Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2005. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól

A levéltári szakfelügyelet a múlt év elején újabb három éves ciklusát kezdhette meg részben új szakfelügyelőkkel. 2004-ben Bán Péter, Nyulásziné Straub Éva és Szabó Attila vált ki a közlevéltári szakfelügyelők közül, helyükre Cseh Gergő Bendegúz, Erdész Ádám és Horváth Ferenc lépett. A többiek (Haraszti Viktor, Horváth J. András, Koroknai Ákos, Petrikné Vámos Ida, Radics Kálmán és Sárközi János, illetve a nyilvános magánlevéltárak felügyelői: Kisasszondy Éva, Lakatos Andor és Szabadi István) továbbra is ellátták a szakfelügyelői teendőket.

 

A minisztérium által jóváhagyott 2005. évi ellenőrzési program az alábbi feladatokat tartalmazta.

 

Közlevéltárak:

1. A személyi feltételek megléte a jogszabályban meghatározott feladatokhoz képest.

2. A más levéltár illetékességi körébe tartozó fondok átadása az őrzésre illetékes levéltárnak (a jogszabályi előírások végrehajtásának helyzete).

3. A levéltári raktárak rendeletben előírt minősítésének előkészítése.

4. A területi általános levéltárakban őrzött állami tulajdonú levéltári anyag felmérése.

5. A levéltári selejtezések felülvizsgálata.

(Eredetileg úgy terveztük, hogy a Semmelweis Orvostörténeti Levéltáron kívül 6 egyetemi levéltárat sem látogatunk meg, végül azonban utóbbi intézményekben is elvégeztük az ellenőrzést.)

 

Nyilvános magánlevéltárak:

1. A személyi, elhelyezési és technikai feltételek milyensége.

2. A levéltári nyilvántartások megléte.

3. A levéltári törvény 34/C. §-a alapján 2004-ben biztosított költségvetési támogatás felhasználása.

Az ellenőrzést 19 intézményben végeztük el, a többi levéltár 2006-ban kerül sorra. (A vizsgált levéltárak a következők: Kisgazda Levéltár, Prímási Levéltár, Egri Főegyházmegyei Levéltár, Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár, Veszprémi Érseki és Főkáptalani Levéltár, Pécsi Püspöki Levéltár, Pécsi Káptalani Levéltár, szombathelyi Püspöki Levéltár és Vasvár-Szombathelyi Székeskáptalan Levéltára, Székesfehérvári Püspöki és Székeskáptalani Levéltár, Csornai Premontrei Prépostság Levéltára, Magyar Ferences Levéltár, Bencés Főapátság Levéltára, Dunamelléki Református Egyházkerület Ráday Levéltára, Dunántúli Református Egyházkerület Levéltára, Evengélikus Országos Levéltár, Békéscsabai Evangélikus Gyülekezet Levéltára, Magyar Unitárius Egyház Levéltára, Magyar Zsidó Levéltár, Magyarországi Román Ortodox Egyház Levéltára.)

V

alamennyi meglátogatott levéltárban ellenőriztük a közalkalmazottakat megillető múzeumi belépők kezelését. Felülvizsgáltuk a levéltári iratselejtezéseket.

Az év folyamán egy új közlevéltár létesült: a Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Levéltára. (Ellenőrzést itt nem végeztünk.)

 

Vezető szakfelügyelőként látogatást tettem a Tolna Megyei Levéltárban, a Veszprém Megyei Levéltárban, a Bács-Kiskun Megyei Önkormányzat Levéltárában, a Baranya Megyei Levéltárban, a Semmelweis Egyetem Levéltárában és a Semmelweis Orvostörténeti Levéltárban. Megbeszélést folytattam a Tolna Megyei Levéltár, a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár és a Kisgazda Levéltár fenntartójának képviselőjével, valamint az Országos Katolikus Gyűjteményi Központ levéltári referensével. Tájékoztató előadást tartottam a Felsőoktatási Levéltári Szövetség és a Magyar Egyházi Levéltárosok Egyesülete vándorgyűlésén. Állandó meghívotti minőségben részt vettem a Levéltári Kollégium ülésein.

 

2005-ben hat alkalommal tartottunk szakfelügyelői értekezletet feladataink és tapasztalataink áttekintése céljából.

Az ellenőrzések során szerzett tapasztalatokat az alábbiakban foglalom össze. (Az egyes levéltárakról szóló jelentéseket észrevételezésre megkapták az érintett levéltárvezetők, majd –– az észrevételekkel együtt –– a levéltárfenntartók.)

 I. Közlevéltárak

 1. A személyi feltételek megléte a jogszabályban meghatározott feladatokhoz képest

 

A szakfelügyelők megvizsgálták a személyi feltételek 2000. december 31. és 2005. április 1. közötti alakulását. (A részletes adatokat az 1–3. sz. mellékletek tartalmazzák.)

 

A vizsgált –– a csak 2004-ben létesült Vác Város Levéltárát nem számítva –– 42 közlevéltár összlétszáma a jelzett időszakban 801-ről 862 főre, vagyis 7,6%-kal, az intézményekben őrzött iratanyag mennyisége pedig kereken 250 ezerről 272 ezer fm-re, vagyis 8,8%-kal növekedett. 18 intézményben emelkedett, 13-ban csökkent, 11-ben stagnált a létszám. Mindez egyrészt azt jelenti, hogy Pest, Vas és Veszprém megyék levéltáraiban, valamint az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltárában számottevően (15–36%-kal) javult a létszámhelyzet. Zömmel olyan intézmények tartoznak ebbe a kategóriába, amelyek újonnan létesített levéltárépületet vehettek birtokba. Budapest Főváros Levéltárának (BFL) személyi létszáma, összesen ugyan csak 6 fővel (5,2%) gyarapodott, de az új épület átadásával egy helyre költözhetett az intézmény, és ez –– a „gazdasági” alkalmazottak számának csökkentésével –– lehetővé tette a szakmai állomány (levéltárosok, segédlevéltárosok, kezelők) számának 55-ről 67 főre (22%) emelését. Az e bekezdésben említett levéltárak azok, ahol a személyi feltételek összességében kielégítőek a jogszabályban előírt, 2002-től megszaporodott feladatok végzése szempontjából.

Másrészt a létszámcsökkentést elszenvedő vagy létszámban stagnáló levéltárak esetében a személyi feltételek fokozódó elégtelenségét állapíthatjuk meg. Különösen romlott a helyzet azokban az intézményekben, amelyekben nagyarányú iratanyag-gyarapodás következett be (Baranya, Csongrád, Somogy megyei levéltárak, KSH Levéltára, MTA Levéltára).

Külön kell szólni a Hadtörténelmi Levéltár, a KSH Levéltára és a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár személyi feltételeinek elégtelenségéről. A szakmai feladatok megfelelő ellátása egyre nehezebb ezekben az intézményekben. Hasonló mondható el az egyetemi levéltárak egy részéről. Eleve reménytelen normális szakmai működést elvárni ott, ahol csak egyetlen részfoglalkozású alkalmazott áll rendelkezésre (Magyar Iparművészeti Egyetem, Magyar Képzőművészeti Egyetem, SZIE Állatorvos-tudományi Kar levéltárai). Néhány intézmény esetében viszont jelentős létszámfejlesztés valósulhatott meg (Miskolci Egyetem, Semmelweis Egyetem, Szegedi Tudományegyetem levéltárai). Örvendetes, hogy a Pécsi Tudományegyetemen létesült levéltár két fős személyzettel kezdhette meg tevékenységét.

A vizsgált közlevéltárakban dolgozó levéltár szakot végzett diplomások aránya a szakmai munkakörökben foglalkoztatott diplomások létszámán belül 31-ről 36%-ra növekedett. A 21 területi általános levéltár között azonban csupán öt olyan intézmény található, amelyben a levéltáros végzettségűek aránya eléri vagy meghaladja az 50%-ot (Bács-Kiskun, Baranya, Komárom-Esztergom, Pest megyei levéltárak és Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára).

Különböző szintű képesítésű restaurátor 2000-ben 6, 2005-ben pedig 10 intézményben dolgozott, az összlétszámuk 16-ról 20 főre emelkedett.

N

övekedett a számítógépes szakemberek száma is (felsőfokú képesítésűeknél 11-ről 17 főre, közép- és alsófokú képesítésűeknél 16-ról 18 főre). 2000-ben 17, 2005-ben 19 levéltárban tevékenykedett valamilyen szinten képzett számítógépes munkatárs. A kötelező számítógépes nyilvántartási rendszer miatt különösen negatív körülmény, hogy 2005 tavaszán még öt megyei levéltárban (Baranya, BAZ, Győr és Sopron, Komárom-Esztergom) nem alkalmaztak ilyen szakembert.

Összefoglalóan megállapítható, hogy a vizsgált közlevéltárak személyi ellátottsága a levéltári törvényben, a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletben és az állományvédelmi ajánlásban meghatározott feladatok elvégzéséhez –– néhány területi levéltár, a városi levéltárak és néhány egyetemi levéltár kivételével –– elégtelen, azért fejlesztésre lenne szükség. Enélkül és főleg esetleges létszámcsökkentés esetén a szakterületi alapvető feladatok és az „elektronikus közigazgatás” bevezetéséből adódó teendők ellátása komolyan veszélybe kerül. Hangsúlyozni kell azt is, hogy a levéltári szakemberek megfelelő képzése megoldatlan, ezért e téren is mielőbbi intézkedésre van szükség.

2. Az illetékességi kört illetően 2004-ben feltárt problémák megoldásának helyzete

A

2004. évi vizsgálat sok közlevéltárban feltárt olyan iratanyagokat, amelyek a levéltári törvény rendelkezései szerint más levéltár illetékességi körébe tartoznak, azonban a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 13. §-ának előírása ellenére ezeket még nem adták át az őrzésre illetékes levéltárnak. Megállapítottuk, hogy az érintett intézmények közül több a felhívás alapján 2004–2005 folyamán végrehajtotta az iratátadást, több pedig megtette ennek előkészítését. Akadnak azonban olyan levéltárak, amelyek –– a „nem egyértelmű” vagy „célszerűtlen” rendelkezésekre, illetve arra hivatkozva, hogy a jogszabály nem jelöl meg határidőt az átadás végrehajtására, az Országos Levéltárban is végezzék el a vizsgálatot, módosítsák a törvényt stb. –– egyelőre várakozó álláspontra helyezkedtek.

Véleményem szerint a minisztérium szakmai főosztályának mielőbb meg kellene oldania e téma vizsgálatát az Országos Levéltár anyagát illetően, továbbá –– a Levéltári Kollégium bevonásával –– döntenie kellene egyes konkrét kérdésekben (pl. szükség van-e a levéltári törvény ide vonatkozó rendelkezéseinek módosítására és a 10/2002-es rendeletbe átadási határidő beiktatására).

3. A levéltári raktárak minősítésének előkészítése

Az állományvédelmi ajánlás későbbi megjelenése miatt a közlevéltárak raktárainak 2005-re előírt minősítését tavaly nem lehetett végrehajtani, mert a levéltárak általában nem rendelkeztek a raktári klíma méréséhez szükséges eszközökkel, a hetenként legalább háromszori, napi két alkalommal történő hőmérséklet- és páratartalom-mérés is legfeljebb 2005 nyarán indulhatott meg. Erre tekintettel csupán a következő előkészítő jellegű munkákat végeztük el:

• külön szakértővel fényerősséget és UV-sugárzást mérettünk a levéltárak többségének raktáraiban (a mérési lapokat azóta meg is kapták az intézmények);

• felhívtuk a figyelmet az előírások szerinti klímamérések végzésére és az adatok naplózására, valamint a minősítéshez szükséges adatlapok elkészítésére (év végéig utóbbi az intézmények mintegy felében valósult meg).

Úgy tűnik, hogy - az egy éves klíma adatsorok meglétének szükségessége miatt - legkorábban 2006 második felében lesz véglegesíthető a raktárak minősítése.

4. A területi általános levéltárakban őrzött állami levéltári anyag felmérése

A minisztérium utasítására elvégzett felmérés alapján kimutatás készült, amely fondfőcso­portok szerinti bontásban intézményenként tartalmazza a BFL-ben és a megyei levéltárakban őrzött állami tulajdonú levéltári anyag mennyiségi adatait. Eszerint a fővárosi és a megyei önkormányzatok által fenntartott területi általános levéltárak 2005-ben mintegy 55000 fm állami tulajdonú iratanyagot birtokoltak, amely összes anyaguk (2004. XII. 31-én: 230200 fm) kb. 24%-a. Meg kell jegyezni, hogy az adatok csak megközelítő jellegűek, mert pl. a gazdasági szervekre nem terjedt ki a felmérés. Ennek fényében megállapítható: ezen önkormányzati levéltárak iratanyagának legalább 1-e állami tulajdont képez.

5. A levéltári selejtezések felülvizsgálata

2005-ben 7 megyei levéltártól (Bács-Kiskun, Hajdú-Bihar, Komárom-Esztergom, Pest, Somogy, Sopron, Zala) érkezett be összesen 24 db iratselejtezési terv és 42 db jegyzőkönyv. A minisztérium valamennyit jóváhagyta, néhányat közülük adatkiegészítést követően. A Hajdú-Bihar és a Zala megyei levéltárak, valamint Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára végez rendszeresen selejtezést.

II. Nyilvános magánlevéltárak

1. A személyi, elhelyezési és technikai feltételek milyensége

A vizsgált levéltárak többségében a 2003. évi állapotokhoz képest a működési feltételek számottevően nem változtak, esetenként romlottak is. Néhány helyen jobb lett a személyi ellátottság (Veszprémi Érseki Levéltár, Szombathelyi Püspöki Levéltár, Bencés Főapátság Levéltára), bővült a raktári kapacitás (Egri Főegyházmegyei Levéltár, Pécsi Püspöki Levéltár, Békéscsabai Evangélikus Egyházközség Levéltára). Általános a fejlődés a modern informatikai eszközök terén: a központi költségvetési támogatásoknak is köszönhetően –– néhány kivételtől eltekintve –– mindenhol komoly számítógépes felszereltség áll rendelkezésre.

A Prímási Levéltár a tervek szerint 2006-ban birtokba veheti az egykori nagyszeminárium épületében kialakított raktárait, és ezáltal felszámolhatja szükségraktárát, javíthatja a munkakörülményeit és a kutatók kiszolgálását. Sajnos a Dunántúli Református Egyházkerületi Levéltár új elhelyezése még mindig nem valósulhatott meg, sőt erre –– úgy tűnik –– 2006-ban sem számíthatunk. Egyre aggasztóbb az Evangélikus Országos Levéltár helyzete, a raktárak felújítására, bővítésére mielőbb sort kellene keríteni.

Általában nem túl rózsásak a közeljövő kilátásai. Ha csökken az egyházi gyűjtemények költségvetési támogatása, veszélybe kerülhetnek az elmúlt évtizedben elért komoly szakmai eredmények.

K

ülön kell szólni a Kisgazda Levéltárról, amely már évekkel ezelőtt működésképtelenség közeli állapotba jutott. 2005-ben az újonnan alakult Kisgazda Örökség és Levéltár Alapítvány lett a fenntartó. Egyelőre nem látható biztosan, hogy hosszabb távra szólóan is rendeződhet-e a levéltár helyzete. (A szakfelügyelet a minisztérium utasítására 2006. I. negyedében ellenőrizni fogja, hogy biztosítottak-e a működés feltételei.)

2. A levéltári nyilvántartások megléte

A 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet előírásai értelmében a nyilvános magánlevéltárak ugyanolyan belső levéltári nyilvántartásokat kötelesek vezetni, mint a közlevéltárak. Egyetlen különbség van: a nyilvános magánlevéltárakra nem vonatkozik a központi program alkalmazásával működő számítógépes nyilvántartási kötelezettség.

A szakfelügyelők jelentései alapján megállapítható, hogy a vizsgált intézmények döntő többsége még egyáltalán nem vagy csak részlegesen rendszeresítette az előírások szerinti nyilvántartásokat (törzskönyv, gyarapodási napló, fogyatéki napló, letéti napló, fonddosszié, raktári jegyzék, kölcsönzési napló, átmeneti napló). A szakfelügyeleti vizsgálat következtében több levéltárban megkezdték a hiányzó nyilvántartások felfektetését. (Véleményem szerint a kicsi levéltárak számára egyszerűbb nyilvántartási rendszert kellett volna/kellene előírni.)

3.  A levéltári törvény 34/C. §-a alapján 2004-ben biztosított költségvetési támogatás felhasználása

A vizsgált 19 nyilvános magánlevéltár közül –– a pályázati úton –– 10 részesült költségvetési támogatásban. Valamennyi intézményben hasznos célokra igényeltek és kaptak összegeket, a felhasználás, elszámolás megtörtént. Iratbeszállítás, iratrendezés, adatbevitel, restauráltatás és forráskiadvány készítése mellett számítástechnikai, mikrofilmes és mikroklimatikus berendezések és szakkönyvek beszerzését tette lehetővé a támogatás, amelyre a jövőben is nagy szükség lenne.

 

* * *

Valamennyi meglátogatott közlevéltárban és nyilvános magánlevéltárban ellenőriztük az ingyenes múzeumi belépők nyilvántartását, kezelését. Komolyabb szabálytalanságot egyik intézménynél sem tapasztaltunk, egy-két nyilvános magánlevéltárban azonban fel kellett hívnunk a figyelmet a gondosabb kezelés szükségességére.

 

* * *

Befejezésül utalni kell arra, hogy az országos feladatkörű állami szaklevéltárak közül a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár, valamint a Központi Statisztikai Hivatal Levéltára esetében a fenntartó 2005-ben átszervezésről döntött. Ezeket az átszervezéseket úgy kell végrehajtani, hogy a jogszabályi előírások és a szakmai érdekek ne sérüljenek. Erre tekintettel a levéltári szakfelügyelet 2006 folyamán tervezi e levéltárak működési feltételeinek külön vizsgálatát.

 

Budapest, 2006. január 27.

                                                                                                       Dr. Lakos János
főlevéltáros, c. főigazgató
levéltári vezető szakfelügyelő

Melléklet: 3 db táblázat