Iratok levéltárba adása

A közfeladatot ellátó iratképző szervek által keletkeztetett, nem selejtezhető köziratokat általánosan 15 év eltelte után - mely 5-10 évvel a felek kérésére meghosszabbítható - kell az illetékes levéltárnak átadni. Ennek pontos részleteit a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 12. §-a, és az ennek végrehajtási rendeletét képező, vagyis a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 12. §-a, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormány rendelet 65. §-a szabályozza.

Az iratátadás során különösen az utolsóként idézett kormányrendelet vonatkozó szakaszának maradéktalan és pontos betartását kérjük. Azaz a levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, az átadó költségére, az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket - a levéltárral egyeztetett módon - elektronikus formában is át kell adni.

Az iratok átadása mindig a levéltár épületében, előre egyeztetett időpontban történik. Az iratátadás adminisztrációjának megkönnyítése érdekében közreadunk egy átadás-átvételi jegyzőkönyv és annak kötelező mellékletét képező iratjegyzék mintát, melyet minden átadás során az átadó félnek kell elkészíteni. Az iratjegyzéken csomagolási egységenként (dobozonként), évenként, irattári tételenként, a tételen/dobozon belüli első és utolsó iktatószámmal kell felsorolni az átadandó iratokat. A dobozon belül mindig a legkorábbi, legkisebb iktatószámú ügyirat legyen legfelül. Fraktúr csomó esetén az ügyirat gerince felül legyen, és jobbról balra növekedjenek az iktatószámok. A dobozokra, azok legkisebb oldalának bal alsó sarkára kell ráírni eggyel kezdődően a doboz sorszámát. Ugyanezen oldal középére a szerv nevét (ez egy hosszúpecséttel is kiváltható), alá az évszámot, tételszámot, iktatószámot kell írni. Mindezeket az adatokat nyomtatott és a dobozra ráragasztott címkével is fel lehet vinni. A dobozok sorrendjét az évek, azon belül a tételszám, azon belül pedig az iktatószámok növekvő sorrendje határozza meg.