Jelentés
a levéltári szakfelügyelet 2003. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól

A levéltári szakfelügyeletet érintő jogszabály-módosulás 2003-ban nem volt, így munkánkat a 7/2002. (II. 27.) NKÖM rendelet és a 2002. november 22-én jóváhagyott működési szabályzat előírásai szerinti keretben végeztük. Nem következett be változás a szakfelügyelők 12 fős létszámában és személyében sem, csupán a beosztást kellett korrigálni dr. Szabó Attilának az általa szakfelügyelt Bács-Kiskun Megyei Önkormányzat Levéltárának igazgatójává történt kinevezése miatt. E levéltár felügyeletét a II. negyedévtől Petrikné Vámos Ida vette át, egyúttal tőle dr. Szabó Attila hatáskörébe került a Nógrád Megyei Levéltár.

Változatlan maradt a közlevéltárak száma (a szakfelügyelet hatáskörébe nem tartozó Magyar Országos Levéltárat nem számítva 43), de a megszüntetett Történeti Hivatal jogutódjaként 2003. április 1-jével létrejött az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára. Továbbra is 39 nyilvános magánlevéltár működött az országban (Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár, Tudománypolitikai Intézet Kisgazda Levéltára, Mindszenty Levéltár, 19 katolikus, 6 református, 6 evangélikus és 5 egyéb egyházi, ill. felekezeti levéltár).

Az év folyamán ? a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma által jóváhagyott munkaterv alapján ? ellenőrzést végeztünk a közlevéltárakban és 20 nyilvános magánlevéltárban (Tudománypolitikai Intézet Kisgazda Levéltára, Prímási Levéltár, Egri Főegyházmegyei Levéltár, Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár, Veszprémi Érseki és Főkáptalani Levéltár, Pécsi Püspöki Levéltár, Pécsi Káptalani Levéltár, Székesfehérvári Püspöki és Székeskáptalani Levéltár, Szombathelyi Püspöki és Vasvár-Szombathelyi Székeskáptalani Levéltár, Bencés Főapátság Levéltára, Magyar Ferences Levéltár, Csornai Premontrei Prépostság Levéltára, Magyarországi Református Egyház Zsinati Levéltára, Dunamelléki Református Egyházkerület Ráday Levéltára, Dunántúli Református Egyházkerületi Levéltár, Evangélikus Országos Levéltár, Békéscsabai Evangélikus Gyülekezet Levéltára, Magyarországi Unitárius Egyház Levéltára, Magyar Zsidó Levéltár, Román Ortodox Egyház Levéltára).

A közlevéltárakban ellenőriztük:

• az iratkezelés közlevéltári felügyeletének ellátását;

• a kutatótermi szabályzatok, kutatószolgálati nyilvántartások meglétét és jogszerűségét;

• az 1995. évi LXVI. tv. (Ltv.) 34/A. §-a alapján a veszélyeztetett levéltári anyag megmentésére 2002-ben kiírt pályázaton elnyert költségvetési támogatás felhasználását;

• a muzeális intézmények díjmentes látogatását biztosító 2003. évi igazolások kezelésével kapcsolatos szabályok betartását;

• a levéltári iratselejtezéseket.

Megjegyzem, hogy az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltárában a működési feltételekre terjedt ki a vizsgálat.

A felsorolt nyilvános magánlevéltárakban végzett ellenőrzés tárgyai:

• a kutatási szabályzatok megléte, jogszerűsége, a kutatószolgálat ellátása;

• az informatika alkalmazásának helyzete;

• az illetékességi körbe tartozó szervek irattáraival kapcsolatos levéltári feladatok ellátása;

• az Ltv. alapján 2002-ben biztosított költségvetési támogatás felhasználása;

• a múzeumi belépők kezelése;

• a korábbi ellenőrzések során feltárt hiányosságok megszűntetésére tett intézkedések.

Munkaterven kívül, minisztériumi utasításra áttekintettük a levéltári mikrofilmező műhelyek technikai állapotát, munkáját és a mikrofilmek tárolási körülményeit. A vizsgálatot szakértőként Czikkely Tibor, a Magyar Országos Levéltár állományvédelmi felelőse végezte.

Vezető szakfelügyelői látogatást tettem a Békés, Fejér, Hajdú-Bihar, Pest, Szabolcs-Szatmár-Bereg megyei levéltárakban, a Vízügyi Levéltár fenntartójánál és a Dunamelléki Református Egyházkerület Ráday Levéltárában. Békésben, Hajdú-Biharban és a Ráday Levéltárban az intézmény megszemlélésén túlmenően a fenntartó vezető képviselőivel is megbeszéléseket folytattam a levéltári problémák megoldásának elősegítése céljából.

Két nyilvános magánlevéltári bejegyzésre irányuló kérelem érkezett a Minisztériumhoz, amelyeket javaslattételre megkaptam. A Magyar Földrajzi Társaság kérelme nem volt megalapozott, ezért elutasítását kellett javasolnom. A Győri Evangélikus Egyházközség Levéltára bejegyzési kérelme egyelőre függőben van.

Az év folyamán négy szakfelügyelői munkaértekezletet tartottunk.

Az alábbiakban az egyes intézményekben elvégzett ellenőrzésekről készült, a levéltárakhoz és fenntartóikhoz egyaránt eljuttatott jelentések alapján összegzem fő tapasztalatainkat.

A) KÖZLEVÉLTÁRAK

I. Az iratkezelés közlevéltári felügyelete

E témában azt vizsgáltuk, hogy a levéltárak érvényesítik-e az Ltv. 11. §-ában, valamint a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet (a továbbiakban: Rendelet) 6?11. §-aiban előírt követelményeket a közfeladatokat ellátó szervek és a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári selejtezését, iratkezelési rendjét ellenőrző feladataik végzése, továbbá a szervnyilvántartás vezetése, a szervdosszié alkalmazása során.

Emellett áttekintettük a Rendelet szerinti egységes számítógépes szervnyilvántartás majdani feltöltésének szakmai előkészítését. (Ezzel kapcsolatban megjegyzem: a Rendelet 60. §-a értelmében az Országos Levéltárnak 2003. december 31-ig kellett volna gondoskodnia ? többek között ? az egységes számítógépes szervnyilvántartó program alapelveinek meghatározásáról, a program elkészíttetéséről, teszteléséről, a felhasználáshoz szükséges ismeretek oktatásáról, valamint a program felhasználókhoz történő eljuttatásáról. A szakfelügyelői jelentések tanúsága szerint a levéltárak már nagyon várták a programot, azonban a határidő lejártáig csak a közbeszerzési pályázat kiírásáig jutott el az Országos Levéltár. Sőt rövidesen a pályázat visszavonása mellett döntött. Ennek okát pontosan nem ismerem, de nyilvánvaló, hogy a szakmai előkészítés nem volt megfelelő. A kudarcból okulni kellene, hogy az adófizetők pénzéből valóban indokolt, szakmailag kellően megalapozott, a Rendelet előírásainak megfelelő programok kidolgozására törekedjenek az arra illetékesek.)

1. Budapest Főváros Levéltára (BFL), megyei levéltárak

Általánosságban megállapítható, hogy az 1999-es vizsgálatunk, és különösen a Rendelet megjelenése óta javulás következett be az általános levéltárak iratkezelés-felügyeleti munkájában, bár még ma is sok a hiányosság.

Elsődleges követelmény, az ellenőrző munka alapja a szervnyilvántartás és a szervdossziék rendszeresítése, továbbá naprakész állapotban tartása. A Rendelet az adatok igen tág körének nyilvántartását írja elő az egyes levéltárak illetékességi körébe tartozó valamennyi, maradandó értékű iratokkal rendelkező közfeladatot ellátó szervről és tartós állami tulajdonú részesedéssel működő gazdasági társaságról, valamint ? szűkített adattartalommal ? az olyan privatizált állami gazdálkodó szervezetekről, amelyek privatizálás előtt keletkezett maradandó értékű iratanyagot őriznek. A levéltárak kisebb részében gyakorlatilag csak szervjegyzék létezik (általában számítógépen vezetve) a szerv neve, címe és telefonszáma adatokkal. Több intézményben a régi ún. piros szervnyilvántartó lapokat vagy újonnan szerkesztett adatlapokat használnak, azonban jobbára ezek adattartalma sem teljeskörű. Az általános levéltárak mintegy harmadában a BFL által kidolgozott szervnyilvántartó program alkalmazását kezdték meg. Néhány szakfelügyelő arról számolt be, hogy a program lassú, nem megbízható, s adattartalma sem fedi le teljeskörűen a Rendeletben előírtakat. Sok helyen még hiányzanak szervek a nyilvántartásból, különösen a tartós állami tulajdonú részesedéssel működő gazdasági társaságokat illetően. Több megyei levéltár is jelezte azt a gondot, hogy az Ltv. kizárólag az állami tulajdonú részesedéssel működő társaságokról beszél, a helyi önkormányzati tulajdonú részesedéssel működőkről nem tesz említést. Erre hivatkozva az ilyen cégek gyakran elzárkóznak a levéltár kapcsolatfelvételi szándéka elől, pedig a törvénynek értelemszerűen rájuk is vonatkoznia kellene.

A szervnyilvántartás bizonyos fokú elhanyagoltságának fő oka abban keresendő, hogy a levéltárak ? joggal ? várták a nyilvántartó program elkészültét és rendelkezésükre bocsátását, és főleg ennek előkészítésére koncentráltak. Ezért a szervjegyzék naprakésszé tételére, valamint a szervdossziék komplettirozására, hiányaik pótlására helyezték a nyilvántartó munka súlypontját. Véleményem szerint ez elfogadható eljárás volt. A szervdossziék a legtöbb intézményben lényegében ? kisebb-nagyobb hiányosságokkal ? rendben lévőnek tekinthetők, vagy legalábbis jó ütemben halad rendbetételük.

A vizsgált 2002. május 1. utáni időszakban ? néhány intézmény kivételével ? meglehetősen kevés egyedi iratkezelési szabályzat érkezett be véleményezésre. Valamennyi intézményben szakszerű, korrekt ügyintézést tapasztaltak a szakfelügyelők, általános levéltáraink tehát jó színvonalon érvényesítik/próbálják érvényesíteni az Ltv. és a Rendelet iratkezelési szabályzatok készítésére vonatkozó rendelkezéseit. Több megyében előfordul, hogy helyi önkormányzatok nem hajlandók külön szabályzatot készíteni a mintaszabályzat alapján, hanem ezt alkalmazzák.

A közlevéltárak iratkezelés-ellenőrzési munkájában a Rendelet két vonatkozásban állapított meg normaszerű követelményt: 1. az iratkezelés ellenőrzésére országos és megyei szintű államigazgatási, bírósági, ügyészségi és rendvédelmi szervek, továbbá a megyei és városi képviselő-testületek hivatala esetében lehetőleg háromévenként, a többi ? maradandó értékű iratokat létrehozó ? szerv esetében ötévenként legalább egyszer kerüljön sor; 2. az ellenőrzést országos vagy megyei szintű szervnél csak főlevéltáros vagy levéltáros végezheti, más szervnél rajtuk kívül segédlevéltáros is.

Alig van levéltár, amely jelenleg maradéktalanul teljesítené az 1. alatti norma szerint szükséges ellenőrzési gyakoriságot. Ennek fő oka a személyzeti létszám elégtelensége: a szakfelügyelők minősítése szerint csak a BFL, Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltára, továbbá Heves, Jász-Nagykun-Szolnok, Pest és Tolna megyék levéltárai rendelkeznek annyi munkatárssal, hogy ? feszített munkával ? megoldhatják e feladat végrehajtását.

Néhány intézményben a múlt év során még előfordult, hogy a jogszabályi tilalom ellenére levéltári kezelő besorolású munkatársak is végeztek szervellenőrzést.

Szinte valamennyi levéltárban javításra szorul a szervlátogatások dokumentálása, sok helyen emellett az ún. komplex ellenőrzések szerepét is növelni szükséges.

Az iratselejtezések ellenőrzése terén lényegében jogszabály- és szakszerű az általános levéltárak munkája, néhány helyen azonban még nem a Rendeletben előírt jegyzőkönyv záradékolási formulákat alkalmazzák. Előfordult az is, hogy a selejtezési jegyzőkönyvek adattartalma hiányos.

2. Megyei jogú városi levéltárak

Mindhárom városi levéltár (Győr, Székesfehérvár, Tatabánya) megkezdte a Rendelet előírásainak végrehajtását iratkezelés-felügyeleti munkájában. A vizsgálat időpontjáig előrehaladásuk különböző mértékű: Győrben történt a legtöbb intézkedés (szervekről adatlapok felvétele szinte teljeskörűen, szervdossziék léteznek); Székesfehérvárott a szervdossziék fele még hiányzik; Tatabányán egyelőre csupán szervjegyzék van, éppen hogy elkezdték a nyilvántartás kialakítását. A vizsgált időszakban egyik levéltárnak sem küldtek be egyedi iratkezelési szabályzatot véleményezésre. A szervellenőrzéseket általában megfelelően végzik, Tatabányán van elsősorban szükség bizonyos korrekciókra. Mindhárom intézményben szabályosan folyt az iratselejtezések ellenőrzése.

Levéltári kezelő munkatárs 2003-ban már egyik városi levéltárban sem végzett szervellenőrzési munkát. A Rendeletben előírt ellenőrzési rendszerességet a győri levéltárban csak létszámemeléssel lehet biztosítani.

3. Állami szaklevéltárak

A három országos hatáskörű intézmény közül a KSH Levéltárában teljeskörű az illetékességi körbe tartozó szervek manuális nyilvántartása, előírásszerintiek a szervdossziék, a szervellenőrzések gyakorisága igen jó. Általában példaszerűnek minősíthető a főlevéltáros munkatárs iratkezelés-felügyeleti munkája. A Vízügyi Levéltár (2004. januártól: Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár néven, kibővített illetékességi körrel működik) szervnyilvántartása, szervdossziéi hiányosak. Az új feladatok miatt mindenképpen indokolt a létszámemelés, különben a levéltár képtelen lesz ellátni teendőit. Továbbra is fennáll a törvényellenes állapot a Hadtörténelmi Levéltárban azért, mert nem láthatja el az illetékességi körébe tartozó szervek iratkezelésének levéltári felügyeletét. Korábban már többször felhívtam a fenntartó és a NKÖM figyelmét a helyzet tarthatatlanságára, intézkedés azonban mindeddig nem történt.

Az egyetemi levéltárak iratkezelés-felügyeleti munkája sok vonatkozásban továbbra is problematikus. Több olyan intézmény van, ahol a személyzet mindössze egy részmunkaidős alkalmazottból áll vagy egy levéltárvezetőre hárul minden levéltári feladat ellátása. Néhány ?intézmény? kivételével rendkívül hiányosak a szervekre/szervezeti egységekre vonatkozó nyilvántartások, elégtelen a végzett ellenőrzési tevékenység. Kirívóan törvényellenes továbbra is a Szent István Egyetem Levéltárának(Gödöllő) sajátos helyzete: a levéltárvezető egyben az egyetem irattárának kezelője is, ami összeférhetetlen. Megemlítem, hogy a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetemen az egyetemi iratkezelési szabályzat elkészítésekor nem vették figyelembe a levéltár irattári tervre vonatkozó jogos észrevételeit. Így történhetett meg, hogy az egyetem 2003. április 1-jén hatályba léptetett irattári terve mindössze ? sajátos módon kialakított ? 9 tételbe sorolja a keletkező iratokat. (Az irattári tervet 1. sz. alatt mellékelem.) A szakfelügyelő mellett magam is felhívtam a levéltárfenntartó figyelmét az irattári terv tarthatatlanságára.

Szomorú a Szegedi Tudományegyetem Juhász Gyula Tanárképző Kar Levéltára helyzete, állapota: huzamosabb ideje nem működik, az illetékességébe tartozó iratkezelés-felügyeleti munkát a Csongrád Megyei Levéltár végzi! (A levéltár helyzetének tarthatatlanságára az egyetem vezetésének figyelmét külön is felhívtam.)

Régóta megoldatlan a Semmelweis Orvostörténeti Levéltár problémája: gyakorlatilag csak gyűjtőkörrel rendelkezik, továbbá hiányoznak a feltételei annak, hogy eleget tehessen az egészségügyi adatok kezeléséről szóló törvény rendelkezésének, miszerint e levéltár illetékes a tudományos jelentőségű egészségügyi dokumentáció átvételére. (Az ügyben külön is megkerestem az Egészségügyi, Szociális és Családügyi Minisztériumot.)

4. Köztestületi levéltár: MTA Levéltára

Az MTA Levéltárában ? a szakfelügyelő jelentése szerint ? teljeskörű és szakszerű iratkezelés-felügyeleti munka folyik, a nyilvántartás és a szervdossziék vonatozásában csupán kisebb kiegészítésre van még szükség. A szervlátogatási ?norma? teljesítéséhez azonban jelenleg nincsenek meg a személyi feltételek.

II. Kutatótermi szabályzat, kutatószolgálati nyilvántartások megléte és jogszerűsége

A szakfelügyelők kötelessége volt, hogy jelentéseikhez csatolják az illető levéltár kutatótermi szabályzatát és mellékleteit, a kutatószolgálatban használt nyomtatványokat. Ezek alapján egyértelműen megállapíthattam, hogy közlevéltáraink a Rendelet vonatkozó 44?49. §-aiban foglalt rendelkezéseket 2003-ban gyakorlatilag végrehajtották, bár a szakfelügyelők valamennyi intézménynél tártak fel kisebb-nagyobb hiányosságokat. Sőt, a mellékelt szabályzatok, nyomtatványok áttanulmányozásával a szakfelügyelők jelentéseiből olykor-olykor kimaradt hiányosságok, jogellenes rész-szabályozások is napvilágra kerültek, amelyek megszüntetésére külön levélben magam is felhívtam az érintett levéltárak (9 megyei, 3 egyetemi és 1 köztestületi) vezetőinek figyelmét. Nem számítva a működését szüneteltető szegedi egyetemi levéltárat, egyetlen levéltár, a Magyar Iparművészeti Egyetem Levéltára nem készítette még el a Rendelet szerinti kutatótermi szabályzatát.

A kutatóterem nyitvatartási idejét (általános közlevéltárak: a hét 4 munkanapjára elosztott minimum 30 óra, más közlevéltárak: heti 3 napra elosztott minimum 20 óra) a BFL és a megyei levéltárak az előírtnál nagyobb időkeretben biztosítják. Néhány egyetemi levéltár ? lehetetlen személyi ellátottsága folytán ? előzetes bejelentéshez köti a kutatók fogadását, ami egyértelműen jogellenes.

A szabályzatokban, formanyomtatványokban előforduló leggyakoribb, a rendszerváltozás előtti beidegződésből eredő hibák a következők:

• a kutató személyes adatainak az Ltv.-ben rögzített körnél bővebb körben igénylése,

• annak vizsgálása, hogy a kutató rendelkezik-e a témája kutatásához szükséges ismeretekkel,

• helytelen szóhasználat (kutatás ?engedélyezése?),

• a kutató összes levéltárból való kitiltással fenyegetése károkozás esetén,

• a levéltár anyagának felhasználásával készült kiadványok egy példányának vagy bibliográfiai adatainak megküldésére kötelezés,

• kísérőlap alkalmazásának mellőzése.

III. A veszélyeztetett levéltári anyag megmentésére 2002-ben kiírt pályázaton elnyert költségvetési támogatás felhasználása

A 43 közlevéltár közül 14 (2 megyei, 11 állami szak-, 1 köztestületi) levéltár nem adott be pályázatot, ill. nem kapott támogatást 2002-ben. Valamennyi intézmény a pályázati célnak megfelelően használta fel az összegeket, egy-két helyen ? az illetékes engedélyével ? kisebb módosítással.

Mint azt az előző években tapasztaltuk, 2002-ben is egyrészt a szakmai anyagok és felszerelések beszerzésének finanszírozására, másrészt pusztuló levéltári anyagok konzerváltatására, restauráltatására szolgált a támogatás a következőképpen:

• restauráltatott 17 levéltár,

• savmentes dobozt vagy speciális tárolót vásárolt 12 levéltár,

• raktári állványzatot szerzett be és szerelt fel 11 levéltár,

• olvasó-másolót vagy fénymásolót szerzett be 8 levéltár,

• állományvédelmi műhelyfelszerelésre és nyersanyagokra költött 4 levéltár,

• levéltári anyag mikrofilmezésre történő előkészítését végezte 4 levéltár,

• mikrofilmeket készíttetett 3 levéltár,

• selejtezési mintajegyzéket készített 1 levéltár.

IV. A muzeális intézmények díjmentes látogatását biztosító 2003. évi igazolások kezelése

Az igazolások kezelése tárgyában kiadott NKÖM tájékoztatóban foglaltakat a levéltárak szinte maradéktalanul betartják, ? ez derül ki a szakfelügyelők jelentéseiből.

V. Levéltári iratselejtezések

A Rendeletben előírt tartalmi és eljárási szabályok betartatása a levéltári anyag selejtezésénél 2003-ban is komoly erőfeszítést követelt meg a szakfelügyelet részéről. Többször előfordult, hogy a levéltárak felületesen, hiányosan állították össze a selejtezési terveket és jegyzőkönyveket. Egy esetben a levéltár vitatta a selejtezési terv készítésének szükségességét, noha a Rendelet értelmében egyértelmű volt ez a kötelezettség (1960-as évekbeli tanácsi iratok selejtezéséről volt szó).

Továbbra is csak a levéltárak kisebb része végzett selejtezést. Először fordult elő, hogy az általános levéltárakon kívüli körből is érkezett be selejtezési terv, majd jegyzőkönyv (egy városi, és egy egyetemi szaklevéltártól).

A szakfelügyelet 2003-ban 18 esetben 74 db selejtezési tervet és 20 esetben 89 db selejtezési jegyzőkönyvet intézett el. Az előző évekhez képest nagymértékben nőtt a selejtezési ügyek száma.

VI. Az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára működésének megkezdése

Az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára 2003. április 1-jén alakult meg a volt Történeti Hivatal jogutódjaként. Ezt követően ? komoly erőfeszítéssel ? megteremtette a sok vonatkozásban megváltozott feladatok ellátásának szervezeti-szabályozási feltételeit. A 2003. évi III. törvény előírásainak megfelelően átvette az újonnan illetékességébe utalt iratok első részletét, és az ősz folyamán a kutatószolgálat is megkezdte működését.

Lényeges, hogy a levéltárnak 2005-ig átadandó mintegy 1500 fm iratanyag elhelyezésének feltételeit mielőbb megteremtsék. Átalakításokkal ez az épületen belül biztosítható, ha a szükséges költségvetési összeg rendelkezésre áll.

VII. Levéltári mikrofilmező műhelyek vizsgálata

Czikkely Tibor állományvédelmi szakértő vizsgálata a jelenleg létező öt mikrofilmező műhelyre (BFL, Baranya, Csongrád, Jász-Nagykun-Szolnok és Tolna megyei levéltárak) terjedt ki. A műhelyek berendezését, eszközeit, az alkalmazott nyers- és segédanyagokat, a kialakított technológiákat, valamint a mikrofilmek tárolási körülményeit tekintette át. Tapasztalatainak összegzését az alábbiakban ismertetem.

A BFL mikrofilmező műhelyében teljes láncú mikrofilmező tevékenységet folytatnak, amihez valamennyi alapvető technikai eszköz rendelkezésre áll. Ezek a berendezések megfelelnek a szakmai követelményeknek. A mikrofilmezés helyiségei eleget tesznek egy mikrofilm-labor alapvető kritériumainak. A kialakított technológiában egy ponton ? a használt vegyszerek kezelésében ? fordul elő hiba (ill. a megoldás hiánya). Az új telephelyre történő átköltözéssel ez a kérdés feltétlenül megoldandó. Az alkalmazott nyersanyagok és vegyszerek megfelelnek a követelményeknek, szavatossági idejük lejárta előtt felhasználják azokat. A mikrofilmek felvételezését, előhívását, másolását, ellenőrzését tapasztalt, felkészült fényképész végzi, ill. felügyeli. A tárolás körülményei és a tárolóanyagok megfelelőek.

A Baranya Megyei Levéltár mikrofilmező műhelyében csak felvételezési munkát végeznek, a mikrofilmező lánc további részei nincsenek kiépítve. Jelenlegi tevékenységük nagy részét a mormon megrendelés teszi ki (anyakönyv másodpéldányok), kisebb hányadát a Yad Vashem munka, ezen kívül ? ritkán ? kutatói megrendelések. Saját őrzésű levéltári iratok mikrofilmezésére a Tolna Megyei Önkormányzat Levéltára mikrofilmező műhelyével van megállapodásuk. A Levéltár tervei között szerepel az őrzésben lévő mikrofilmek digitalizálása, de ez ügyben még nem történtek konkrét lépések, részben azért, mert szakmai oldalról ? tapasztalatok, tanácsok híján ? nem érzik magukat elég megalapozottnak. A mikrofilmfelvevő gépek műszaki állapotában, használatában nem található hiba, azokat tapasztalt fényképész kezeli a szakmai követelmények betartásával. A film-nyersanyagok megfelelőek, azokat szavatossági idejükön belül felhasználják. Tárolásuk ugyan nem hűtött helyen történik, de a rövid tartózkodási idő miatt ez a probléma elhanyagolható. A mikrofilmek őrzési körülményei megfelelőek, eltekintve attól, hogy a raktár nem klimatizált, de ez az épület műszaki adottságaiból következik, és az iratanyagok egészét érinti.

A Csongrád Megyei Levéltár Hódmezővásárhelyi Fióklevéltárában teljes láncú mikrofilmezési tevékenységre van lehetőség, bár a jelenlegi munka nagy része csak felvételezést kíván. A rendelkezésre álló géppark egy része (három mikrofilmfelvevő) jelenleg nincs kihasználva. Az előhívógép a kezelője szakmai tudásának és találékonyságának köszönhetően jó állapotban van, és megfelelően üzemel, de nagyobb munkamennyiség esetén az alkalmazott technológiát nehéz lenne tartani. A használt vegyszerek elszállítása egyelőre még nem megoldott. A mikrofilmezés többi eszközei megfelelőek, azokat jól használják, kivéve a denzitométert, ami jelenleg javításra szorul. A lejárt szavatossági idejű mikrofilm-nyersanyagok felhasználása problematikus. A most (1?2 hónapja) lejártak rövid időn belüli felhasználása még elfogadható, de az 1997-eseké nem! A tárolás körülményei (nincs klíma) adottak, az átcsomagolások ? ahol szükségesek ? megoldhatók.

A Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltár mikrofilmező műhelyében jelenleg csak felvételezés történik, a mikrofilm készítő lánc további részei nincsenek kiépítve. Rendelkeznek egy előhívógéppel, de az nem üzemel. A megvizsgált technikai eszközök megfelelnek a mikrofilmezés követelményeinek, valamint az azok elhelyezésére szolgáló helyiség is megfelelő. A munkát tapasztalt fényképész végzi, aki az eszközöket a szakmai elvárások szerint használja. A jelenlegi tevékenység (kizárólag anyakönyv-másodpéldány felvételek) ellenőrzése a mormon ügyfél kezében van, ami az elkészült mikrofilmek minősége szempontjából megnyugtató, de a fix technikai paraméterek nem teszik lehetővé saját levéltári anyag mikrofilmezését. A felvételezéshez használt filmnyersanyag szavatossági idejét betartják, annak tárolása is megfelelő. A kész mikrofilmek tárolási körülményeiben akadnak kisebb hibák, így a csomagolást illetően és a páratartalom-mérés vonatkozásában.

A Tolna Megyei Önkormányzat Levéltárában teljes láncú mikrofilmezési tevékenységet végeznek, amelyhez teljes géppark áll rendelkezésre, a kiegészítő eszközökkel együtt. A helyiségek megfelelnek a mikrofilm-labor általános elvárásainak. A berendezések, eszközök kielégítik a szakmai követelményeket, és azokat megfelelően használják. Az alkalmazott nyersanyagok is megfelelőek, szavatossági idejüket betartják. A kialakított technológia jó, az a biztonságos, archiválási igényű mikrofilmezést szolgálja. A használt vegyszerek elszállításával a környezetvédelmi szempontokat is messzemenően figyelembe veszik. A tárolási körülményeket illetően a raktári viszonyok (klíma hiánya) adottak, viszont a hiányzó hőfok- és páramérő műszerek kihelyezése indokolt. A nem megfelelően dobozolt mikrofilmek átcsomagolása szükséges, ami a rendelkezésre álló savmentes dobozokkal megoldható.

Fentiek alapján leszűrhetjük, hogy az Országos Levéltáron kívüli öt mikrofilmező műhelyből csak kettőben (a BFL-ében és a Tolna Megyei Önkormányzat Levéltáráéban) folyik teljes vertikumú mikrofilmezési tevékenység, míg a Baranya és a Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltár műhelyében jelenleg csak felvételező bérmunkát végeznek. A szakértő alapvetően megfelelőnek minősítette a műhelyek adott technikai, technológiai színvonalát és munkáját, valamint a mikrofilmek tárolását.

VIII. Rendkívüli események

A szakfelügyelet az év folyamán figyelemmel kísérte a két megyei levéltárban kialakult rendkívüli helyzet alakulását és szerzett tapasztalatairól soron kívül tájékoztatta a NKÖM illetékes szervezeti egységét.

Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltárában a 2002-ben kellő szakmai előkészítés nélkül elvégzett szigetelési munkák következtében a levéltári anyagot veszélyeztető helyzet alakult ki. A szükségessé vált iratvédelmi (portalanítási stb.) munkák elvégzésére a fenntartó ? a szakfelügyelet és a NKÖM felszólítására ? végül 2003-ban részben fedezetet biztosított, amely lehetővé tette legalább a munkák megkezdését. A fejleményeket továbbra is figyelemmel kísérjük.

A Fejér Megyei Levéltár épületének egyik szárnya 2003 nyarára életveszélyessé vált, így kb. 3000 fm-nyi levéltári anyag ideiglenes elhelyezésére volt szükség. Végül 2003. decemberben megtörtént az épületszárny kiürítése, az iratanyag ideiglenesen a postapalotában bérelt raktárakba került. Hangsúlyozni kell: a levéltár megfelelő elhelyezése érdekében sürgős döntés meghozatala szükséges.

B) NYILVÁNOS MAGÁNLEVÉLTÁRAK

I. Kutatási szabályzatok, kutatószolgálat ellátása

A vizsgált 20 intézmény közül 12-ben alkalmaznak új, a hatályos rendelkezéseknek megfelelően elkészített kutatási szabályzatot. Ezek közül néhány levéltár még nem küldte be a dokumentumot a központi nyilvántartásba. Hat katolikus és egy evangélikus egyházi levéltárban még mindig csak a régi elavult szabályzat létezett a szakfelügyeleti ellenőrzés idején, a Magyarországi Unitárius Egyház Levéltárában azonban ez sem. Több helyen hiányosak voltak a kutatószolgálati nyilvántartások.

A korábbi állapotokhoz képest jelentősen javultak a kutatási lehetőségek (több levéltárban létesítettek új kutatószobát, általában megfelelő a nyitvatartási idő, mindenütt van lehetőség gyorsmásolat készítésére, sőt néhány helyen már modern másolatok ? digitális fényképek, CD-k ? készítését is vállalják).

Valamennyi vizsgált levéltárban ? bár különböző színvonalon ? alapvetően biztosítottak a kutatás feltételei.

II. Az informatika alkalmazásának helyzete

Csaknem valamennyi vizsgált levéltárban rendelkezésre áll számítógép, egy-két kisebb intézményben pedig más gyűjteménnyel közös számítógép-használat biztosított. Az utóbbi években több intézmény pályázati úton elnyerhető pénzeket is felhasználva nagy gondot fordított hardver- és szoftver eszközeinek fejlesztésére, aminek köszönhetően pl. a Prímási Levéltár, a Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár, a Református Zsinati Levéltár, a Ráday Levéltár, a Dunántúli Református Egyházkerületi Levéltár, az Evangélikus Országos Levéltár és a Magyar Zsidó Levéltár az intézmények méreteihez képest komoly informatikai eszközállományt birtokol. Ezeken a helyeken nemcsak az Internet kapcsolódás létezik, nemcsak jegyzékek rögzítésére használják a modern információs technológiát, hanem az adatbázisok létrehozása, digitalizálás, CD-n publikálás is napirenden van.

III. Az illetékességi körbe tartozó szervek irattáraival kapcsolatos feladatok ellátása

Az Ltv. és a Rendelet ebben a vonatkozásban értelemszerűen nem tartalmaz semmilyen előírást a nyilvános magánlevéltárakra. Ennek ellenére az intézmények adott működési feltételeik és fenntartóik rendelkezései keretében igyekeznek gondozni a kinnlévő levéltári anyagot is.

A Tudománypolitikai Intézet Kisgazda Levéltára politikai párt intézményeként ? e téren is ? komoly problémákkal küzd. A helyzetet jellemzi, hogy ? a szakfelügyelői jelentés szerint ? a gyarapodás esetleges, az 1989 utáni időszakkal az elnökségi ülések jegyzőkönyvei hiányosan, a parlamenti frakció iratai pedig igen töredékesen kerültek csak levéltárba. Az FKgP vezetői nem adták át irataikat, a megyei szervezetekkel nincs kapcsolat.

Az egyházi levéltárakról általánosságban megállapítható, hogy az iratkezelést és irattárakat nem ellenőrzik, csupán átveszik azokat az iratokat, amelyeket az egyházi szervek, intézmények átadnak nekik. Egyik egyháznál/felekezetnél sincs olyan általános szabály, amely ? a köziratokhoz hasonlóan ? pontosan előírná azt, hogy hány év irattári őrzés után kell levéltárba adni az iratokat. Pl. a Kalocsai Katolikus Főegyházmegye 1993-ig, a Szombathelyi Katolikus Egyházmegye 1996-ig, a Veszprémi Katolikus Főegyházmegye pedig 2001-ig terjedő iratanyagot adott levéltárba.

Az Ltv. értelmében az egyházi levéltárak gyűjthetik az egyházak által fenntartott nevelési-oktatási intézmények köziratnak minősülő levéltári anyagát is. E téren eddig érdemi tevékenységet még alig fejtettek ki egyházi levéltáraink.

Örvendetes fejlemény viszont, hogy egyre több helyen tudnak gondot fordítani a plébániákon, gyülekezeteknél lévő levéltári anyag számbavételére, sőt levéltárba szállítására. Különösen fontos ez utóbbi az elhagyott, pap/lelkész nélküli egyházközségek iratanyagára nézve. Sajnos a raktári férőhelyhiány ma még nagymértékben akadálya e mentőtevékenység kiteljesedésének.

IV. Az Ltv. alapján 2002-ben biztosított költségvetési támogatás felhasználása

A vizsgált 20 levéltár közül 2002-ben 10 intézmény részesült támogatásban a veszélyeztetett levéltári anyag megmentésére kiírt pályázaton. Restauráltatásra 8, térképtartó szekrény beszerzésére 2, savmentes dobozok beszerzésére 2, tékakészíttetésre 1 és mikrofilmezés előkészítésére 1 levéltár fordította az elnyert összeget. A támogatási célnak megfelelően történt a felhasználás.

A nyilvános magánlevéltáraknak biztosított támogatást is 10 intézmény vette igénybe a vizsgált 20-ból. Biztonsági berendezések felszerelése, kiadványok megjelentetése, levéltári feldolgozó és adatbeviteli munkák végzése, kézikönyvtár fejlesztések, informatikai beszerzések valósultak meg a támogatás segítségével. Egyedül a Magyar Zsidó Levéltárnál az iratvásárlásra biztosított összeg felhasználása bizonyult problematikusnak.

V. A muzeális intézmények díjmentes látogatását biztosító 2003. évi igazolások kezelése

A szakfelügyelők jelentései szerint azokban a vizsgált nyilvános magánlevéltárakban, amelyekben a NKÖM-től átvették az igazolásokat, szabályszerű az igazolások kezelése. Hat intézmény azonban vagy nem értesült a lehetőségről vagy nem élt vele a vizsgálat időpontjáig.

VI. A korábbi ellenőrzések során feltárt hiányosságok felszámolásának helyzete

Az 1999?2001 közötti korábbi ellenőrzések a 2003-ban vizsgálat alá vont 20 levéltárból 7-ben tártak fel súlyos hiányosságokat. Az ezek ügyében 2003 őszéig történteket az alábbiakban ismertetem.

A Prímási Levéltár régóta alapvető problémája a súlyos raktárhiány, az esztergomi Bazilika tetőterében tárolt iratanyag veszélyeztetettsége és az elégtelen személyi ellátottság. Az elhelyezési problémákat várhatóan megoldja az a fenntartói döntés, amely szerint a Szent István téri épületben 770 m2-nyi területet kap a levéltár. Így néhány éven belül dolgozó és kiszolgáló helyiségek mellett kb. 4000 polcfolyóméter levéltári anyagot befogadó raktárak állnak rendelkezésre, ahol elhelyezhető lesz az alkalmatlan helyen tárolt és az újonnan átveendő iratanyag is. Az 1 főfoglalkozású igazgatóból és 3 részfoglalkozású munkatársból álló személyzet szaporítására eddig nem volt mód, pedig rendkívül indokolt a fejlesztés a 4000 fm levéltári anyagot őrző, komoly kutatóforgalmú intézményben.

A Pécsi Püspöki Levéltárban jelentős előrelépés a 2003. évi raktárbővülés (lehetőséget teremt a veszélyeztetett plébániai iratok beszállítására) és az oklevelek törzskönyvezése. Nem változott viszont a kutatás elégtelen tárgyi feltétele.

A digitális technika terén elért szép fejlődés mellett feltűnő, hogy a pannonhalmi Bencés Főapátság Levéltárában továbbra sincsenek meg a folyamatos levéltári munka személyi feltételei. A levéltáros 2003-ban is csak heti egy napot tudott eltölteni a levéltárban, ami igen kevés.

Nem oldódtak meg a Református Egyház Zsinati Levéltárának súlyos raktározási gondjai sem. A Zsinati Iroda Abonyi úti épületében kijelölt alagsori épületrész alkalmatlan levéltári anyag raktározására.

Remélhetően hamarosan beköltözhet a volt Nőnevelő felújítás alatt álló épületében kijelölt új, tágas otthonába a Dunántúli Református Egyházkerület Levéltára.

Ellenben nincs előrehaladás a helyszűke miatt már régóta áldatlan állapotban lévő Evangélikus Országos Levéltár fejlesztési ügyében.

A Békéscsabai Evangélikus Gyülekezet Levéltára végre fel tudja számolni alkalmatlan raktári helyiségét a 2003-ban részére biztosított két szoba raktárrá alakításával. Megszűntették a kutatószolgálatban korábban tapasztalt hiányosságokat is.

Említésre méltóak a többi intézményben bekövetkezett pozitív irányú változások: a Székesfehérvári Püspöki és Székeskáptalani Levéltárban külön helyiségbe került a kutatóterem; a Szombathelyi Püspöki és Vasvár-Szombathelyi Székeskáptalani Levéltár két helyiséget kapott a plébániákról beszállítandó iratok elhelyezésére, továbbá az eddigi részmunkaidős állást főállássá bővítették; a Veszprémi Érseki és Főkáptalani Levéltár két helyiséggel bővült.

Mindezek alapján megállapítható, hogy az egyházi levéltárak fenntartói egyre több helyen tesznek komoly erőfeszítéseket intézményeik működési feltételeinek javítására. (Vélhetően a szakfelügyelet figyelemfelhívásainak, javaslatainak is szerep jut ebben.) Ellenpéldaként az Evangélikus Országos Levéltár említhető, ahol már régóta esedékes lenne a fejlesztés!

Külön kell szólnom a Tudománypolitikai Intézet Kisgazda Levéltáráról, amely 2002 óta nem az FKgP székházában, hanem a VIII. kerületi pártszervezet által használt József körúti bérház-részben működik. Akkor a szakfelügyelet megállapította, hogy milyen intézkedések szükségesek a rendeltetésszerű működés és a levéltári anyag biztonsága érdekében. Mostani vizsgálatunkon kiderült: csak részlegesen biztosított a rendeltetésszerű működés, a biztonságos őrzés feltételei sem adottak. A levéltár vezetője szerint csak a levéltár pártszékházba való visszaköltöztetése oldaná meg a problémákat, ezért a visszaköltöztetés elmaradása esetére javasolja: ?a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma e levéltár ügyét adja át a Kulturális Örökségügyi Hivatalnak.? (Ez gyakorlatilag a nyilvános magánlevéltár megszüntetését és anyagának védetté nyilvánítását jelentheti, amit korábban magam már kezdeményeztem a NKÖM-nek.) (Dr. Virágh Ferenc igazgató szakfelügyelői jelentéshez írt ?Észrevétel?-ét 2. sz. alatt mellékelem.)

Budapest, 2004. január 27.

2 db melléklet