A levéltárakban őrzött források közül, a történeti kutatások egyik leggyakrabban vizsgált elemét képezik az elmúlt évszázadokban működött különböző vezető testületek által keletkeztetett jegyzőkönyvek. Hitelességük, adatgazdagságuk és időnkénti exkluzivitásuk együttesen avatják őket a történelmi múlt megismerésének elsődleges forrásaivá. A testületi jegyzőkönyvek szerkezeti felépítése évszázadok óta nagyfokú stabilitást mutat, amely lehetővé teszi az egységes feldolgozásukat. Az ülés időpontja, helyszíne, a részt vevők felsorolása, a napirendek, az esetleges hozzászólások, valamint a meghozott határozat rögzítése, sőt olykor mindezek formai kifejeződése is évszázadokon átívelő kiforrottsággal jelennek meg a jegyzőkönyvekben.

A Zala Megyei Levéltár adatbázis-építési stratégiájának fontos elemét képezik a 20. század második felében működött állampárti (Magyar Dolgozók Pártja, Magyar Szocialista Munkáspárt) és tanácsi vezető testületek által keletkeztetett jegyzőkönyvek megfelelő adatainak, elsősorban a napirendi pontok jegyzékeinek adatbázisban való megjelenítése. A cél, hogy ezen testületek megyei, városi - és a jövőben - járási szintű, fokozatosan feldolgozott jegyzőkönyvi anyagában - különös tekintettel a napirendi pontokra - a levéltár honlapján, integráltan, egy felületen lehessen különböző irányú kereséseket folytatni.

Az adatbázisban jelenleg elérhető testületi jegyzőkönyvek (fondtörzsszám, név, évkör):

1. XXIII.601.a. Nagykanizsai Városi Tanács iratai. Tanácsülési jegyzőkönyvek 1950-1990
2. XXIII.602.a. Nagykanizsai Városi Tanács Végrehajtó Bizottsága iratai. Ülésjegyzőkönyvek. 1950-1990
3. XXIII.631.a. Zalaegerszegi Városi Tanács iratai. Tanácsülési jegyzőkönyvek 1950-1990
4. XXIII.632.a. Zalaegerszegi Városi Tanács Végrehajtó Bizottsága iratai. Ülésjegyzőkönyvek. 1950-1990
5. V.1606. Zalaegerszeg Város Képviselő-testületének jegyzőkönyvei 1918-1950
6. XXXV.57.aa. Magyar Dolgozók Pártja Zala Megyei Bizottsága iratai. Pártértekezletek (Pártkonferenciák) jegyzőkönyvei 1950-1954
7. XXXV.57.ab. Magyar Dolgozók Pártja Zala Megyei Bizottsága iratai. Pártbizottság (Pártválasztmány) üléseinek jegyzőkönyvei 1949-1956
8. XXXV.57.ac. Magyar Dolgozók Pártja Zala Megyei Bizottsága iratai. Párt-végrehajtóbizottság (Pártbizottság) üléseinek jegyzőkönyvei 1948-1955
9. XXXV.57.ad. Magyar Dolgozók Pártja Zala Megyei Bizottsága iratai. Titkárság üléseinek jegyzőkönyvei 1949-1950
10. XXXV.1.aa. Magyar Szocialista Munkáspárt Zala Megyei Bizottsága iratai. (Ideiglenes) Intéző Bizottság üléseinek jegyzőkönyvei 1957
11. XXXV.1.ab. Magyar Szocialista Munkáspárt Zala Megyei Bizottsága iratai. Pártértekezletek jegyzőkönyvei 1959-1989
12. XXXV.1.ac. Magyar Szocialista Munkáspárt Zala Megyei Bizottsága iratai. Pártbizottság üléseinek jegyzőkönyvei 1958-1989
13. XXXV.1.ad. Magyar Szocialista Munkáspárt Zala Megyei Bizottsága iratai. Párt-Végrehajtóbizottság üléseinek jegyzőkönyvei 1957-1989
14. XXXV.1.ae. Magyar Szocialista Munkáspárt Zala Megyei Választmánya iratai. Választmány üléseinek jegyzőkönyvei 1989
15. XXIII.1.a. Zala Megyei Tanács iratai. Tanácsülési jegyzőkönyvek 1950-1990
16. XXIII.2.a. Zala Megyei Tanács Végrehajtó Bizottsága iratai. Ülésjegyzőkönyvek 1951-1990
17. IV.402.a. Zala Vármegye Törvényhatósági Bizottságának iratai. Közgyűlési jegyzőkönyvek 1921-1949
18. IV.402.b. Zala Vármegye Törvényhatósági Bizottságának iratai. Kisgyűlési jegyzőkönyvek 1929-1937, 1941-1950
19. XXIII.201.a. Keszthelyi Járási Tanács iratai. Tanácsülési jegyzőkönyvek 1950-1971
20. XXIII.202.a. Keszthelyi Járási Tanács Végrehajtó Bizottsága iratai. Ülésjegyzőkönyvek 1950-1963
21. XXIII.251.a. Lenti Járási Tanács iratai. Tanácsülési jegyzőkönyvek 1957-1971
22. XXIII.252.a. Lenti Járási Tanács Végrehajtó Bizottsága iratai. Ülésjegyzőkönyvek 1950-1971
23. XXXV.2.aa. Magyar Szocialista Munkáspárt Zalaegerszegi Járási Bizottsága iratai, (Ideiglenes) Intéző Bizottság üléseinek jegyzőkönyvei 1957
24. XXXV.2.ab. Magyar Szocialista Munkáspárt Zalaegerszegi Járási Bizottsága iratai, Pártértekezletek jegyzőkönyvei 1959, 1962, 1966, 1970, 1975, 1980
25. XXXV.2.ac. Magyar Szocialista Munkáspárt Zalaegerszegi Járási Bizottsága iratai, Pártbizottság üléseinek jegyzőkönyvei 1956-1982
26. XXXV.2.ad. Magyar Szocialista Munkáspárt Zalaegerszegi Járási Bizottsága iratai, Párt-Végrehajtóbizottság üléseinek jegyzőkönyvei 1957-1977
27. XXIII.401.a. Zalaegerszegi Járási Tanács iratai. Tanácsülési jegyzőkönyvek 1950-1970
28. XXIII.402.a. Zalaegerszegi Járási Tanács Végrehajtó Bizottsága iratai. Ülésjegyzőkönyvek 1950-1954
29. XXIII.301.a. Letenyei Járási Tanács iratai. Tanácsülési jegyzőkönyvek 1952-1970
30. XXIII.351.a. Nagykanizsai Járási Tanács iratai. Tanácsülési jegyzőkönyvek 1950-1964

MDP-MSZMP párttestületek:

• A Magyar Dolgozók Pártja határozatai, 1948-1956. Főszerk. Izsák Lajos, Budapest, 1998, Napvilág Kiadó, 33-41. p. [Szervezeti Szabályzat]
• A Magyar Szocialista Munkáspárt határozatai és dokumentumai 1956-1962. Sajtó alá rendezte Ságvári Ágnes, Vass Henrik. 3. kiadás, Budapest, 1979, Kossuth Kiadó, 708-720. p. [Szervezeti Szabályzat]
• A Magyar Szocialista Munkáspárt határozatai és dokumentumai 1971-1975. Szerk. Vass Henrik. 2. kiadás, Budapest, 1979, Kossuth Kiadó, 944-953. p. [Szervezeti Szabályzat]
• A Magyar Szocialista Munkáspárt határozatai és dokumentumai 1980-1985. Szerk. Vass Henrik. Budapest, 1988, Kossuth Kiadó, 858-864. p. [Szervezeti Szabályzat]

Tanácstestületek:

• A tanácsigazgatás szervei 1950-1970. Főszerk. Müller Veronika. Budapest, 1988, Akadémiai és Jogi Könyvkiadó.

Az adatbázis az alábbi mezőkből épül fel:

1. Fond/állag törszáma: a jegyzőkönyvnek, mint irategyüttesnek a Zala Megyei Levéltár iratnyilvántartásában (fondjegyzékében) szereplő törzsszáma. Kitöltés: Törzsszám római száma, pont, szóköz, törzsszám arab száma, betűjel(ek), pont, pl. XXXV. 1ab.
2. Kötet/őrzési egység sorszáma: eredeti vagy a levéltári rendezés során kialakított folytonos arab sorszám. Kitöltés: évente újrakezdődő, folytonos arab számozás, feltüntetve az irategység fizikai megjelenési módját is, pl. 1. kötet; 1. ő. e. (őrzési egység, MDP-MSZMP pártiratoknál) a példában jelölt formátumban.
3. A testület neve (fond/állag neve): a jegyzőkönyvet keletkeztető testület pontos neve, amit magában foglal a keletkezett irategyüttesnek a Zala Megyei Levéltár iratnyilvántartásában(fondjegyzékében) szereplő neve. Kitöltés: A fondjegyzékben szereplő név átírása, pl. Magyar Szocialista Munkáspárt Zala Megyei Bizottsága iratai, Párt-Végrehajtóbizottság üléseinek jegyzőkönyvei.
4. Közigazgatási egység típusa: az adott jegyzőkönyvet keletkeztető testület közigazgatási hierarchiában elfoglalt helyét leíró elnevezés, pl. megye, város, járás. Kitöltés: a közigazgatási gyűjtőelnevezés beírása kis kezdőbetűvel.
5. Közigazgatási egység neve: az adott jegyzőkönyvet keletkeztető szerv térbeli közigazgatási kiterjedésére vonatkozó konkrét név a közigazgatási egység egyszerű (pl. város) nevének egyidejű feltüntetésével, pl. Zala megye, Zalaegerszeg város. Kitöltés: A konkrét helynév beírása nagy kezdőbetűvel a közigazgatási egység egyszerű (pl. város) nevének egyidejű feltüntetésével. Településnév esetében amennyiben a jegyzőkönyvben szereplő korabeli és a jelenlegi név között eltérés van, akkor azt külön mezőben is fel kell venni. A jelenlegi név meghatározásánál a mindenkori legfrissebb hivatalos Helységnévtárban foglalt elnevezés az irányadó.
6. Testület típusa: az adott jegyzőkönyvet keletkeztető testület történelmileg jellemző gyűjtőelnevezése, pl. tanácstestület, párttestület. Kitöltés: a gyűjtőelnevezés beírása kis kezdőbetűvel.
7. Testület altípusa: az adott jegyzőkönyvet keletkeztető testület pontos típusneve, pl. végrehajtó bizottság, pártértekezlet. Kitöltés: a pontos típusnév beírása nagy kezdőbetűvel.
8. Dátum: A jegyzőkönyv keletkezésének pontos ideje. Kitöltés: éééé.hh.nn formátumban, arab számjegyekkel, pl. 1951. február 5. = 1951.02.05 , amennyiben a jegyzőkönyv (ülés) több napot ölelt fel, akkor a formátum éééé.hhh.nn.–éééé.hh.nn. (szóközök nélkül, a napok végén is pont)
9. Napirend tárgya: Alapesetben az adott napirend címének a jegyzőkönyvben szereplő eredeti szövege. Kitöltés: a nyilvánvaló gépelési és helyesírási hibákat javítani kell. Ha a szöveg magyartalan vagy igénytelen nyelviséggel van megfogalmazva - de még érthető - akkor a [sic!] szócskát kell alkalmazni. Amennyiben a napirend szövege érthetetlen, akkor – a szándékolt tartalom megismerhetősége esetén – a szöveget át kell fogalmazni. Ehhez felhasználandó a jegyzőkönyv adott napirendi pontot tárgyaló része, illetve az előterjesztés és határozat(tervezet). Személynevek mögött álló "elvtárs" szót nem kell kiírni. A ma már anakronisztikus szavakat, fogalmakat (pl. ellenforradalom) eredetben meg kell hagyni és ugyanígy kell eljárni az avíttas, de a korabeli szóhasználatot jól reprezentáló szavak esetében is. Ha az értelmezhetőség javításához szükséges, akkor a ragozási viszonyok megváltoztathatók, illetve szavak vagy szórészletek is betoldhatóak a szövegbe [zárójelben]. Esetenként az egyébként nyelvileg megfelelő napirendi pontok szövegeibe vagy a végére is beszúrhatunk [zárójelben] különböző szavakat, általában tulajdonneveket, ha ez logikusnak tűnik, abból a megfontolásból, hogy a találati lista minél informatívabb lehessen. Pl. ha a napirendben valamely funkcióra csak a javaslat ténye szerepelt, de a pozícióra kiszemelt személy neve nem, akkor [zárójelben] be kell írni az illető nevét, ha az egyértelműen megállapítható. Ha a napirendi pont eleve tartalmaz személyneveket, akkor azokat minden esetben – fegyelmi ügyekben is - fel kell venni. Azok neveit is fel kell venni, akik esetében nem született döntés. Beiskolázásoknál, kitüntetésre felterjesztésnél csak a napirendi címében is feltüntetett – ennélfogva az általában fontosabb eseményeknél megörökített – neveket kell az adatbázisba beírni. Egyértelműen hibás név esetén, azt javítani kell. Ugyancsak [zárójelben] kell leírni egyéb, a szöveghez nem tartozó, de lényeges információkat, mint pl. [napirendről levéve].
10. Előadó: Az előadó személyneve. Kitöltés: a személynév rögzítésének sorrendje a következő: vezetéknév, keresztnév, prefixumok (dr., gróf, ifjabb, zalai, vitéz stb. – vesszővel elválasztva a keresztnévtől, teljesen kiírva. Rövidítve alkalmazandó: dr., ifj., id. Több előadó esetén a neveket pontosvesszővel (;) kell elválasztani, pl. Kovács Lajos, dr.; Horváth János, ifj. Az adott személy szövegben megjelenő, vagy ismert, de nem megjelenő funkciójára, beosztására vonatkozó adatot nem kell felvenni.
11. Határozat sorszáma: Az adott napirendhez kapcsolódó határozat eredeti száma. Kitöltés: A határozat sorszámát, törve az évvel kell beírni, pl. 22/1976. Amennyiben a határozat sorszámának részét képezi a jegyzőkönyvet keletkeztető testület minőségére utaló adat is, akkor az elhagyandó.
12. A napirend első előfordulásának oldalszámai: Adott jegyzőkönyvben a kérdéses napirendi pont első előfordulási helyének oldalszáma(i), rendszerint a jegyzőkönyv elején, az összevontan felsorolt napirendi jegyzék oldalszáma(i). Kitöltés: a napirendi ponthoz kapcsolódó oldalszám(ok) megadása arab számokkal, pl. 1-2. A jegyzőkönyvek oldalszámozása a Magyar Országos Levéltár által kiadott, a mikrofilmezéssel kapcsolatos szakmai előírásnak a levéltári anyag paginálására vonatkozó része alapján történt.
13. A napirend második előfordulásának oldalszámai: Adott jegyzőkönyvben a kérdéses napirendi pont második előfordulási helyének oldalszáma(i), rendszerint a napirendi pont tárgyalásának oldalszáma(i). Kitöltés: a napirendi ponthoz kapcsolódó oldalszám(ok) megadása arab számokkal, pl. 1-2. A jegyzőkönyvek oldalszámozása a Magyar Országos Levéltár által kiadott, a mikrofilmezéssel kapcsolatos szakmai előírásnak a levéltári anyag paginálására vonatkozó része alapján történt.
14. A napirend harmadik előfordulásának oldalszámai: Adott jegyzőkönyvben a kérdéses napirendi pont harmadik előfordulási helyének oldalszáma(i), rendszerint a napirendi ponthoz tartozó előterjesztés és határozattervezet oldalszáma(i). Kitöltés: a napirendi ponthoz kapcsolódó oldalszám(ok) megadása arab számokkal, pl. 1-2. A jegyzőkönyvek oldalszámozása a Magyar Országos Levéltár által kiadott, a mikrofilmezéssel kapcsolatos szakmai előírásnak a levéltári anyag paginálására vonatkozó része alapján történt.

Az adatbázis szerkezeténél ismertetett, a jegyzőkönyvek feldolgozása során felvitt adatok közül az alábbi, relevánsnak tekinthető adattípusokra lehet rákeresni, illetve a kapott találatokat kilistázni. Több keresési feltétel együttes megadásával fokozatosan lehet szűkíteni a találati kört. Kereséséi feltételek:

• Jegyzőkönyv kiválasztása: a legördülő listából a fondtörzsszámmal és névvel ellátott irategységeket, jegyzőkönyveket lehet kiválasztani egyszerre egyet vagy az összeset (Minden jegyzőkönyv). Amennyiben ez utóbbit választjuk és nem adunk meg más kereséséi feltételt, akkor a listázás gombra kattintva az adatbázisban lévő összes rekordot megkapjuk.
• Közigazgatási egység típusa: ebben a mezőben a közigazgatási egységek különböző típusai között válogathatunk, pl. megye, város.
• Közigazgatási egység neve: ebben a mezőben konkrét közigazgatási egységek közül választhatunk, pl. Zala megye, Zalaegerszeg város, Nagykanizsa város.
• Testület típusa: ebben a mezőben a testületek főtípusai között válogathatunk, pl. tanácstestület, párttestület.
• Testület altípusa: ebben a mezőben finomíthatjuk a testület típusát, pl. ha a tanácstestületeken belül csak a végrehajtó bizottságok jegyzőkönyveit akarjuk megjeleníteni.
• Időpont: az időkört a zárójelben közölt formátumban kell megadni, pl. 1951. február 5. = 1951.02.05 . Dátumot a napok, vagy hónapok elhagyásával is meg lehet adni. Egyetlen napra keresésnél elégséges a kezdő időkör mezőjét kitölteni.
• Keresés (napirend, előadó, iktatószám, határozat mezők bármelyikében): ez az adatbázis legfontosabb keresőmezője, hiszen a napirendek szövegében itt kereshetünk. Természetesen lehetőségünk van szöveg- vagy szórészletek, szócsonkok keresésére is, a kis- és nagybetűk különbözőségére nem kell figyelemmel lenni. A napirendek szövege - különösen az írásbeliség mélyrepülésének számító 1950-es évek első felében - olykor magyartalan, vagy egyenesen érthetetlen. Erre a [sic!] szócskával hívtuk fel a figyelmet vagy a szórend, ragozás megjavításával, időnként [zárójel közé tett] szó- vagy szövegrészletek betoldásával tettük értelmessé a napirendi pontot. Javítottuk a szimpla gépelési és helyesírási hibákat is. Esetenként az egyébként nyelvileg megfelelő napirendi pontok szövegeibe vagy a végére is beszúrtunk [zárójelben] különböző szavakat, általában tulajdonneveket, ha ez logikusnak tűnt, abból a megfontolásból, hogy a találati lista minél informatívabb lehessen. Pl. ha a napirendben csak valamely funkcióra való javaslat ténye szerepelt, de a pozícióra kiszemelt személy neve nem, akkor [zárójelben] beírtuk az illető nevét.
• Listázás: a gombra kattintva listázhatjuk a keresési feltételek alapján kapott találatokat, amelyek időrendi sorrendben jelennek meg.