Levéltárunk általánosan öt évenként ellenőrzi az illetékességébe tartozó iratképző szervek iratkezelését és irattározását. Ezt a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 11. §-a, és az ennek végrehajtási rendeletét képező, vagyis a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 8. §-a szabályozza.

Az MNL Zala Vármegyei Levéltára minden évben ellenőrzési tervet készít, amelyben rögzítjük a tárgyévben ellenőrizendő iratképző szerveket. Ezekkel az év elején levélben közöljük az ellenőrzés tényét. Ennek konkrét időpontjáról egy újabb levélben, az esedékesség előtt több héttel tájékoztatjuk a szerv felelős vezetőjét. Az ellenőrzés során tapasztaltakról egy adatlapot töltünk ki, amely a szerv történetére, iratkezelésének rendszerére és az irattárra, valamint az ott őrzött iratokra vonatkozó vizsgálati elemeket foglal magában.

A sikeres együttműködés érdekében kérjük, hogy a következő dokumentumokat az ellenőrzés megkezdésének idejére készítsék elő:

• Iratkezelési szabályzat és irattári terv
• SZMSZ, SZMR vagy ügyrend
• Alapító okirat

A fentieken kívül kérjük minden olyan egyéb dokumentum, illetve szóbeli információ összegyűjtését, amelyek különösen az adatlap I-III. pontjainak eredményes kitöltését segítik. Különösen gyorsítja a vizsgálat menetét, ha az adatlapot teljesen kitöltik, ez esetben a helyszínen az adatok ellenőrzése, esetleges pótlása, javítása lesz a munka tárgya.

Amennyiben a fenti, pontokba szedetten kiemelt dokumentumok elektronikusan is rendelkezésre állnak, kérjük, tegyék ezeket másolásra kész állapotba, mivel ezt munkatársaink a helyszínen egy pendrive segítségével elektronikusan átmásolják. Ha egyedi iratkezelési szabályzatuk bevezetéséhez az MNL Zala Vármegyei Levéltára még nem adta hivatalos egyetértését, akkor azt még az ellenőrzés megkezdése előtt, postai úton, két hiteles példányban terjesszék be hozzánk.