Újraiktatni ezer évet?

Keresztes Csaba

A levéltárak valódi munkájáról, a teljesség igényével, sajnos ritkán írtak az újságok. Üdítő kivételt jelent az Esti Hírlapnak (a korszak nagy példányszámú napilapjának) egyik, az 1970. évből származó viszonylag terjedelmes tudósítása a levéltári munkáról. A cikk apropóját az 1970. évben megindult iratkezelési reformok és irattári átalakulások adták.

Keresztes Csaba

Jelzet: MNL OL XXXII–7 Levéltári sajtófigyelő–1970. (172. doboz)

Az újságíró igyekezett tájékozódni a régi és a korabeli iratkezelési szabályokról, az iratok keletkezéséről és azok kezelésének módjairól. A cikk szövege, röviden és viszonylag helyesen foglalta össze a legfontosabb, már a modern iratkezelés előfutárának tartott 18. század végi változtatásokat.

Az úttörő szerepűnek nevezett II. József uralkodása (1780–1790) előtt is történtek jelentős iratkezelési reformok (az azonos ügy iratainak együtt tartása okán kialakított ügyirat létrejötte), azonban a „kalapos király” az egész államszervezetet igyekezet átalakítani, hatékonyabbá tenni. Nagyszámú reformintézkedése közé valóban bekerült az iratkezelés további fejlesztése is. Elterjedté vált és megszilárdult az egy tárgyhoz tartozó ügyiratok együtt tartása, vagyis egy „kútfőhöz” helyezése. A könnyebb kezelhetőség miatt terjedt az iktató- és mutatókönyvek, lajstromkönyvek használata. A következő évszázadban a rendszert folyamatosan tovább javították, és igyekeztek növelni a mind nagyobb számban keletkezett iratok áttekinthetőségét. (A magyarországi iratkezelés története)

A 20. század első felében már egy érett, megszilárdult, bár hibáktól sem mentes iratkezelési rendszer állandósult, az iktatástól kezdve az ügyiratok mutatózásáig, és irattári elhelyezéséig. Az 1950-es években végrehajtott átfogó iratkezelési reformok (közigazgatási rendszámos iratkezelés, csoportszámos iratkezelés) hamvaikba holtak – nem lehet véletlen, hogy az újságíró sem vesztegetett rájuk egy betűt sem.

A cikk megszületésének idejében viszont újabb és szintén általános jellegű változtatások zajlottak az államigazgatás területén.

Az előző évben, 1969-ben újra jogszabály határozta meg a magyarországi ügyiratkezelési rendszert. Az 1969. évi 27. számú törvényerejű rendelet egységesítette az iratkezelést minden szerv számára, pontos és mindenre kiterjedő iratkezelési szabályzat és irattári terv készítését írta elő, valamint kötelezte az iratképzőket a teljes körű iktatásra és az iratok tárgyak (tételek) szerinti csoportosítására, illetve a selejtezés és levéltárba adás szabályos, elmaradhatatlan végrehajtására. Hamarosan e rendelkezés nyomán, a levéltárak sürgető közbelépésének köszönhetően, jelentősen javult nemcsak az állami szervek iratkezelési tevékenysége, de a gazdasági vállalatok iratai is gondosabb kezelésbe kerültek.

Az iratőrzési rendszerek összefoglalásával ellentétben újságírói félreértésből adódhattak azok a kitételek a szövegben – a cikk címét is beleértve –, melyek szerint az „új iratkezelési rendelet nyomán már sok helyütt hozzáláttak az átszervezéshez, az országos és a többi levéltárban is. S mint az Országos Levéltárban mondják: hatalmas a munka, hiszen mintegy ezer esztendő iratanyagát őrzik.” A gyanútlan olvasó az hihetné (hihette annak idején), hogy az új rendeletnek megfelelően a már levéltárban lévő minden korábbi dokumentumot az új szabályoknak megfelelően iktatnak át, tartanak nyilván és őriznek tovább ezt követően a levéltárosok.

Szerencsére ilyesmire nem volt szükség. A régi iratok újraiktatása soha nem volt feladat, ezen kívül szabálytalan és felesleges is lett volna. Az 1969. évi új iratkezelési rendszer csak és kizárólag a bevezetése után keletkezett iratokra vonatkozott.
A cikkben a „modern gépek” említésekor szintén nem lehet érteni, hogy mire gondolt az újságíró. A korszak kezdetleges számítógépeire utalt, vagy netán a mikrofilm-olvasó gépek használatát értette ez alatt?

Megjegyzésre érdemes az is, hogy a bürokrácia-csökkentés nagyon régre visszanyúló, ám újra és újra visszaérő vágya e cikk befejező részében is megjelent.

Mindenesetre nemcsak a korabeli levéltárosok örülhettek annak, hogy egy országos és nagy példányszámú napilap foglalkozott a munkájukkal és az új iratkezelési reformok mibenlétével – még ha nem is mindent értett meg ezekből a cikk szerzője. Ezen kívül a mai kor levéltárosai is be tudnak pillantani abba az átalakulási folyamatba, amely meghatározta az akkori kollégák mindennapjait és aktuális munkáját, valamint láthatják, hogy milyen eredménnyel sikerült ezeket a sajtó munkatársaival megértetni, és a társadalom tagjaihoz eljuttatni.