Jelentés a levéltári szakfelügyelet

1999. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól

A 19/1998. (V. 13.) MKM rendelet alapján tevékenykedő levéltári szakfelügyelet (vezető szakfelügyelő, 9 közlevéltári és 3 nyilvános magánlevéltári szakfelügyelő) a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma által jóváhagyott munkatervben foglaltak szerint végezte múlt évi feladatait.

Ezek sorában:

• a közlevéltárakban ellenőrizte a szakmai követelmények érvényesülését az ún. gyűjtőterületi, állománygyarapítási és a belső levéltári feldolgozó munkák területén,
• 8 esetben ellenőrizte a levéltárak konkrét iratselejtezését,
• a nyilvános magánlevéltárak több mint felében vizsgálta a köziratokról, a közlevéltárakról és a magán levéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben (Ltv.) meghatározott követelmények érvényesülését,
• a kijelölt közlevéltárakban és a meglátogatott nyilvános magánlevéltárakban ellenőrizte az Ltv. alapján nyújtott költségvetési céltámogatások felhasználását.

A vezető szakfelügyelő a Levéltári Osztály vezetőjével tartott konzultációkon kívül:

• elkészítette a szakfelügyelet működési szabályzatát,
• megbeszélést folytatott az Országos Katolikus Gyűjteményi Központ, a Református Gyűjteményi Tanács és az Egyetemi Levéltári Szövetség vezetőivel,
• a Baranya Megyei Közgyűlés ülésén ismertette véleményét a Baranya Megyei Levéltár beszámolójáról,
• látogatást tett a Prímási, a pápai református, a pécsi püspöki és káptalani, valamint a Kisgazda Levéltárban.

A szakfelügyelők ellenőrzéseikről intézményenként jelentéseket készítettek, amelyeket ?? a levéltárvezetők esetleges észrevételeivel együtt ?? eljuttattak a levéltárfenntartóknak és a vezető szakfelügyelőnek. E jelentések alapján az alábbiakban foglalom össze az 1999. évi szakfelügyelői ellenőrzések főbb tapasztalatait.

I. KÖZLEVÉLTÁRAK

A szakfelügyelet ?? a Magyar Országos Levéltár kivételével ?? az 1999 elején létező valamennyi hazai közlevéltárban (Budapest Főváros Levéltára, 20 megyei levéltár, 3 városi levéltár, 16 szaklevéltár) elvégezte a szakmai munka ellenőrzését, emellett megvizsgálta az 1998. évi költségvetési céltámogatások felhasználását azoknál az intézményeknél, amelyeknél erre 1998. végén nem került sor. Nem volt ellenőrzés az év folyamán létesült két szaklevéltárban (Veszprémi Egyetem Levéltára, Juhász Gyula Tanárképző Főiskola Levéltára).

 1. Az iratképző szervek iratkezelésnek levéltári felügyelete

A szakfelügyelői jelentések alapján megállapítható, hogy a közlevéltárak eredeti alakjukban ma már csak elvétve vezetik a 130/1971. (M.K. 10.) MM utasítással kiadott ?? formailag e vonatkozásban még ma is hatályban lévő ?? Levéltárak Ügyviteli Szabályzata (LÜSZ) által előírt ún. gyűjtőterületi nyilvántartásokat (szervnyilvántartási lapok, külső fonddossziék). Ez önmagában nem jelentene problémát, hiszen az eltelt három évtized alatt az élet megkövetelte a változtatásokat. A baj ott kezdődik, ha a közlevéltár nem fordít kellő figyelmet az illetékességi és gyűjtőkörébe tartozó szervek megfelelő számontartására, valamint az iratkezelés és ?selejtezés levéltári ellenőrzése dokumentumainak gyors visszakeresését lehetővé tevő adattár (szervdossziék) kialakítására és folyamatos karbantartására. Sajnos az intézmények tekintélyes részénél ez az állapot lett a jellemző az utóbbi években: számos közlevéltárnál ?? finoman fogalmazva ?? nem naprakész sem a szervjegyzék, sem a szervdosszié. Biztató jel, hogy ?? a kampánymunkák (pl. kárpótlási adatszolgáltatás) lezárultával ?? a legtöbb helyen megkezdték a gyűjtőterületi nyilvántartások revízióját, pótlását, és ebben a munkában már a számítógépes nyilvántartásban rejlő lehetőségeket is egyre jobban kihasználják.

Néhány intézményt kivéve, a 90-es években ?? egyes megyei levéltáraknál drasztikus mértékben ?? háttérbe szorult az iratkezelés rendszeres ellenőrzése, aminek oka nem minden esetben a levéltárra hárult rendkívüli teendőkben gyökerezik. További negatív jelenség az ellenőrzések dokumentáltságának gyakran tapasztalható csökkenése.

A gyűjtőterületi munka súlypontja az elmúlt években az irattári selejtezések ellenőrzésére tolódott át. Ez nagymértékben a csődtörvény előírásaiban leli magyarázatát: a cégek tömeges felszámolása és végelszámolása jelentősen megnövelte az iratselejtezések mennyiségét. Részben erre vezethető vissza a levéltárak általános iratkezelés-ellenőrzési tevékenységének visszaszorulása. A szakfelügyelői jelentések szinte kivétel nélkül megfelelőnek minősítik a közlevéltárak selejtezés ellenőrzési, -jóváhagyási munkáját.

A nemzetközi tapasztalatok egyértelműen azt mutatják, hogy a levéltári tevékenységen belül növekszik az iratképző szervekkel való kapcsolattartás jelentősége, ami abban is megnyilvánul, hogy túlnyomórészt tudományosan képzett levéltárosok végzik ezt a munkát. Nálunk ellenkező tendencia érvényesül: az intézmények jelentős hányadában középfokú szakmai képesítéssel rendelkező, jobb esetben frissen segédlevéltárosi képzésben részesült munkatársak látják el a gyűjtőterületi feladatok dandárját, de akad olyan intézmény is, ahol egyetlen érettségizett kolléga végzi ezeket a teendőket.

Közlevéltáraink egy része tehát nem kezeli fontosságának megfelelően az iratképző szervekkel összefüggő munkákat. A levéltári anyag megelőző védelme feltétlenül szükségessé teszi ennek a szemléletnek a megváltoztatását. Több intézménynél a feltételrendszer hiányosságai is gátolják az elfogadható teljesítmény elérését. Csak példaként említem meg a létszámproblémákat (különösen Tatabánya Város Levéltáránál és több egyetemi levéltárnál), a vidéki kiszállásokhoz szükséges pénzfedezet vagy a gépkocsi hiányát (pl. Bács?Kiskun Megyei Levéltár, KSH Levéltára). Két városi levéltár (Székesfehérvár, Tatabánya) gyakorlatilag nulláról indulva kénytelen elkezdeni nyilvántartási rendszerének kiépítését, mivel az illető megyei levéltáraktól nem kapták meg az átadott szervekre vonatkozó gyűjtőterületi dokumentációt.

Az egyetemi levéltáraknál sajátos problémát jelent az a tény, hogy többnyire a központi irattár funkcióit is be kell tölteniük. Ennek következtében összeférhetetlenségi esetek is előfordulnak, amennyiben az irattári selejtezést a levéltár készíti elő és egyben elbírálja, jóváhagyja azt. Hasonló helyzet alakult ki a Vízügyi Levéltárnál, ahol megőrzésre és feldolgozásra átvették a levéltár illetékességébe tartozó Országos Vízügyi Főigazgatóság iratait. (A szakfelügyelői ellenőrzés nyomán a levéltárvezető az összeférhetetlen állapotot megszüntetését ígérte.)

Az Ltv. egyértelmű előírásai ellenére a Hadtörténelmi Levéltár közvetlenül nem végez ellen-őrző munkát az illetékességi körébe tartozó szerveknél. E feladatot a HM Hadtörténelmi Intézet és Múzeum Központi Irattár látja el. Bár a levéltár vezetőjének álláspontja szerint áttételesen ugyan, de lényegében érvényesülnek a törvényi előírások, véleményem mégis az, hogy a közvetlen levéltári felügyelet hiánya ellentétes a törvény rendelkezésével.

Végül de nem utolsósorban megjegyzem, hogy a levéltárak jelzései szerint egyre több gondot okoz a Magyar Országos Levéltár és a területi levéltárak illetékességi körének csupán részleges, a gazdasági szervekre ki nem terjedő elhatárolása. Mindeddig papíron maradt az Ltv.-nek a Vízügyi Levéltár illetékességi körét a vízügyi szervekre korlátozó rendelkezése. Az intézmény ugyanis nem adta át az illetékes területi levéltáraknak a környezetvédelmi államigazgatási szerveket, illetve az ezekkel kapcsolatos feladatokat, sőt a szakfelügyelet átadásra vonatkozó kérését is csak akkor hajlandó teljesíteni, ha a minisztérium ezzel egyetért. Erre tekintettel minisztériumi intézkedést javasolok a törvény végrehajtása érdekében.

2. Az iratátvételi kötelezettség teljesítése

A szakfelügyelői ellenőrzéseken tapasztaltak megerősítették az eddigi ismereteket, vagyis azt, hogy a közlevéltárak döntő többsége ?? típustól függetlenül ?? raktári férőhelyhiány miatt csak részlegesen képes eleget tenni az Ltv.-ben előírt iratátvételi kötelezettségének. Más szempontból is csorbát szenved a törvény rendelkezése, minthogy az iratképző szervek általában képtelenek teljesíteni az iratok megfelelő előzetes rendezését, selejtezését stb. Ezért a levéltárakba frissen bekerülő iratok gyakran indokolatlanul sok selejtet is tartalmaznak. Rendszeres és folyamatos állománygyarapító munkához ?? a szakfelügyelői jelentések szerint ?? jelenleg Békés, Borsod?Abaúj?Zemplén, Komárom?Esztergom, Nógrád, Szabolcs?Szatmár?Bereg és Veszprém megyék levéltárai, továbbá Győr Város Levéltára, a Vízügyi Levéltár, az ELTE Levéltára és a Kertészeti Egyetem Levéltára rendelkezik elégséges raktárkapacitással. A többi levéltárban elsősorban egyrészt a különböző okok (pl. az iratok veszélyeztetettsége) folytán előálló szükséghelyzet, másrészt és főleg a gazdasági szervek csődtörvény alapján történt felszámolása/végelszámolása táplálja az iratátvételeket. (Utóbbi esetekben a levéltár köteles átvenni a maradandó értékű dokumentumokat.) Így néhány helyen (a Baranya Megyei vagy a Somogy Megyei Levéltárban) a 90-es évtizedben a gazdasági iratanyag átvétele abszolút elsőséget élvezett, teljesen háttérbe szorította a közigazgatási és jogszolgáltatási iratok átvételét, ami kedvezőtlen fejlemény.

Feltétlenül meg kell említenem az orvostudományi társaságok iratainak és orvosi hagyatékok kezelésére létesített Semmelweis Orvostörténeti Levéltárral kapcsolatos konkrét problémát, amely abból ered, hogy az egészségügyi adatok kezeléséről szóló 1997. évi XLVII. törvény 30. §-ának (3) bekezdése szerint a kötelező nyilvántartási idő lejárta után e levéltárnak kell átadni a ?tudományos jelentőségű? egészségügyi dokumentációt. A szakfelügyelő ennek kapcsán jelentésében lényegében egy országos hatáskörű, az összes egészségügyi intézmény összes maradandó értékű iratát archiváló egészségügyi szaklevéltár létesítésének megfontolását javasolta, ami által az általános levéltárak tehermentesítése is elérhető lenne. A levéltár vezetője észrevételében az Egészségügyi Minisztérium és a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma közötti tárgyalást tart szükségesnek a kérdésről. Magam szintén indokoltnak ítélem ezt, annál inkább, mert nyilvánvaló, hogy lényeges fejlesztés nélkül a Semmelweis Orvostörténeti Levéltár a hivatkozott törvény konkrét rendelkezését sem tudja végrehajtani.

Az ún. bérirattárolás, azaz más szerv, elsősorban felszámolt/végelszámolt cégek irattári anyagának őrzése, kezelése anyagi ellenszolgáltatás fejében a 90-es évek első felében, a csődtörvény hatályba lépését követően terjedt el a levéltári területen. A 21 területi általános levéltár közül 1997 végén 18 foglalkozott valamilyen mértékű bértárolással. Utóbbiak száma mostanra 16-ra csökkent. Mellettük egy városi levéltár és egy országos hatáskörű szaklevéltár tartozik a bértárolók sorába. Az intézmények általában abban a reményben vágtak bele e vállalkozásba, hogy egyre szűkülő erőforrásaikat pótolják, tárgyi-technikai feltételeiket javítsák, bizonyos produkcióikat megvalósíthassák. Emellett féltek attól, hogy a gombamód szaporodó irattároló kft.-k szakszerűtlen tevékenysége levéltári értékek pusztulásához vezet. Törekvéseik a fenntartóknál is pártolásra találtak, sőt volt rá nem is egy eset, hogy az önkormányzat volt a kezdeményező. A levéltári szakmában nem alakult ki, és ma sincs egységes vélemény a bértárolás kérdésében.

Az 1999. évi szakfelügyelői ellenőrzések egyik résztémája a bérirattárolás helyzete volt. Főleg azt vizsgáltuk, hogy ez a tevékenység nem hat-e kedvezőtlenül a levéltár alapfeladatainak ellátására.

Főbb tapasztalataink az alábbiak:

• 11 levéltár esetében nem túl jelentős, a levéltári anyaghoz képest csekély arányú (5 % alatti) a bértárolt iratanyag, és a szakfelügyelők nem jeleztek érdemleges hátrányos hatást a szakmai munkára. 6 levéltárnál nagyobb volumenű (jóval 5 % fölötti) a bértárolás; közülük 5 esetében már jelentkeztek a szakmai munkavégzés szempontjából káros hatások, de ezek a raktárkapacitás és a technikai felszerelés terén elért fejlesztésekkel összevetve még nem dominánsak. Egy intézmény levéltári anyagának mennyiségét messze meghaladóan vállalkozott iratanyag bértárolására. (Erre a kérdésre alább még visszatérek.)
  
• Két intézmény, a Zala Megyei és a Borsod?Abaúj?Zemplén Megyei Levéltár 1998. január 1-jével, ill. 1999. január elsejével megszüntette bértárolási tevékenységét. A szakfelügyelői jelentések szerint mindkét esetben a szakmai munkákra gyakorolt negatív hatás váltotta ki a ?vállalkozás? abbahagyását. (Egyéb hátrányok mellett főleg a bértárolt iratokkal kapcsolatos nagy volumenű ügyfélszolgálati feladatok terhelték a munkatársakat.)
  
•  Nógrád Megyei Levéltár különleges helyet foglal el a bértárolást végző intézmények sorában. Levéltári anyagánál több mint másfélszer nagyobb mennyiségű, közel 15 000 folyóméternyi, lényegében az egész ország területéről származó iratanyagot tárol egy külön erre a célra megszerzett raktárépületben. A tevékenység ellátásához a megyei önkormányzat 2 fős személyzetet is biztosított. Szakfelügyelői vélemény szerint ezért az ilyen nagy mennyiségű bértárolást sem sínylette meg az intézmény szakmai munkája. Egy másik probléma azonban jelentkezett! Idézem a szakfelügyelő jelentésének erre vonatkozó részét: "A szakmai feladatok további színvonalas ellátását ... veszélyezteti az a körülmény, amitől a bértárolást nem támogató kollégák tartottak, vagyis hogy a fenntartó visszaél helyzetével, és az intézmény éves költségvetésének megállapításánál olyan helyzetet teremt, hogy a bértárolt iratok kezelésére átutalt és a vállalt feladatok többéves ellátásához szükséges pénzösszeget az intézmény kénytelen legyen a saját fenntartására fordítani. ... A levéltár az 1999-es költségvetési évben kénytelen lesz felélni azt a pénzt, ami a bértárolt iratok több éves (évtizedes) kezeléséhez szükséges, és mivel a raktári férőhelyek tulajdonképpen beteltek, további forrás előteremtése szinte megoldhatatlan. Amennyiben a megyei önkormányzat kötelezné az intézményt az eddigiekhez hasonló nagyságrendű bevétel tervezésére, a levéltár nem csak szakmailag, hanem egész működésében ellehetetlenülne.?
  
• A bérirattárolás sajátos formáját honosította meg a Vízügyi Levéltár. Az 1998. végi hivatalos adatok szerint 986 folyóméter iratot bértárol, ez az általa őrzött levéltári anyag 18,4 %-a. Bérirattárolás keretében egyrészt megszűnt (felszámolt/végelszámolt) gazdasági szervek, másrészt működő szervek külső irattározási feladatait látja el. (Javarészt a vízügyi ágazaton kívüli cégekről, intézményekről van szó.) A levéltár emellett szabad raktári kapacitásának egy részét bérbe adta különböző szintén bérirattárolással, iratrendezéssel foglalkozó vállalkozásoknak, aminek folytán ?? a szakfelügyelő jelentése szerint ?? a levéltári iratok, a levéltár és az egyes vállalkozások által bértárolt és kezelt iratok egy része a levéltár raktáraiban ?egymás mellett, vegyesen? találhatók. Ez ellentmond az Ltv. biztonságos őrzésre vonatkozó rendelkezésének, ezért a szakfelügyelő ennek az állapotnak a megszüntetését javasolta. (A levéltárigazgató ?? közlése szerint ?? azóta intézkedett is.)

Fentiek alapján megállapítható, hogy a közlevéltárak tekintélyes része, ezen belül az általános levéltárak többsége foglalkozik bérirattárolással. Néhány intézményben az évek során szerzett negatív tapasztalatok hatására felhagytak ezzel a tevékenységgel, egy levéltár (Szabolcs?Szatmár?Bereg Megyei Levéltár) viszont raktárkapacitásának bővülésével most tervezi kiterjeszteni azt. A jelenlegi helyzet ismeretében annyi már megállapítható, hogy szakmai és más szempontokból is nagyon veszélyes lehet, ha egy intézmény tevékenységében túlzott arányokat ölt a bérirattárolás. A Nógrád megyei példa erre az eshetőségre élesen rávilágít. Úgy vélem indokolt hangsúlyozni a levéltárak és fenntartóik közös felelősségét abban, hogy a közfeladat ellátására szervezett közlevéltárak ne váljanak lényegében vállalkozói típusú, magukat egyre nagyobb mértékben saját bevételből eltartó intézményekké, mert ez előbb-utóbb a szakmai alapfeladatok ellátásának háttérbe szorulásához vezet.
 

3. Nyilvántartások vezetése, a feldolgozó munkák végzése

a)  A levéltári anyag nyilvántartása

A LÜSZ által előírt nyilvántartások vezetésének állapota vegyes képet mutat. Az iratanyag levéltárba kerülésének nyilvántartására szolgáló gyarapodási naplót valamennyi intézmény rendszeresítette, a fogyatékok naplózása azonban már nem mindenütt szokásos. Általánosan használt a letéti napló, a védett levéltári anyag törzskönyve és a kölcsönzési napló. Hasonló mondható el a levéltári anyag raktári egységeit nyilvántartó raktári jegyzékről is, bár két egyetemi levéltárban ezt egyáltalán nem veszik fel.

 A levéltári anyag alapvető egységeit, a fondokat hitelesen rögzítő nyilvántartás ?? a LÜSZ szerint ?? a fondtörzskönyv, amelyet a 70-es évek első felében a levéltárak többsége elkészített, de 8 levéltár (2 megyei, 1 városi és 5 egyetemi) kivételével ma már teljesen elhalt dokumentumnak tekinthető. Régóta elterjedt az a vélemény, hogy fölösleges dologról van szó, mert más dokumentációk (így az ún. tervezési statisztikai segédlet) is lényegében ugyanazokat az adatokat rögzítik. (Megjegyzem: ez nagyjából igaz, ám a helyettesítők a hiteles fondnyilvántartás követelményeinek nemigen felelnek meg.) Mindössze a közlevéltárak felében rendszeres az egyes levéltári fondok ?élettörténetének? dokumentálására előírt belső fonddosszié használata.

 Összefoglalóan megállapítható, hogy a közel három évtizede kialakított belső nyilvántartási rendszer mielőbbi reformra szorul, csak ezt követően van esély a levéltári anyag hiteles és valóban naprakész nyilvántartására.

b)  A levéltári anyag rendszerezése

A levéltári fondok kialakítása általában szabályszerűen, a korábbi előírásoknak megfelelően történik a levéltárakban. Az egyetemi levéltárakban sajátos fondképzési szisztéma honosodott meg az elmúlt évtizedekben: nemcsak az intézmények, hanem ezen belül a karok, sőt az utóbbiak egyes szervezeti egységei (tanszékek) is külön-külön önálló levéltári fondot alkotnak. Ez az eljárás nem okoz ugyan gondot az iratanyag kezelésében, kutatásában, de kétségtelenül szakítást jelent azzal a szakmai alapelvvel, amely szerint egy szerv/intézmény egyenlő egy fonddal, a szerv, intézmény szervezeti egységei csak fondon belüli állagok lehetnek.

A fondoknak a LÜSZ által előírt egységes, a történeti korszakokra, ezeken belül szervtípusokra épülő fondfőcsoportos, fondcsoportos rendszerbe foglalása a fővárosi, a megyei és a városi levéltárakban megvalósult, a szaklevéltárakban ?? sajátosságaik miatt indokoltan ?? bizonyos változtatásokkal alapelveiben szintén érvényesült. (Kivételt képez Tatabánya Város Levéltára, ahol az intézmény létrejötte óta bekerült iratok rendszerezése ?? a személyi feltételek hiánya miatt ?? még nem történt meg.)

A szakfelügyelői jelentések szerint az 1990 előtt keletkezett iratanyagot illetően ez a rendszer alapvetően megfelelő, lényeges besorolási problémák nincsenek, kivéve a volt megyei MSZMP-archívumok iratanyagát. Ezen kívül gondok jelentkeztek a privatizált, felszámolt/végelszámolt gazdasági szervek és az 1990-ben létrejött helyi önkormányzatok iratainak besorolásánál. Itt csak a pártarchívumi iratok kérdésére térek ki röviden.

Az 1991. évi LXXXIII. törvény végrehajtása során a megyei levéltárakba került volt MSZMP-archívumok iratanyagát (MKP, MDP, MSZMP, Oktatási Igazgatóság, lapkiadó vállalat, DISZ, KISZ, MNDSZ, munkásőrség iratai) a 19 megyei levéltár különbözőképpen sorolta fondfőcsoportokba. A szakfelügyelők a következő ?megoldásokról? számoltak be: 

• az intézmények kb. fele követte a levéltári statisztikai adatszolgáltatásban 1996-ban előírtakat, és ennek megfelelően a XXXIII. (külön intézkedéssel levéltárba utalt iratok) főcsoportba osztotta be a teljes pártarchívumi iratanyagot,
• több levéltár választotta a XXVIII. (egyesületek), egy (Hajdú?Bihar Megyei Levéltár) pedig a XXXII. (gyűjtemények) főndfőcsoportot, szintén az összes pártarchívumi fond számára,
• a Zala Megyei Levéltár egy új, az előírásokban nem is létező XXXV. fondfőcsoportban helyezte el az irategyüttest, míg a Heves Megyei Levéltár egyelőre tartózkodott a besorolástól,
• azok a levéltárak, ahol a pártarchívum 1948 előtti MKP és/vagy MSZDP fondokat is tartalmazott, az MKP és MSZDP iratanyagot a XXXIII. (külön intézkedéssel levéltárba utalt iratok) fondfőcsoportba, míg az MDP és MSZMP iratait, a munkásőrség, az oktatási igazgatóság, a KISZ stb. irataival együtt a X. vagy XXVIII. (egyesületek) főcsoportba helyezték.

Véleményem szerint semmiképpen nem fogadható el az a módszer, amely alapján a közhatalmat közvetlenül gyakorló, állampárti MDP-MSZMP, továbbá a fegyveres testületként működő munkásőrség, a vállalatként tevékenykedő lapkiadó és az intézményként funkcionáló oktatási igazgatóság iratai a civil, félcivil egyesületekkel egy kalap alá kerülnek. Két megoldást tartok lehetségesnek. Az első: az MDP és MSZMP iratokat a XXXIII. fondfőcsoportba, míg a többi fondot jellegének, a létrehozó tevékenységi körének megfelelő (MKP, DISZ, KISZ, MNDSZ az egyesületi, lapkiadó a vállalati stb.) főcsoportba soroljuk. A másik megoldás, amit inkább támogatni tudok, és a levéltárak többsége is ezt választotta: a teljes volt pártarchívumi anyagot a XXXIII. fondfőcsoportba osztjuk be (természetesen azon belül fondokra tagolódik az iratanyag). Ezzel mellesleg egy lényegében szervesen kialakult, levéltártörténetileg egyedülálló irategyüttest is ?? mintegy mementóként ?? együtt tarthatnánk.

A szakfelügyelői ellenőrzés tapasztalatai alapján úgy látom, helytelen lenne, ha ?? a fondfőcsoport-rendszer revíziója során ?? még egyszer elkövetnénk az elődeink által egyszer már elkövetett hibát azzal, hogy a levéltári rendszerezésnél a legaprólékosabban érvényesítjük a történelmi időszakokat, alidőszakokat, és ezáltal szervesen összetartozó fondokat vágjunk ketté. Ugyanakkor az átjelzetelés elkerülése céljából indokolatlannak vélem a rendszer utólagos megváltoztatását. Véleményem szerint új fondfőcsoport létesítése egyedül az 1990-ben létesült helyi önkormányzatok iratanyaga számára indokolt.

 c)  levéltári anyag rendezése, segédletkészítés

A szakfelügyelők ellenőrzésük során elsősorban e munkafajták tervszerűségét, volumenét, a rendezettségi és segédleteltségi állapotot, a segédletek hozzáférhetőségét és a számítógép használatának jellemzőit vizsgálták. Jelentéseikben részletesen feltárták a jelenlegi helyzetet.

 Ezek alapján elsősorban az szűrhető le tapasztalatként, hogy az általános levéltárak és a városi levéltárak feldolgozó munkáit, hasonlóan a gyűjtőterületi feladatvégzéshez, 1991-től rendkívüli mértékben visszavetették a különböző kárpótlási törvényekből, a csődtörvény végrehajtásából és a titkos iratok felülvizsgálatából reájuk háruló nagyvolumenű kampánymunkák, olykor ezeken kívül a fentebb már tárgyalt bérirattárolási ?vállalkozás? is. Több intézményben komoly restancia halmozódott fel, amelynek fokozatos felszámolása 1997-től kezdődhetett meg. Az általában kedvezőtlen személyi feltételek mellett rövid időn belül ?? komoly erőfeszítés nélkül ?? csodát nem nagyon lehet várni a rendezettségi és főleg a segédleteltségi színvonal lényeges javulását illetően. Sürgősen elérendő célként szükséges kitűzni azt, hogy a fond- és állagjegyzék valamennyi közlevéltárban naprakész legyen. Kívánatos volna emellett a nemzetközi levéltári segédletkészítési szabványnak, az ISAD/G-nek (megjelent a Levéltári Szemle 1995/2. számában) megfelelő segédletek készítése. (Budapest Főváros Levéltárában már megkezdődött ez a munka.)

 A levéltárak túlnyomó része 1990 óta csak elvétve, vagy egyáltalán nem publikált segédletet. (Utóbbiak sorába 11 általános, 3 városi és 3 szaklevéltár tartozik.) E téren a szaklevéltárak állnak jobban; néhánynak repertóriuma is megjelent, a Hadtörténelmi Levéltár fond- és állagjegyzékét 1998-ban, az összes egyetemi levéltárét 1997-ben adták ki.

Örvendetes fejlemény viszont a számítógép használatának terjedése, olykor már közösen alkalmazott programok alapján. Az adatbázis jellegű segédletek készítésében elsősorban Budapest Főváros Levéltára és a Vízügyi Levéltár játszik úttörő szerepet. 1999 őszétől 7 közlevéltár fond- és állagjegyzéke már olvasható, és ugyanennyié ?? a tervek szerint ?? 2000-től lesz olvasható az interneten.

Végül megemlítem a volt pártarchívumi iratok feldolgozásának problémáját. A megyei levéltárak ?? noha egy részük már elvégezte a rendezést ?? nagyon várják az ígért központi útmutatót.

d)  A levéltári anyag selejtezése

A már levéltárban őrzött iratanyagból a nem maradandó értékű iratok eltávolítása és selejtezés útján történő megsemmisítése rendkívül felelősségteljes munka. A levéltáros komoly dilemma előtt áll: a selejtezéssel nem pusztít-e el olyan dokumentumot, amelynek adataira később esetleg szükség lehet; illetve ha nem selejtez, az értéktelen papírokhoz való ragaszkodás miatt esetleg komoly forrásértékű iratok számára nem jut tárolóhely. A nemzetközi tapasztalatok egyértelműen a felelősség, vagyis a megfontolt, szakmailag jól előkészített és dokumentált selejtezés vállalása mellett szólnak.

Közlevéltárainknak mintegy fele viszonylag rendszeresen végez érdemi selejtezést, közülük azonban a vizsgált 1994?1998 közötti időszakban csak kevesen ?? a szakfelügyelői jelentések szerint: Budapest Főváros Levéltára, a Bács?Kiskun, a Borsod?Abaúj?Zemplén, a Hajdú?Bihar, a Heves és a Jász?Nagykun?Szolnok Megyei Levéltárak ?? tartották be maradéktalanul a LÜSZ (ebben a vonatkozásban hatályban lévő) előírásait, a többi intézmény viszont különböző mértékben figyelmen kívül hagyta azokat. Van olyan intézmény (Győr?Moson?Sopron Megye Győri Levéltára), amely egyértelműen végzett iratselejtezést, de a szakfelügyelőnek nem tudta dokumentálni, hogy milyen iratanyagban folyt ez a munka. Máshol előfordult, hogy selejtezési jegyzőkönyv felvételének mellőzésével semmisítettek meg iratokat, de a jelzett levéltárak közül selejtezési jegyzőkönyvet készítők egyike sem terjesztette fel jóváhagyásra azt a minisztérium illetékes szervezeti egységéhez. Utóbbiak eljárásukat többnyire azzal indokolták, hogy hatályos ügykörjegyzék és irattári terv alapján válogatták ki a selejt iratokat, ezért nem tartották szükségesnek a jóváhagyatást. (Ehhez két megjegyzés kívánkozik: 1. az előírások ilyen esetben sem adnak felmentést a jóváhagyatási kötelezettség alól, 2. az ügykörjegyzékek/irattári tervek zöme 1?2?3 évtizeddel korábban készült, így többségük elavultnak tekinthető.)

Az ellenőrzés tapasztalatai alapján szükségesnek tartom, hogy ?? miután a szakfelügyelet ezt már megtette ?? a minisztérium is felhívja a levéltárakat a selejtezési szabályok betartására. Kívánatos volna ugyanakkor az is, hogy a központi selejtezési ügykörjegyzékek készítése intenzívebbé váljon.

4. Az 1998. évi költségvetési céltámogatás felhasználása

A minisztérium, ill. a Levéltári Kollégium által a veszélyeztetett levéltári anyag megmentése céljából 1998-ban biztosított támogatás felhasználását 13 közlevéltárnál (BFL, Csongrád, Hajdú?Bihar, Komárom?Esztergom, Somogy, Szabolcs-Szatmár?Bereg és Vas megyei levéltárak, Székesfehérvár Város Levéltára, a Műegyetem, a Testnevelési Egyetem, a Képzőművészeti Főiskola, a Kertészeti és Élelmiszeripari Egyetem és a Gödöllői Agrártudományi Egyetem levéltárai) ellenőriztük. A szakfelügyelők 12 helyen az elnyert támogatások pályázati céloknak megfelelő, rendeltetésszerű felhasználását állapították meg. A Testnevelési Egyetem Levéltáránál a szakfelügyelői látogatás során nem lehetett hitelt érdemlően ellenőrizni a felhasználást, ezért itt 2000-ben meg kell ismételni az ellenőrzést.

* * *

A 2000. január 1-jétől megvalósuló egyetemi integráció miatt időszerű kérdés az egyetemi levéltárak ügye. Három olyan integráció jön létre, amelynek keretébe több működő, ugyanakkor általában elégtelen személyi és tárgyi feltételekkel rendelkező levéltár is kerül. Ezek sorába tartoznak a SOTE és a Testnevelési Egyetem, a Pannon és a Veszprémi Egyetem, valamint a Gödöllői, a Kertészeti és az Állatorvosi Egyetem levéltárai. Célszerű lenne integrációs szervezetenként a létező levéltárakat egy levéltári intézménnyé összevonni, ami által ?? az erők koncentrálásával ?? nyilván könnyebb elérni a működési feltételek régóta indokolt javítását is. Természetesen nincs szükség a különböző településeken lévő levéltári anyagok fizikai összevonására, az intézménynek ?? pl. a megyei levéltárakhoz hasonlóan ?? fióklevéltára(i) is lehet(nek).

Tudtommal az Egyetemi Levéltári Szövetség elnöke már hasonló kezdeményezéssel élt, amit fentiek értelmében messzemenően támogatok.

II. NYILVÁNOS MAGÁNLEVÉLTÁRAK

Magyarországon jelenleg 42 nyilvános magánlevéltár működik. Közülük 39-et a különböző egyházak, hármat (Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár, Tudománypolitikai Intézet Kisgazda Levéltára, Mindszenty Levéltár) egyéb szervezetek tartanak fenn. 1999-ben kapott nyilvános magánlevéltári státust a Baranyai Református Egyházmegye Levéltára és az Orosházi Evangélikus Gyülekezet Levéltára.

A szakfelügyelet az év folyamán 24 nyilvános magánlevéltárban tekintette át az Ltv.-ben előírt követelmények érvényesülésének helyzetét és az Ltv. alapján pályázati úton nyújtott költségvetési céltámogatások szakmai hasznosulását. E levéltárak: Tudománypolitikai Intézet Kisgazda Levéltára, Magyarországi Mindszenty Levéltár, Prímási Levéltár, Egri Főegyházmegyei Levéltár, Veszprémi Érseki és Veszprémi Főkáptalani Levéltár, Székesfehérvári Püspöki és Székeskáptalani Levéltár, Szeged-Csanádi Püspöki Levéltár, Szombathelyi Püspöki és Vasvár?Szombathelyi Székeskáptalani Levéltár, Pécsi Püspöki Levéltár, Pécsi Káptalani Levéltár, Debreceni Egyházmegyei Levéltár, Görög Katolikus Püspöki Levéltár, Bencés Főapátság Levéltára, Magyar Piarista Rendtartomány Központi Levéltára, Soproni Társaskáptalan Levéltára, Magyarországi Református Egyház Zsinati Levéltára, Sárospataki Református Kollégium Tudományos Gyűjteményei Levéltára, Dunántúli Református Egyházkerület Levéltára, Békéscsabai Evangélikus Egyházközség Levéltára, Soproni Evangélikus Gyülekezet Levéltára, Magyarországi Unitárius Egyház Levéltára, Magyarországi Baptista Egyház Levéltára, Magyar Zsidó Levéltár, Magyarországi Román Ortodox Egyház Levéltára.

1. A működés szervezeti feltételei

Az elmúlt években folytatódott a nyilvános magánlevéltárak működésének szervezettebbé válása. Ennek egyik jellemző vonásaként újabb intézményekben lépett hatályba szervezeti és működési szabályzat (Sárospataki Református Kollégium Gyűjteményei Levéltára, Soproni Evangélikus Gyülekezet Levéltára; az Unitárius Egyház Levéltárának szabályzata is elkészült). Több egyházi levéltár (debreceni, egri és székesfehérvári katolikus, pápai és sárospataki református levéltárak, Unitárius Egyház Levéltára, Magyar Zsidó Levéltár) más közgyűjteménnyel közös szervezeti keretben működik.

2. A levéltári anyag raktározásának, őrzésének körülményei

E téren érzékelhető fejlődésről lehet számot adni. Az ellenőrzött levéltárak nagyobb részében lényegesen javultak a tárolási feltételek. Kiemelkedő előrelépést jelent a Görög Katolikus Püspöki Levéltárban, a Magyarországi Unitárius Egyház Levéltárában, a Magyarországi Baptista Egyház Levéltárában és a Magyar Zsidó Levéltárban végrehajtott korszerűsítés (megfelelő polcrendszer kialakítása, biztonsági és klímaberendezés felszerelése, iratanyag dobozolása). Hasonló modernizálást hajtottak végre a Magyarországi Református Egyház Zsinati Levéltárában, azonban ez ?? sajnálatos módon ?? egyúttal területvesztést is jelentett az intézmény számára, ami miatt az iratanyag egy részét a földön kénytelen tárolni. Komoly férőhelyhiánnyal küzd a Prímási Levéltár (az esztergomi Bazilika tetőterében rossz körülmények között lévő kb. 1300 fm. irat megfelelő elhelyezéséről kellene sürgősen gondoskodni). A kizárólag levéltári anyag tárolására hivatott raktárhelyiség több intézménynél (így a Szeged?Csanádi Püspöki Levéltárban, a Szombathelyi Püspöki és Vasvár?Szombathelyi Székeskáptalani Levéltárban) egyúttal kutatóterem céljait is szolgálja, ami az Ltv. szerint nem elfogadható állapot. A nagy hőingadozás miatt az iratok fennmaradását veszélyeztetik a fűtetlen raktárak, ezért minél hamarabb törekedni kell e hiányosság megszüntetésére. Sürgős intézkedés szükséges a Pécsi Káptalani Levéltár raktárának felújítása és a Békéscsabai Evangélikus Egyházközség Levéltára vizes helyiségekben tárolt veszélyeztetett iratanyagának megfelelő elhelyezése érdekében. Régóta húzódó probléma a katolikus plébániákon (különösen a pappal nem rendelkezőkön) lévő levéltári anyag begyűjtése az egyházmegyei levéltárakba. A munka megkezdődött (pl. a Debreceni Egyházmegyében), döntő eredmény csak a raktárkapacitás növekedésével érhető el. Örvendetes, hogy a Kisgazda Levéltár a párt székházában visszakerült eredeti helyére.

3. Személyi és technikai feltételek

A nyilvános magánlevéltárak korábban jobbára elégtelen személyi feltételei kedvező irányban mozdultak el az elmúlt években. Ez mindenekelőtt a levéltárfenntartók erőfeszítésének köszönhető. A helyzet azonban még messze nem megnyugtató, mert ugyan néhány intézmény kivételével a vizsgált levéltárakban a legalapvetőbb feladatok ellátására elégséges személyzet (van ahol ez csak egy négyórás alkalmazottat jelent!) áll rendelkezésre, azonban rendszeres szakmai feldolgozó munkára csak néhány levéltár képes az adott körülmények között. Kiemelkedő személyi feltételekkel rendelkezik a Dunántúli Református Egyházkerület Levéltára (2 levéltáros teljes, egy fél munkaidőben.)

Áthidaló megoldásként konkrét feladatok elvégzésére több helyen éltek a megbízásos munkaerő alkalmazásának lehetőségével.

Alacsony szintről indulva jelentősen javultak a technikai feltételek. Szinte valamennyi levéltárban rendelkezésre áll a xerox-másológép, a legtöbb intézmény számítógépet is birtokol, ha legtöbbször nem is a legkorszerűbbet. Kiemelkedően jól ellátottnak minősíthető e szempontból a Prímási Levéltár, a Református Egyház Zsinati Levéltára és a Magyar Zsidó Levéltár.

4. A levéltári kutatás biztosítása

A nyilvános magánlevéltárak lehetőségeik függvényében igyekeznek kielégíteni a felmerülő kutatási igényeket. A vizsgált intézmények közül a legnagyobb kutatóforgalmat (az 1998. évi adatok szerint) a Baptista Levéltár (434 kutatási eset), az Egri Főegyházmegyei Levéltár (232 kutatási eset), a Veszprémi Érseki és Főkáptalani Levéltár (199 kutatási eset) és a Prímási Levéltár (170 kutatási eset) bonyolítja le. A csekély (50 folyóméter alatti) mennyiségű iratanyagot őrző intézmények közül 64 kutatási esettel kiemelkedik a Kisgazda Levéltár kutatóforgalma.

Külön, jól berendezett kutatószoba áll a kutatók rendelkezésére a Kisgazda Levéltárban, a Prímási Levéltárban, a Veszprémi Érseki és Főkáptalani Levéltárban, a Református Egyház Zsinati Levéltárában, a Sárospataki Református Kollégium Tudományos Gyűjteményei Levéltárában és a Magyar Zsidó Levéltárban. Ezzel ellentétben a kutatási feltételek nem megfelelőek a fenti 2. pontban említett (csak a raktárban való kutatást biztosító) levéltárakon kívül a Pécsi Püspöki és a Pécsi Káptalani Levéltárban.

A vizsgált levéltárak, illetve fenntartóik közül néhány még nem tett eleget a kutatási szabályzat elkészítésére vonatkozó törvényi előírásnak. Néhány helyen az alapvető kutatási nyilvántartások felfektetése is a jövő feladata. A szakfelügyelők jelentéseikben felhívták a figyelmet e hiányosságok pótlásának szükségességére.

5. A szakmai munka mennyiségét és minőségét elsősorban a személyi feltételek szabják meg. Ennek megfelelően a levéltári anyag nyilvántartása, feldolgozása és gyarapítása a legtöbb intézménynél még nem éri el a kívánatos színvonalat. Egyes levéltárak azonban már ma is figyelemre méltó tudományos és közművelődési tevékenységet fejtenek ki alapfeladataik ellátása mellett.

6. Az 1998. évi költségvetési céltámogatások felhasználásának ellenőrzése során a szakfelügyelők a kapott összegek rendeltetésszerű elköltését állapították meg. A Pécsi Káptalani Levéltár az eredetileg villanyszerelésre elnyert 300 ezer Ft-ot a Kincstár engedélyével számítógép beszerzésére fordította, amelyet viszont ?? villany hiányában ?? egyelőre nem tud alkalmazni. (A feltételek hiánya miatt nem használhatta fel az iratrendezésre kapott 60 ezer Ft-ot sem.)

A nyilvános magánlevéltáraknak járó támogatás elsősorban technikai berendezések (fénymásoló, számítógép, klímaberendezés, telefon/fax) beszerzését, kutatóterem berendezését, feldolgozási munkák megbízási díjainak fedezését, valamint segédletek, forráskiadványok megjelentetését segítette elő. A veszélyeztetett levéltári anyag megmentése címen elnyerhető támogatásból viszonylag kevés levéltár részesült. Ezeket az összegeket raktári állványzat beszerzésére, iratrestaurálásra és mikrofilmeztetésre fordították.

* * *

Összefoglalóan megállapítható, hogy az ellenőrzött 23 nyilvános magánlevéltár közül 22 alapvetően megfelel az Ltv.-ben előírt követelményeknek, bár jónéhány közülük el nem hallgatható problémákkal küzd. A fenntartók nagyobb figyelmének és az 1996 óta létező költségvetési céltámogatásnak köszönhetően az elmúlt években kétségtelenül jelentős javulás tapasztalható a működési feltételekben, a több évtizedes elhanyagoltságból eredő hiányosságokat azonban csak hosszabb távon, további erőfeszítésekkel és lehetőleg nagyobb, az élenjárókat vissza nem fogó, ugyanakkor a lemaradtakat felkaroló költségvetési támogatással lehet felszámolni. Mindenekelőtt a raktári férőhelynövelésre (az egyházi ingatlanok visszaadása során erre is gondolni szükséges!), a raktározási körülmények és a személyi feltételek javítására kellene koncentrálni az erőket.

Az egyes szakfelügyelői jelentések számos konkrét javaslatot is tartalmaznak a közeljövő teendőit illetően. E helyen egyetlen levéltárat kell megemlítenem, a Soproni Társaskáptalan Levéltárát, amely jelenleg nem működik, így nem felel meg a nyilvános magánlevéltár törvényben előírt kritériumainak. Ebben az ügyben hivatalosan megkerestem az Országos Katolikus Gyűjteményi Központot a szükséges intézkedések megtétele céljából.

III. ÖSSZEGZÉS

A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak 1999. évi szakfelügyeleti ellenőrzése során feltárt szakmai hiányosságok okai összetettek. Ezek sorában a működési feltételek gyakori elégtelensége, a rendszerváltoztató törvényekből következő hosszú éveken át végzett tömeges rendkívüli munkák miatti túlterheltség mellett ?? ha nem is általánosan ?? megtalálhatjuk a szubjektívebb tényezőket is; a látványosabb, a közvélemény figyelmét jobban felkeltő helytörténeti kutatómunka, kiadványkészítés és közművelődési tevékenység közel sem sínylette meg annyira e rendkívüli évtizedet.

Mindezeken túlmenően jelentős mértékű elbizonytalanodás is bekövetkezett a szakmai szabályokat illetően; ami érthető, hiszen 1990-et követően csak hosszú évek múlva 1995-ben került tető alá a levéltári törvény, és ?? a szakmai feladatellátás szempontjából ez még fontosabb ?? mind a mai napig hiányzik a törvény értelmében miniszteri rendelettel meghatározandó szakmai követelményrendszer. (Mellesleg jegyzem meg, hogy ez a körülmény alaposan megnehezíti a szakfelügyelet munkáját is.)

Ezért nem lehet eléggé hangsúlyozni e miniszteri rendelet mielőbbi megalkotásának és kiadásának sürgősségét.

Budapest, 2000. január 10.

Dr. Lakos János s.k. c. főigazgató levéltári vezető szakfelügyelő

Beszámoló a

Nemzeti Kulturális Örökség minisztériuma

Levéltári Kollégiuma 1999. éves működéséről

 

A 18/1998 (V. 13.) MKM rendelettel a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma szakértői testületeként létrehozott Levéltári Kollégium 1999 folyamán hat ízben tartott ülést, amelyeken a jogszabály által meghatározott feladatkörében felvetődött kérdéseket tárgyalt.

Tevékenységének középpontjában a minisztérium által a ?veszélyeztetett állapotú levéltári anyag megmentésére? illetve a ?nyilvános magánlevéltárak költségvetési támogatására? kiírt pályázatok elbírálása, a pályázati támogatások felosztására vonatkozó javaslatok előkészítése; Az általános levéltárak raktározási feltételeinek javítására szolgáló fejlesztési program koncepciója címmel készült kormány-előterjesztés előzetes szakmai vitája; a kollégiumi munkabizottságok tevékenységének figyelemmel kísérése; a Levéltári Szakfelügyelet munkájával kapcsolatos kérdések álltak.

Napirendre került az említetteken kívül,

az egyetemi integrációval összefüggésben az egységes egyetemi levéltárak létrehozása,

az ORFK megkeresésére, a belügyminiszter által ?a veszélyes bűnözők ellenőrzése? ügyében kiadott parancs végrehajtása során keletkezett iratok selejtezése,

a Magyar Országos Levéltár és a Történeti Hivatal közötti gyűjtőköri elhatárolás,

az elektronikus iratkezelés és adattovábbítás rendszerének a központi kormányzati szerveknél történő bevezetéséről szóló tájékoztató.

Az ülések közötti időben a folyamatos koordináló és adminisztratív tevékenységet a Magyar Országos Levéltár főigazgatója mint kollégiumi elnök és a Kollégium titkára látta el. Ez utóbbi feladatkört a Magyar Országos Levéltár munkatársai Reisz T. Csaba, majd Gácsi Varga Krisztina látták el.

A ?veszélyeztetett állapotú levéltári anyag megmentésére? kiírt pályázat elbírálása és a felosztásra irányuló javaslat kialakítása a beszámoló évében is komoly felelősséget rótt a Kollégium tagjaira. Annál is inkább, mert az előző évhez képest 50%-kal megemelt pályázati összeg valamennyi hazai levéltár számára egyedülálló lehetőséget biztosít az intézmények technikai (állományvédelmi, mikrofilmezési, biztonsági) fejlesztéséhez, az egyedi értékű levéltári anyag őrzési feltételeinek javításához, a pusztulásnak indult illetve súlyosan károsodott levéltári anyag megmentéséhez (restaurálás, konzerválás, mikrofilmezésre történő előkészítés).

A zártkörű, meghívásos pályázatra a Magyar Országos Levéltártól, a területi általános levéltáraktól, a települési önkormányzati levéltáraktól, az állami szaklevéltáraktól, felsőoktatási levéltáraktól, nyilvános magánlevéltáraktól érkeztek be igények. Tekintettel arra, hogy a pályázók közül a Történeti Hivatal, a Győri Evangélikus Gyülekezet Levéltára és az Orosházi Evangélikus Gyülekezet Levéltára nem szerepeltek a bejegyzett magyarországi levéltárak között, pályázataikat a Kollégium figyelmen kívül hagyta. Ily módon 60 intézmény 162 pályázatáról született döntés. Az igényelt támogatás összege 286 361 265 Ft volt, ami alig valamivel haladta meg az 1998. évi szintet. A felosztható összeg 147 500 000 Ft volt. A Kollégium az előző évi pályázati tapasztalatok és változatlanul fenntartott prioritások figyelembe vételével 117 pályázatot részesített támogatásban. A döntéseknél tekintettel volt a nyilvános magánlevéltárak számára biztosított állami költségvetési támogatásra valamint arra a korábbitól eltérő helyzetre, hogy a Nemzeti Kulturális Alapprogram 1999-ben nem hirdetett meg külön állományvédelmi célú pályázatot.

A rendelkezésre álló összegből a Magyar Országos Levéltár 18,98% (1998: 21,44), az önkormányzati levéltárak 66,39% (1998: 65,23) ? Budapest Főváros Levéltára ebből 15,11% (1998: 7,33) ? a szaklevéltárak 5,46% (1998: 8,81), a nyilvános magánlevéltárak 9,16% (1998: 4,51)) arányban részesültek.

Tartalmilag egy-egy levéltár adott évi ?nagyberuházásától? eltekintve elsősorban a levéltári anyag restaurálására, raktári állványzat, savmentes dobozok, mikrofilm-leolvasó/másoló berendezések, speciális tárolóeszközök beszerzésére, a központi és területi állományvédelmi és reprográfiai műhelyek korszerűsítésére, bővítésére, az állományvédelemhez szükséges nyersanyagok vásárlására, a nagy tömegű 20. századi levéltári anyag átselejtezésére és mikrofilmezésre történő előkészítésére vonatkozó igények fogalmazódtak meg. Az előző évhez képest kevesebb pályázat vonatkozott savmentes dobozok és raktári állványok vásárlására, biztonsági berendezések beszerzésére. A szakmai és pénzügyi előkészítés néhány kivételtől eltekintve szabályszerű volt.

A döntések során, amikor is az érintett kollégiumi tagok nem szavaztak, elsőbbséget élveztek ? sorrendben ? a ?nagyberuházások? megvalósításához kért ? és részarányosan figyelembe vett ? igények, a restaurálási, köttetési munkák, az állományvédelmi és reprográfiai műhelyek felszerelése, a selejtezési és mikrofilm-előkészítési feladatok, a raktári állványok, a savmentes dobozok, a speciális tárolóeszközök, a mikrofilmleolvasó/másoló készülékek beszerzése. A restaurálási munkák esetében több pályázónál a Kollégium felhívta a figyelmet arra, hogy a tervezett munkákat csak szakmailag elismert műhelyekben végeztethetik el. Fenntartotta magának a testület azt a jogot, hogy a támogatási feltételek nem teljesülése esetén felfüggessze a megítélt összeg folyósítását.

A ?nyilvános magánlevéltárak költségvetési támogatására? kiírt pályázat esetében 30 intézmény 58 pályázatára 20 000 000 Ft került felosztásra.

Az általános levéltárak raktározási feltételeinek javítására szolgáló fejlesztési program koncepciójáról a testület széleskörű vita után, szótöbbséggel, alakította ki álláspontját, amelyet eljuttatott a NKÖM Levéltári osztályához. Az állásfoglalás ? több tartalmi észrevétel megfogalmazása mellett ? egyetértett a koncepció alapelveivel, azt továbbvitelre alkalmasnak találta

Ugyancsak megküldte állásfoglalását az Országos Rendőrfőkapitánysághoz a ?veszélyes bűnözők nyilvántartásával összefüggő iratok? selejtezési eljárását illetően.

A Kollégium egyet értett a Levéltári Szakfelügyelet Szervezeti és Működési Szabályzatának kiadásával, az 1998. évi munkáról szóló beszámolóval, az 1999. és 2000. évi munkatervekkel. Véleményét továbbította a NKÖM Levéltári osztályához.

A kollégiumi munkabizottságok közül folyamatos aktív tevékenységet fejtett ki az állományvédelmi, az iratkezelési és a fondszerkesztési/segédletkészítési bizottság. A Kollégium megvitatta és elfogadta az állományvédelmi munka meghatározó kérdéseit tartalmazó témakatalógust, tudomásul vette a fondszerkesztési alapelvek módosításával kapcsolatos előzetes szóbeli tájékoztatót és egyet értett az iratkezelési munkabizottság feladatkörének a selejtezési alapelvek kidolgozásával történő kibővítésével.

Nem hallgathatjuk el, hogy az egyes kollégiumi munkabizottságok felállítása és működése kapcsán a testület ismételten szembekerült azzal a ténnyel, hogy mind kevesebb a szakterületen azoknak a száma, akik az elmélyült elemző szakmai munkához kellő tapasztalattal és kedvvel rendelkeznek.

Gecsényi Lajos

Beszámoló a

Magyar LEvéltárosok egyesülete Választmányának

1999. november 30-i üléséről

Jelen voltak: Erdmann Gyula elnök, Ódor Imre alelnök, Alföldi Vilma, Á. Varga László, Bősze Sándor, Böőr László, Radics Kálmán, Sölch Miklós, Blazovich László, Szögi László, Sarusi Kiss Béla, Breinich Gábor választmányi tagok. A választmányi ülés közben érkezett Gecsényi Lajos állandó meghívott.

Erdmann Gyula tájékoztatást adott a nemzetközi kapcsolatokra pályázati úton nyert pénz felhasználásáról. Az Egyesület a pénzt külföldi tanulmányutak szervezésére kívánja felhasználni, amire a pályázatokat októberben kiírta és közzétette. A Választmány határozata: Németországba egy hónapos tanulmányútra a következő sorrendben javasolják a pályázókat: Németh Ildikó (GyMSML Soproni Levéltára), Szabó Csaba (BFL), Szendiné Orvos Erzsébet (HBML).

A Választmány határozata alapján Blazovich László javasolta a Német Levéltárosok Szövetségének, hogy első ütemben két főt fogadjanak, lehetőleg 2000. tavaszán. Szovjet utódállamokba történő feltáró munkára Varga Éva (Székesfehérvári Városi Levéltár) és Gorjanac Radojka (NKÖM Levéltári Osztálya) adott be pályázatot. A Választmány hozzájárult mindkét pályázó kiküldéséhez, azzal a feltétellel, hogy az utazást nagyon alaposan elő kell készíteni (kutatási terv, kutatandó anyag jelzete és időbeni kikérése). Ezt követően kerülhet sor a kiutazásra. Blazovich László bejelentette, hogy a holland levéltárosok is jelezték szándékukat magyar levéltárosok fogadására. A Választmány határozata: tudomásul vesszük, de ez még további előkészületeket igényel.

Erdmann Gyula tájékoztatást adott az egy célra nyert pályázati pénzek felhasználásáról. A Kincstárak, levéltárak kötet előkészítése jól halad, a szerződések januárban megköthetők, így a pénz felhasználható. Az 1848?49-es kötet nyomdakész, 2000-ben megjelenik, a pályázati pénz felhasználható.

Gondot jelent az állományvédelem-képzési pályázaton elnyert 1+1 millió forint felhasználása. Eddig semmiféle képzést nem sikerült beindítani a szakemberek, megfelelő tanműhelyek, intézmények hiányában. Gecsényi Lajos ezzel kapcsolatban hangsúlyozta, hogy a Magyar Országos Levéltár (MOL) csak asszisztensi képzést tud adni, az Albrechtné Kunszeri Gabriella által összeállított 120 órás tanfolyam végeredményeként. Á. Varga László javasolta levéltárosok részére legalább négy előadásból álló állományvédelmi tanfolyam szervezését és annak az MLE általi támogatását 2000. első félévében.

Az Egyesület pályázatot ad be a 2000. évi vándorgyűlés illetve az Egyesület szekcióinak működési támogatására az NKA Levéltári Kollégiumához.

A Választmány állást foglalt a 2000-ben induló segédlevéltáros képzés támogatásában is. Erre szintén pályáznia kell az Egyesületnek.

Erdmann Gyula tájékoztatást adott a 2000. évi vándorgyűlés és a közgyűlés előkészületeiről, majd javaslatokat kért a szakmai programokra. Blazovich László javaslata: Hagyomány és korszerűség a magyar levéltárügyben az ezredfordulón. Többen javasolták egy vagy két neves előadó felkérését a magyar államiság ezeréves múltjáról szóló előadás megtartására. Á. Varga László javasolta a magyarországi levéltári nyilvántartások helyzetének megvitatását, illetve a fondszerkesztési alapelvek megváltoztatásának megtárgyalását. Ezt követően foglalkozott a Választmány a tisztújító közgyűlés előkészítésével, amely szintén Gyulán kerül megrendezésre 2000. május 30-án. A Választmány javasolta az alapszabály módosítását: indokoltnak látja két alelnök megválasztását, ugyanakkor a titkár személyére vonatkozóan indokolatlannak tartja az egy intézményen belüli összeférhetetlenség kimondását. Ennek megfelelően szükséges az elnökség tagjainak feladat-meghatározását az alapszabályban módosítani. Javaslatot tett a Választmány a jelölőbizottság tagjaira. A tisztújító közgyűlésen a jelölőbizottság vezetője Böőr László (PML Nagykőrösi Osztálya), tagjai: Dóka Klára (MOL), Sarusi Kiss Béla (BFL), Rózsa György (BAZML), Labádi Lajos (CsML Szentesi Levéltára), Dominkovits Péter (GyMSML Soproni Levéltára), Ódor Imre (BML), Major Zoltán (HBML), Farkas Gyöngyi (Hadtörténelmi Levéltár) és Hegedűs András (Prímási Levéltár).

Erdmann Gyula értékelte az Egyesület lapjának, a Levéltári Szemlének egyéves működését. Megállapította, hogy a jelenlegi szerkesztőség ? és a főszerkesztő Radics Kálmán ? nehéz helyzetben vette át a lapot, amiért köszönettel tartozik a Választmány. Gecsényi Lajos elmondta, hogy a MOL miért nem tudta 1998-ban átvenni a Levéltári Szemlét. Úgy vélte, hogy a Szemle színvonala egy év alatt visszaesett. Ennek okát alapvetően abban látta, hogy a főváros (MOL, BFL, akadémiai intézetek, egyetemek stb.) szerzői gárdáját nem sikerült a Szemle mellé állítani. Mivel a Levéltári Szemle a szakma egyetlen élő folyóirata, szükségesnek tartja a fővárosi levéltárak és intézmények hatékonyabb bevonását. Ennek érdekében javasolta az alábbiakat:

A Levéltári Szemle az Egyesület és a MOL közös kiadású lapja legyen, ahol a szerkesztőség és a kiadó címe: Budapest, Bécsi kapu tér 4. A MOL biztosítja a technikai szerkesztést és a folyóirat előállítását. A lap főszerkesztőjére ? akinek a feladata a lap irányvonalának, profiljának, struktúrájának és stratégiájának meghatározása ? javaslatot az Egyesület tegyen. A MOL tesz javaslatot egy felelős szerkesztőre, akinek a feladata a Szemle tartalmának konkrét előterjesztése, a megjelentetéshez szükséges egyéb feladatok ellátása (számítógépes szerkesztés, nyomda). A főszerkesztő és a felelős szerkesztő munkáját a MOL és az Egyesület által javasolt szerkesztők segítik. Anyagilag a lap megjelenését továbbra is az NKA Levéltári Kollégiuma által kiírt pályázatnak kell döntő részben biztosítania.

Radics Kálmán üdvözölte a MOL segítő szándékát. Hangsúlyozta, hogy a lap szerkesztésének feltétlenül egy kézben kell lennie. Elismerte, hogy valóban nem sikerült bevonnia fővárosi szakembereket és kollégákat, valamint, hogy a szerkesztőség csaknem egész év alatt szerző- és anyaghiánnyal küzdött. Erdmann Gyula és a Választmány többi tagja hangsúlyozta Radics Kálmán érdemeit a lap folyamatos megjelenésének biztosításában. Ezt követően hosszas vita alakult ki a Választmányban a szerkesztőség, a szerkesztőbizottság személyi összetételére vonatkozóan. Végül a Választmány a következő javaslatot fogadta el. Főszerkesztő: Böőr László (PML Nagykőrösi Osztálya), felelős szerkesztő: Katona Csaba (MOL), szerkesztők: Radics Kálmán (HBML), Horváth J. András (BFL), Sölch Miklós (MOL), Szögi László (ELTE Levéltára) és Dominkovits Péter (GyMSML Soproni Levéltára). Végül a Választmány elfogadta, hogy mivel az Egyesület adminisztrátorának munkaviszonya megszűnt, tiszteletdíját az Egyesület titkára, Varga Éva kapja meg az új Választmány megalakulásáig.

Böőr László