvántartást, –– kivéve a raktári jegyzékeket. A Zala Megyei Levéltárban a törzskönyv és alapadatokkal a szervnyilvántartás is feltöltött, a különböző naplók e-Archivumbeli vezetését azonban csak 2009 elejével tervezik elkezdeni. A Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Önkormányzat Levéltárában a törzskönyv feltöltése –– a raktári elhelyezésre vonatkozó adatok nélkül –– befejeződött, már elektronikusan vezették a naplókat, folyamatban volt a szervnyilvántartás adatainak és a raktári jegyzékek bevitele. A Nógrád Megyei Levéltárban a törzskönyv adatainak bevitele –– a raktári elhelyezés, valamint a raktári egységek száma és típusa kivételével –– megtörtént, folyt a szervnyilvántartás és a naplók feltöltése, a raktári jegyzékek bevitelével még nem foglalkoztak. A Békés Megyei Levéltár elvégezte a törzskönyvi modul feltöltését, folyt a szervnyilvántartás adatainak bevitele. A naplókkal, raktári jegyzékekkel még nem foglalkoztak. Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltárában a törzskönyv egyes adatai már bekerültek a rendszerbe, előrehaladt a szervnyilvántartás feltöltése is. A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltárban a törzskönyv –– a raktári jelzetre vonatkozó adatok kivételével –– elkészült, a szervnyilvántartás alapadatainak betöltését megkezdték. Teljeskörű a törzskönyv modul feltöltése a Veszprém Megyei Levéltárban, de a raktári egységek száma és típusa, valamint a raktártopográfiai adatokat még nem rögzítették. A többi megyei levéltárban is megkezdték a program használatát, azonban az ellenőrzés időpontjáig csak részlegesen, egyes modulokat érintően és kis mértékben haladt előre a feltöltési munka. Sajátos helyzetben van a Csongrád Megyei Levéltár, amennyiben –– egyedülállóan –– öt részlegében egymástól függetlenül folyik a nyilvántartó munka. Sürgősen létre kellene hozni az intézményszintű nyilvántartásokat! Budapest Főváros Levéltára elsődlegesen saját fejlesztésű Registrum programját használja a törzskönyvi adatok nyilvántartására, ebből egy xml-import modullal oldotta meg az e-Archivumba való átvitelt. Az e-Archivum e modulja teljesen feltöltött, és a raktári jegyzékek betöltése is megoldott. A napló jellegű nyilvántartásokat az ellenőrzés idején még csak papíralapon vezették. Terveik szerint 2009-től áttérnek az e-Archivum használatára. Egyelőre az elektronikus szervnyilvántartás sem üzemelt, 2008 végéig kívánják megoldani a szervezeti egységenként külön vezetett nyilvántartások egységesítését és az e-Archivumba töltés megkezdését.
A négy települési önkormányzati levéltár közül Vác Város Levéltára áll a legjobban az e-Archivum használatában. A raktári jegyzékek kivételével gyakorlatilag teljeskörű a rendszer használata, a törzskönyv modulból azonban még hiányoztak a raktári elhelyezésre vonatkozó adatok. Győr és Székesfehérvár megyei jogú városok levéltáraiban folyamatban volt a törzskönyv és a szervnyilvántartás modulok feltöltése, Tatabánya Megyei Jogú Város Levéltárában azonban még el sem kezdték a feladat végrehajtását.
Az állami szaklevéltárak közül az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára a rá nézve kötelező e-Archivum modulokból a törzskönyv, a gyarapodási és fogyatéki napló vezetését már az e-Archivumban végezte, egyedül a raktári jegyzékek betöltése nem kezdődött még meg. A Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár már korábban használatba vette a rendszert, de a betöltött adatok elvesztek, ezért újra kellett kezdeni a munkát. A Hadtörténelmi Levéltárban –– a megfelelő számítógép és hálózat, valamint a hozzáértő szakember hiánya miatt –– még nem kezdődött el a nyilvántartó program feltöltése.
A szakfelügyelői jelentésekből megállapítható, hogy hat egyetemi levéltár az ellenőrzés időpontjáig még nem kezdte meg az e-Archivum feltöltését. Megkezdődött és nagymértékben előrehaladt a munka a Magyar Képzőművészeti Egyetem és a Semmelweis Egyetem levéltáraiban. Kisebb volt az előrehaladás a Budapesti Corvinus Egyetem Entz Ferenc Levéltárában, valamint az ELTE, a Miskolci Egyetem, a Pannon Egyetem, a Pécsi Tudományegyetem, és a Szegedi Tudományegyetem levéltáraiban.
A Magyar Tudományos Akadémia Levéltára még nem vette használatba az e-Archivum programot.
A szakfelügyelői jelentésekből kitűnik az is, hogy még mindig nem sikerült teljesen kiküszöbölni a nyilvántartó programmal kapcsolatos problémákat. Több levéltár jelezte a működési hibákat, egyes adatmezők hiányát, illetve feleslegességét és kitöltésének kétértelműségét, karakterszámának elégtelenségét, a hibaüzenetek értelmezésének nehézségeit, az egyértelműen eligazító programleírás (kézikönyv, súgó, fogalomtár) hiányát. Ugyanakkor több intézményben nem merült fel különösebb probléma azt követően, hogy a program hibáit a Magyar Országos Levéltár kijavíttatta. Mindennek fényében úgy tűnik, hogy több helyen –– a megfelelő tudású informatikai szakember hiánya mellett –– „szubjektív” okai is vannak a munkavégzés halasztásának/halogatásának, vontatottságának. Ilyen oknak tartom az arra történt hivatkozást is, amely szerint a fondszerkesztési példatár hiányosságai, ill. nem végleges volta miatt nem lehet hozzáfogni a fondtörzskönyv betöltéséhez, mert úgy vélem: a példatár nélkül, a fondfőcsoportokba történő besorolást szabályozó ajánlás alapján is meghatározható, hogy a fondok melyik főcsoportba tartoznak.
Emlékeztetőül: a miniszteri rendelet értelmében a Magyar Országos Levéltárnak 2003. december 31-ig kellett volna a már működő programok adatbázisait is konvertálni képes, kész programot eljuttatnia a többi intézményhez, a közlevéltáraknak 2005. december 31-ig kellett volna feltölteniük a nyilvántartások adatbázisait, és 2006. január 1-jétől már számítógépen kellett volna ezeket vezetnie. A rendelet határidői –– erre eleve számítani lehetett –– irreálisnak bizonyultak. A program kétéves csúszással csak 2005-ben készült el, a konvertálást azonban lényegében nem tudta biztosítani. Komoly gondot jelentett, hogy a levéltárak többsége csak 2006 végére rendelkezett a program működtetésére alkalmas hardver-eszközökkel, és nem egy intézményben ma sincs képzett informatikai munkatárs. Nem hallgatható el, hogy bizonyos nyilvántartások a legtöbb levéltárban –– finoman szólva –– manuálisan és gépen sem léteztek, vagy legalábbis hiányosak voltak. (Lényegesen ma sem sokkal jobb a helyzet: a szakma nem fordít kellő figyelmet a nyilvántartások pontos vezetésére, pedig a feldolgozó munka végzésének, a levéltárak hitelességének ez lenne a biztos alappillére!)
A 2006. június-november folyamán végzett szakfelügyeleti ellenőrzés tapasztalatai alapján még úgy látszott, hogy az e-Archivum feltöltése 2008 közepére lehet teljeskörű. Az ismertetett helyzetkép bizonyítja, hogy ez a becslés túl optimista volt!
Talán 2009 végére jutunk el odáig, hogy valamennyi közlevéltár végez az e-Archivum feltöltésével, és 2010-től már számítógépen vezeti nyilvántartásait.
3. Az 1998–2006 közötti iratátvételi gyakorlat
A többször módosított 1995. évi LXVI. (levéltári) törvény előírásai szerint a közlevéltár a nem selejtezhető köziratokat a keletkezés naptári évétől számított 15. év végéig veszi át, az átadás-átvétel időpontjáról az átadó szerv és az illetékes közlevéltár közösen állapodik meg. A közlevéltár 15 éven belül keletkezett közirat átvételére csak jogszabály alapján kötelezhető. A 15 éves átadási határidő a szerv és a levéltár megállapodása révén öt évvel meghosszabbítható, ha a szervnek még szüksége van az iratokra, ill. ha a levéltár az iratok átvételéhez szükséges férőhellyel nem rendelkezik. Az oktatási és kulturális miniszter engedélyével lehetséges az öt éven túli határidő meghosszabbítása legfeljebb tíz év időtartamra. (Ennél hosszabb átadási határidőt csak jogszabály állapíthat meg.) A köziratokon kívül mód van a maradandó értékű magániratok gyűjtésére. (Speciális helyzetben van az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára, amely külön törvény rendelkezése alapján veszi át az 1990 előtti állambiztonsági szervek iratait. Gyakorlatilag nem tudja befolyásolni az iratátadást.)
Az ellenőrzések során különböző szempontokból vizsgáltuk meg a közlevéltárak iratátvételi gyakorlatát. Fő tapasztalatainkat az alábbiakban foglalom össze.
a) Rendelkeznek-e a levéltárak hosszabb távra szóló iratátvételi tervvel/koncepcióval?
Közép- vagy hosszútávú iratgyarapítási terv/koncepció készítési kötelezettséget jogszabály nem ír elő. Ennek ellenére fontos támpontot jelentene minden olyan levéltárban, ahol az iratátvételi határidőket nem lehet betartani. De a szűkös raktárkapacitás esetén túlmenően raktárbővülés esetén sem haszontalan az összeállítása, hiszen nem mindegy, hogy milyen sorrendben, milyen ütemezésben csökkentjük a kinnlevő iratállományt.
Mindössze néhány intézmény tartotta szükségesnek középtávú gyarapítási terv összeállítását: a Vas Megyei Levéltár (2004–2008), Vác Város Levéltára (2008–2012-re), a Budapesti Corvinus Egyetem Entz Ferenc Könyvtár és Levéltár (2007–2010), a Pannon Egyetem Levéltárának Veszprémi részlege (2006–2011) és a Szegedi Tudományegyetem Levéltára (2006–2013). A Zala Megyei Levéltárban a győztes vezetői pályázatot tartalmaz egyfajta koncepciót. A Tolna Megyei Önkormányzat Levéltára szerint azért nem szükséges a dokumentum, mert lényegében tartani tudja az iratátvételi határidőket. Új, komoly befogadó-képességű raktárának birtokba vétele miatt a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár elhatározta hosszabb távú iratgyarapítási terv készítését.
b) A levéltárak alkalmaznak-e értékhatárt a szervek körében?
Az általános levéltárak közül a Csongrád és a Veszprém Megyei Levéltár nem határozott meg olyan szervtípusokat, amelyektől nem vesz át iratokat. A többi intézmény általában a bölcsődéket, az óvodákat, a községi fenntartású művelődési házakat és könyvtárakat, valamint a kis jelentőségű vállalkozásokat sorolja az értékhatár alatti kategóriába. Több helyen választották azt a helyes megoldást, hogy mintaképpen néhány szerv fontosabb iratait e kategóriából is megőrizzék. A négy települési önkormányzati levéltár közül a tatabányai nem alkalmaz semmilyen értékhatárt. Eddig így járt el a Hadtörténelmi Levéltár (egyébként a HIM Központi Irattár veszi át a szervek iratanyagát, innen azonban helyhiány miatt eddig alig kerültek levéltárba), a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár, valamint az egyetemi levéltárak is. Utóbbi intézményeknél azonban –– az egyetemi hatáskörök átrendeződése következtében beálló értékcsökkenés miatt –– a jövőben felmerülhet a tanszéki iratanyagok értékhatár alá sorolása.
c) A magániratok aránya az iratgyarapodásban
A közlevéltárak alapfeladata a köziratok illetékességből való átvétele, de ha nem akarnak lemondani más értékes forrásanyagokról, akkor a magániratokkal is foglalkozniuk kell. A BFL, a megyei és települési önkormányzati levéltárak elsősorban a gazdasági szervek (gazdasági társaságok, vállalatok, szövetkezetek) iratanyagaira koncentrálnak a magániratok köréből, sokkal kisebb mértékben gyűjtik a személyi/családi és az egyesületi iratokat. A Nógrád Megyei Levéltár 1998–2006 közötti iratgyarapodásának mintegy felét a gazdasági szervek magániratai tették ki. A Fejér, a Hajdú-Bihar, a Komárom-Esztergom, a Veszprém és a Zala megyei, a győri megyei és városi, valamint a Tatabánya városi levéltárak is jelentős arányban gyűjtöttek be gazdasági iratokat. Mennyiségileg ugyan nem sok, de viszonylag gyakori eset a személyi hagyatékok, egyesületi iratok átvétele a Csongrád és Vas megyei levéltárakban, a Hadtörténelmi Levéltárban és több egyetemi levéltárban.
Véleményem szerint általános levéltáraink egy része az indokoltnál nagyobb mértékben vesz át iratokat a gazdasági szféra társaságaitól. Alig pár évet „élt”, jelentéktelen felszámolt/végelszámolt cégek iratainak átvételét feleslegesnek tartom.
d) Mennyire szokásos a 15 éven belül keletkezett köziratok átvétele?
Bár közlevéltár tizenöt éven belül keletkezett közirat átvételére csak jogszabály alapján kötelezhető, a szakfelügyeleti ellenőrzés alapján megállapítható, hogy fenntartói ösztönzésre vagy saját kezdeményezésre a levéltárak döntő többsége elég gyakran átvett/átvesz ilyen „fiatal” iratokat. Általános a következő indoklás: különösen a jogutód nélkül megszűnt szervek veszélyhelyzetbe került iratanyaga jut ilyen módon levéltárba, de működő szervek esetében is előfordul az iratmentés jellegű begyűjtés. A közigazgatási hivatalokhoz hivatalból beküldött –– egyébként selejtezhető –– önkormányzati testületi jegyzőkönyv-másodpéldányok átvételét az indokolja, hogy az eredeti jegyzőkönyvek hiányait pótolni lehessen.
A 15 éven belül keletkezett iratok gyakori átvétele önmagában rávilágít az iratkezelés és az irattárak csöppet sem rózsás helyzetére. Különleges ebből a szempontból az MTA Levéltárának helyzete: zömében 15 éven belül keletkezett iratokat vesz át, mert –– jogszabályellenesen –– betölti az MTA Hivatala központi irattárának funkcióját is.
e) Szűkös raktári férőhely esetén az iratátvétel szempontjából a levéltárak meghatároznak-e rangsort a szervek, szervtípusok között?
Az általános levéltárak közül azok, amelyeknél nem volt raktárhiány (Csongrád, Heves, Jász-Nagykun-Szolnok, Vas és Veszprém megyei levéltárak), nem alkalmaztak rangsorolást. Az új épületbe költözött Pest Megyei Levéltár és Budapest Főváros Levéltára raktárhiányuk megszűntét követően lemondtak a rangsorolásról, korábban egyértelműen a tanácsi (Budapest Főváros Levéltára emellett még a jogszolgáltatási) iratanyagnak biztosítottak elsőbbséget. Hasonlóan járt el a megyei levéltárak többsége, így a vizsgált időszakban az állami szervek iratanyagának átvétele általában háttérbe szorult. Több intézmény indoklásként megjegyezte, hogy az állami szervek irattárai jobb helyzetben voltak/vannak, ezért nem lehet gond az átvétel késleltetése. Néhány megyei levéltárban az erősen preferált kategóriába tartoztak a gazdasági szervek is, még bértárolásra is átvettek nem maradandó értékű gazdasági iratokat. (Ennek fényében nem tűnik túl elegáns megoldásnak az állami tulajdonú köziratok átvételének halogatása.)
A települési önkormányzati levéltárakban általában nem volt szükség rangsor alkalmazására. Az állami szaklevéltárak közül a Hadtörténelmi Levéltár –– helyhiány következtében –– szintén nem rangsorolt, sőt –– mint már szó volt róla –– érdemben nem is vett át iratot a HM HIM Központi Irattártól. 2006 előtt a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltárban gyakorlatilag nem volt érdemi iratátvételi koncepció, a bértárolás aránya jelentős mértéket ért el. (Az új vezetés 2006-tól fokozatosan felszámolta ezt a „hagyatékot”.) Az egyetemi levéltárak –– helyesen –– a központi egyetemi szervezeti egységek iratainak begyűjtésére fordítottak elsősorban figyelmet.
f) Évenkénti ingadozás az iratátvétel mennyiségében
A Melléklet tartalmazza a vizsgált időszak iratátvételének évenkénti mennyiségi adatait. Eszerint 1998 és 2006 között összesen kereken 53.000 fm irat került levéltárba, a legkevesebb (4027 fm) 2006-ban, a legtöbb (8384 fm) 2000-ben. Ha a 2002. évi adatnál figyelembe vesszük, hogy Budapest Főváros Levéltára a 2245 fm-ből 2179 fm-nyi MDP-MSZMP-iratot a Magyar Országos Levéltártól vett át, akkor „csupán” 4426 fm az évi összgyarapodás. 2003-ban a Veszprém Megyei Levéltár 1242 fm-es, 2005-ben pedig a Pest Megyei Levéltár 1855 fm-es kiugróan magas átvételi teljesítménye miatt kúszott 6000 fm fölé az átvett iratok mennyisége. Vagyis a vizsgált időszakban az évek többségében 5000–5500 fm irat került levéltárba.
Az össz-iratátvételből az egyes levéltártípusok részesedése a következő volt:
- Budapest Főváros Levéltára és megyei levéltárak: 86 %
- települési önkormányzati levéltárak: 5 %
- állami szaklevéltárak: 8 %
- MTA Levéltára: 1 %
Egyes intézményeknél (pl. Budapest Főváros Levéltára, Hajdú-Bihar, Heves, Szabolcs-Szatmár-Bereg, Veszprém megyei levéltárak, Győr Megyei Jogú Város Levéltára, Hadtörténelmi Levéltár) ugyan meglehetősen nagy volt az évenkénti iratátvétel ingadozása, átlagban azonban Budapest Főváros Levéltára és a megyei levéltárak évente 7688 és 3211 fm közötti iratmennyiséget gyűjtöttek be, tehát csak valamivel több mint kétszeres volt a legnagyobb és legkisebb érték közötti különbség. Az állami szaklevéltáraknál két és félszeres az érték, ellenben a települési önkormányzati levéltáraknál több mint tízszeres!
g) Az 1990-ig működött tanácsi szervek iratainak átvételében mekkora az elmaradás?
A Heves, Nógrád és Tolna megyei levéltárak, valamint Győr, Székesfehérvár és Vác városok levéltárai már teljesen vagy majdnem teljesen begyűjtötték a tanácsi iratanyagot. Nagy az átvételi hátralék a Borsod-Abaúj-Zemplén, Győr-Moson-Sopron, Hajdú-Bihar, Szabolcs-Szatmár-Bereg és Vas Megyei Levéltárnál. A többi intézmény esetében kisebb mértékben nem kerültek be a tanácsi iratok.
Az elmaradás okai között szerepel a levéltári helyhiány, de az is, hogy a jogutód szervek közül sok nem készítette elő levéltári átadásra az iratanyagot.
h) Az 1990 utáni helyi önkormányzati iratok átvétele milyen mértékű?
A 25 önkormányzati levéltár közül 8 (a Baranya, Borsod-Abaúj-Zemplén, Hajdú-Bihar, Somogy, Szabolcs-Szatmár-Bereg, Tolna és Vas megyei, valamint a Győr városi intézmény) 2006 végéig nem vett át 1990 utáni helyi önkormányzati iratanyagot. Csak a közigazgatási hivatalnak megküldött testületi ülésjegyzőkönyvek másodpéldányai kerültek levéltárba Bács-Kiskun, Csongrád és Pest megyében. A többi intézmény általában kisebb mértékben, főleg a testületi jegyzőkönyvekre kiterjedően már gyarapodott önkormányzati iratokkal.
i) Elsősorban milyen állami szervektől vettek át iratanyagokat a fővárosi és megyei levéltárak?
Az e) pont alatt már szó esett arról, hogy több intézménynél háttérbe szorult az állami szervek levéltárérett iratainak átvétele. Csongrád, Fejér, Nógrád és Tolna megyében nagyjából az „egyenlő bánásmód” elve érvényesült, 2004 óta ez jellemző a Vas Megyei Levéltárra is. Budapest Főváros Levéltára, Jász-Nagykun-Szolnok és a Somogy Megyei Levéltár nagy súlyt fektetett a jogszolgáltatási szervek, Győr-Moson-Sopron megye két levéltára ezek mellett még a földhivatalok iratainak átvételére.
j) Modern adathordozók átvétele
Elektronikus irat –– a jelentések szerint –– 2006 végéig még nem került levéltári állományba. Elektronikus eszközzel olvasható dokumentumokat viszont Budapest Főváros Levéltára, 9 megyei, 3 városi és 8 egyetemi levéltár vett át, jellemzően önkormányzati és egyetemi testületi üléseken készült hang- és képfelvételeket hangkazettán, videokazettán, CD-n, DVD-n. Különleges anyagnak számítanak pl. a Veszprém Megyei Levéltárba került kóruselőadásokról készült archiv CD/DVD-felvételek és a Nitrokémiai Vállalat mozgófilm- és videogyűjteményei, valamint a Győr Megyei Jogú Város Levéltára által átvett városi videoarchivum.
k) Kirívó sajátosságok az iratátvételben
A jelentések alapján három intézmény iratátvételi gyakorlata tartható egészen sajátosnak. A Nógrád Megyei Levéltár 50 % feletti arányban szállított be vállalati, szövetkezeti iratanyagokat (ez összefügg a nagyarányú bértárolási tevékenységgel). A Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár 2005-ig jelentős mértékben illetékességi körébe nem tartozó köziratok átvételével foglalkozott (2006-tól kezdődően az új levéltárvezetés felszámolta ezt a jogszabályellenes gyakorlatot). Az MTA Levéltára –– jogszabályellenesen –– egyúttal központi irattár is.
Legfontosabb tanulságként a gazdasági szervek iratainak átvételi gyakorlatát jelölhetjük meg. A megyei levéltárak jelentős része jelentéktelen, egy-két évig működött vállalkozások –– úgymond –– fontos iratait is begyűjti. Álláspontom szerint határozottabban kellene érvényesülnie annak az alapelvnek, hogy a levéltár a valóban maradandó értékű iratok megőrzésére hivatott.
* * *
A vizsgálat egyértelműen megmutatta, hogy –– néhány, az utóbbi években jelentős fejlesztésen átment intézmény kivételével –– a levéltárak jelen működési feltételei között esély sincs a törvényben előírt 15 éves iratátvételi időhatár betartására. Sok a 30 éven túli kinnlevőség is, ennek ellenére nem tudni arról, hogy bármely érintett levéltár az Oktatási és Kulturális Minisztérium engedélyét kérte volna az iratátvételi időhatár (15+5 év) meghosszabbításához. Tisztában kell lennünk azzal is, hogy az iratkezelés jelenlegi állapota szintén szerepet játszik a törvényellenes állapot fennállásában.
4. Levéltári iratselejtezések felülvizsgálata
Tárgyévben hivatalosan kilenc levéltár (Budapest Főváros Levéltára, a Bács-Kiskun, Hajdú-Bihar, Komárom-Esztergom, Nógrád, Szabolcs-Szatmár-Bereg, Vas és Zala megyék levéltárai, Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltára) végzett iratselejtezési munkát. Összesen 15 esetben 39 selejtezési tervet és 21 esetben 34 selejtezési jegyzőkönyvet vizsgált felül a hat érintett szakfelügyelő és a vezető szakfelügyelő. Az OKM Közgyűjteményi Főosztálya valamennyi dokumentumot jóváhagyta.
A korábbi évekhez hasonlóan most is ki kell jelenteni, hogy csak a közlevéltárak kisebb része végez iratselejtezést, pedig valamennyi intézményben szükség lenne rá. (2008-ban nem vizsgáltuk, hogy előfordult-e szabálytalan, vagyis engedély nélküli selejtezés.)
II.
Nyilvános magánlevéltárak
1. A 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet egyes szakaszaiban foglalt szakmai követelmények érvényesülése
Az iratátvételekre vonatkozó rendeleti előírások (vagyis: irattári rendben, ügyviteli segédleteivel, levéltári tárolásra alkalmas, megfelelően feliratozott tárolóeszközben, legalább raktári szintű átadás-átvételi jegyzékkel együtt kell átvenni az iratokat) a Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltárban teljes mértékben érvényesülnek, a többi vizsgált levéltár közül kilenc hiányosságokkal ugyan, de igyekezett megfelelni legalább az előírások egy részének. Három intézmény nem gyarapodott iratanyaggal 2002. január 1-je óta. A Szarvas-Ótemplomi Evangélikus Egyházközség Levéltára és a lelkészi hivatal irattára nem válik el egymástól, ezért nem lehet szó hivatalos iratátadásról, ami jogszabályellenes állapot.
Letétet 2002 óta –– a jelentések szerint –– csak a Politikatörténeti és Szakszervezeti, a Győri Egyházmegyei és a Baranyai Református Egyházmegyei Levéltár vett át. Mindhárom intézmény betartotta a jogszabályi rendelkezéseket.
A károsító anyagokat valamennyi vizsgált levéltárban eltávolítják az iratokból a feldolgozó munkák végzése során.
A legtöbb helyen nem alkalmazzák következetesen, vagy egyáltalán nem alkalmazzák azt az előírást, amely szerint rendezési munkát csak előzetesen készült rendezési terv alapján szabad végezni. Egyes levéltárak a rendezési munkák támogatására benyújtott pályázatokban közölnek rendezési tervet.
Iratanyagában 2002 óta egyik vizsgált levéltár sem végzett selejtezést. Az egyházi levéltárakban korábban sem volt szokásban az iratselejtezés, és azt a jövőben sem tervezik.
A fonddossziék rendszeresítése 2002 óta lassan halad. A Politikatörténeti és Szakszervezeti, a Szeged-Csanádi Püspöki, a Ciszterci Nővérek Boldogasszony Háza Monostor, a Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi, az Orosházi Evangélikus Egyházközség, a Soproni Evangélikus Gyülekezet és a Baptista Egyház Levéltárában áll rendelkezésre ez a nyilvántartás, vagy legalábbis jó ütemben haladnak az erre irányuló munkák. A vizsgált 19 közül 9 levéltárban még egyáltalán nem fogtak hozzá a fonddossziék kialakításának. (Több helyen azzal indokolták az elmaradást, hogy még kialakulatlan a fondszisztéma.)
Ezzel szemben a raktári jegyzékek készítése a levéltárak többségében elfogadható ütemben haladt az elmúlt esztendőkben.
Külön kell szólni a Budai Szerb Ortodox Egyházmegye Levéltáráról, amely szerb nyelvű iratanyagot őriz, és ezért speciális helyzetben van. A szakmai követelmények közül az iratátvételre és a károsító anyagok eltávolítására vonatkozóakat egyértelműen érvényesíti az intézmény, letétet nem vett át, levéltári selejtezést sem végzett. A rendezési tervek és a raktári jegyzékek készítése, valamint a fonddossziék kialakítása szigorúan véve nem felel meg a rendeleti előírásoknak, mert a szerbiai levéltári gyakorlat érvényesül a szerbiai szakemberek által végzett nyilvántartó-feldolgozó munkában.
Fentiek rávilágítanak arra, hogy a szakmai követelményekről szóló miniszteri rendelet jónéhány előírása hat év elteltével sem érvényesül megfelelően a nyilvános magánlevéltárakban. Álláspontom szerint hiba volt, hogy a rendeletalkotók nem vették kellően figyelembe az egyházi levéltárak sajátosságait, és az egyházi hatóságaik levéltári vonatkozású szabályozásait. Úgy vélem, nem kellene ragaszkodni a gyakorlatban végrehajthatatlannak tűnő előírásokhoz, ezért javaslom a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet módosításának megfontolását.
2. A személyi feltételek és az elhelyezési körülmények alakulása 2004 óta
a) Személyi feltételek
A vizsgált levéltárak többségében nem változtak a személyi feltételek, néhány intézményben azonban romlott a helyzet. A Győri Egyházmegyei Levéltárban korábban 2 fő- és 1 részfoglalkozású, most csak 1 fő- és 2 részfoglalkozású munkatárs látja el a feladatokat. A Szarvas-Ótemplomi Evangélikus Egyházközség Levéltárának egyetlen részfoglalkozású munkatársa korábban napi 6–8 órában, most csupán heti 20 órában végez levéltári munkát. A Budai Szerb Ortodox Egyházmegyei Levéltár sem tudja olyan mértékben foglalkoztatni a szerbiai szakembereket, mint pár évvel ezelőtt.
A szakfelügyelői jelentések szerint a Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltárában fejlesztés történt, amennyiben a két részfoglalkozású munkatárs munkaidő-kerete növekedett. A vizsgált levéltárak közül legnagyobb létszámmal a Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár (5 főállású + nyugdíjas kisegítő munkatársak), valamint a Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár (3 főfoglalkozású és egy napi négy órás alkalmazott) rendelkezik.
A levéltárfenntartóknak köszönhetően 2008-ben valamennyi vizsgált levéltárban legalább minimális szinten biztosítottak voltak a feladatellátás személyi feltételei.
b) Elhelyezési körülmények
A vizsgált 19 intézmény közül 6-ban nem változtak az elhelyezési körülmények, amelyek általában megfelelőnek tekinthetők. A Váci Püspöki és Káptalani Levéltár viszont három telephelyen kénytelen működni, szükség lenne az egy helyre telepítésre. A zsúfolt állapotú Magyar Piarista Levéltár régóta tervezett új elhelyezése még mindig várat magára. A Budai Szerb Ortodox Egyházmegye Levéltárának raktára is telített, bővítés szükséges.
A szakfelügyelők örömmel állapíthatták meg, hogy néhány intézményben jelentős fejlesztések valósultak meg az elmúlt néhány évben. Elsősorban a Szeged-Csanádi Püspöki Levéltár 2008-ban kialakított új, az előírásoknak megfelelő elhelyezése kívánkozik kiemelésre. Új raktárakkal bővült a Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár, remélhetően a Kollégium épületének 2009-ben kezdődő felújítása után még jobb körülmények közé kerülhet az intézmény. Felújítás nyomán bővült a Nyíregyházi Evangélikus Egyházközség Levéltára, és ez a raktári állványzat korszerűsítésével és riasztóberendezés rendszeresítésével is együtt járt. A Soproni Evangélikus Gyülekezet Levéltára a szekrényes tárolási módot új állványzat beépítésével váltotta ki. Szintén pozitív irányú változás lesz a Szarvas-Ótemplomi Evangélikus Egyházközség Levéltárában és a Debrecen-Nyíregyházi Egyházmegye Levéltárában.
Megemlítem, hogy a Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár raktári férőhely-hiányát úgy oldotta meg, hogy Budapest Főváros Levéltárától bérelt raktárban helyezte el a szakszervezeti iratanyagot, az Alkotmány utcai épületben pedig felújításra került sor.
Budapest, 2009. január 5.
(Dr. Lakos János)
levéltári vezető szakfelügyelő
Melléklet: kimutatás a közlevéltári iratgyarapodásról 1998–2006
