Befejeződött a teljes könyvtári állomány elektronikus feldolgozása

Elkészült a könyvtári állomány elektronikus feldolgozása. A munka 2001. szeptemberében kezdődött és 2012. szeptemberében ért véget. Jelenleg 80 700 rekord van adatbázisunkban, ami 130 150 ezer kötet leírását jelenti. Ez a szám természetesen folyamatosan nő az új szerzemények bevételezésével.

Az 1900-as évek végén betelt a könyvtári cédulakatalógus, s ekkor felmerült a kérdés, hogy újabb katalógusszekrényt vagy katalogizáló programot vásároljon-e a Levéltár. A helyi megoldású elektronikus programokkal rövid idejű sikertelen próbálkozások után egy integrált könyvtári rendszer vásárlása mellett döntött az intézmény vezetősége. 1999. december 31-én lezárult a cédulakatalógus gyarapítása.  A Corvina IKR katalogizáló moduljának beszerzése mellet szólt, hogy teljességgel megfelel a levéltári szakkönyvtár állományának feldolgozására. Ezt használják a legnagyobb egyetemi könyvtárakban és ez időben vásárolta meg a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár is ezt a programot. A MOKKA (Magyar Országos Közös Katalógus) is ezzel a rendszerrel működik. Az Integrált Könyvtári Rendszer azt jelenti, hogy a beszerzést, a folyóirat érkeztetést, az olvasói kereséseket, a katalógus karbantartást, a kölcsönzést és a vezetői információs rendszert külön modulok valósítják meg.

2001. szeptemberében elkezdődött az elektronikus katalogizálás, amely a gyarapodás és a korábbi beszerzések visszamenőleges feldolgozását is jelentette egyszerre. Eleinte a legnagyobb probléma a számítógépek hiánya volt. Előfordult, hogy több munkatárs használhatott egy gépet, ezért összesen csak három számítógépen folyhatott a katalogizálási munka: a Bécsi kapu téren kettő, az Óbudai könyvtárban egy.

2007. decemberében sikerült megvásárolni a beszerzési modult is. Az excel táblázatban készített leltárkönyv mellett próbaüzemben a Corvina adatbázisba is bekerültek a dokumentumok adatai, amely adatokat már a katalogizálás során már nem kellett újra beírni. 2008. januártól minden új szerzemény azonosító vonalkódot kap.

2009. február 20-án kezdődött el az elektronikus kölcsönzés. Minden kölcsönző beiratkozott az elektronikus rendszerbe és egyidejűleg új használati szabályzat lépett életbe.  A kölcsönző cédulákat fokozatosan felszámoltuk. Az új rendszer segítségével a kölcsönzők bármikor ellenőrizhetik a nevükön szereplő kölcsönzéseiket, bár ezt kinyomtatva is megkapják.  A katalógusban olyan információk is megjelennek, hogy a keresett dokumentum kézikönyv, muzeális, vagy éppen más kölcsönönzésében van abban az időben.

2009. március 1-jétől megjelent az interneten a honlap stílusában megjelenő Bodza-felületű elektronikus katalógus. A Corvina-felület a szigorú informatikai biztonság miatt csak a belső hálózaton jelenik meg. Ez utóbbin azonnal látható a dokumentumok mozgása (bevételezés, kölcsönzés), míg az előbbi hetente frissül.

2010. januártól végleg megszűnt a gyarapodás excel táblába írása, mert a Corvina adatbázisban a bevételezés már nagy biztonsággal, jól működik. A program gazdái készítettek egy táblázatos formában megjelenő leltárkönyvként használható felületet. Ugyanekkor szűntek meg a különböző formátumú könyvtári dokumentumok  párhuzamos leltárkönyvi számsorai. Egyetlen leltári számsoron történik az állományba vétel. Ekkor szűnt meg a nyolcadrét és negyedét raktári jelzet, és ettől az időponttól használatos a KK és FK jelzet.

A feldolgozás autopszia módszerrel készült, ami azt jelenti, hogy minden egyes könyvet ki kell hozni a raktárból s kézbevéve a könyvet leírni az adatokat. Ez a komoly fizikai munka hozzátartozott a könyvtárosok feldolgozó munkájához. A régi, poros könyveken a legsürgetőbb állományvédelmi teendőket is ellátása is megtörtént, pl.: pamutszalaggal összekötni a széteső könyveket vagy védőtokban elhelyezni, de akár újrakötését kezdeményezni és az esetlegesen fémeket, műanyagokat eltávolítani. A nagyméretű könyvek - az állományvédelmi ajánlásnak megfelelően - a gerincükre fektetve kerültek vissza a helyükre. A könyv adatai Hunmarc szabványnak megfelelően kerültek leírásra.

A könyvtárosok egyre nagyobb ütemben dolgozták fel a dokumentumokat. Minden más könyvtári munkát későbbre halasztottak annak érdekében, hogy mielőbb elkészüljön a teljes feldolgozás. Egy-egy könyvtáros átlagban 20 rekordot készített el egy munkanapon.

Ma már a legfontosabb könyvtári munkafolyamatok egyetlen adatbázisban történnek. Ennek sok előnye van, pl. a bevételezés azonnal látható a katalógusban és ezeket az adatokat már nem kell még egyszer leírni katalógusba; a kölcsönzés ténye a katalógusban azonnal látható; a kölcsönzők látják az adatbázisban a kölcsönzéseik adatait. A levéltárosok távolról is látják a könyvtári állományt, s abban sok szempont szerint tudnak keresni. A kiválasztott könyveket a lelőhely adatokkal együtt e-mailen megírják az olvasószolgálat címére, s várakozás nélkül jutnak hozzá a munkájukhoz szükséges könyvtári dokumentumokhoz.

Régi könyvek száma 1993 kötet (1501 és 1800 közötti megjelenésű).

 A feldolgozott állomány 47%-a idegennyelvű. Ezekből a német nyelvű a legtöbb, amelyek között nagyszámú gótbetűs könyv található. Az állomány tartalmi összetételét  jól mutatja a tárgyszavakra adott találatok száma.