Egy nagy nemzetközi projektben, ahol több, különböző hátterű résztvevő először találkozik, mindig nehéz az indulás. Hamar előkerülnek a nemzeti és kulturális különbségek és természetes, hogy az előkészítés összhangja után a megvalósítást a résztvevők különbözőképpen képzelik. Az E-ARK előnyből indult, hiszen a DLM Forumban eddig is közösen dolgozó szakemberekkel, létező problémák megoldásán dolgozik, így a feladatokat kivétel nélkül teljesíteni tudta.

Ma már senki sem vonja kétségbe, hogy a digitális korban a levéltárak csak akkor képesek ellátni a feladatukat, ha olyan eszközöket használhatnak, amelyek automatizálják az átvételt, tárolást, keresést. Ezek a szoftverek drágák, a levéltárak pedig a csökkenő támogatások mellett nem engedhetik meg maguknak a párhuzamos fejlesztéseket. Még a legnagyobbak sem. A projekt célja az összefogás, konkrét ajánlást adva az e-levéltári folyamatokhoz, adatcsere szabványon alapuló eszközök fejlesztése.

Az MNL által elkészített Általános modell tartalmazza a levéltári folyamatok kiinduló leírását és bemutatja a projekt tevékenységeinek és termékeinek összekapcsolódását. Tekintve, hogy a nyolc munkacsoport hét kiemelt pilot fejlesztést valósít meg, amelynek mindegyike különböző eszközöket használ különböző levéltári folyamatokra, ezt valóban nem könnyű átlátni.

A másik jelentős eredmény a SIP-AIP-DIP specifikációk előzetes (draft) verziója, amelyeket április végére készített el a dán és észt nemzeti levéltár és a bécsi Műszaki Egyetem.

Hogyan mérhető a levéltár felkészültsége az elektronikus folyamatokra? A lisszaboni Műszaki Főiskola a már létező önértékelési módszerek levéltári adaptálására készített javaslatot. A következő időszakban az adatcsere-formátumok véglegesítése mellett megkezdődik az eszközök fejlesztése is.

A projekt eredményeit a DLM Forum soron következő rigai ülésén mutatjuk be.

Az E-ARK projekt:

E-ARK = European Archival Records and Knowledge Preservation A project célja, hogy Európára érvényes ajánlásokat készítsen az elektronikusan keletkezett iratok exportjával, átadásával, levéltári befogadásával, megőrzésével kapcsolatos eljárásokra és formátumokra.

A 36 hónapos FP7 ICT-PSP Pilot B projekt 2014. februárja és 2017. januárja között 3M€ EU hozzájárulással, a partnerek részéről 50%-os önrész biztosítása mellett valósul meg.

A projekt résztvevői:

• UNIVERSITY OF PORTSMOUTH– Egyesült Királyság
• Austrian Institute of Technology – Ausztria
• Ministrstvo za izobrazevanje, znanost in sport – Szlovénia
• DLM Forum Foundation – Európa
• Statens Arkiver – Dánia
• Digital Preservation Coalition – Egyesült Királyság
• Universitaet zu Koeln – Németország
• Instituto Superior Tecnico – Portugália
• Magyar Nemzeti Levéltár
• Észt Nemzeti Levéltár
• Norvég Nemzeti Levéltár
• ES Solutions – Svédország
• Magenta ApS – Dánia
• KEEP Solutions – Portugália
• Agencia Para a Modernizacao Administrativa IP – Portugália
• Ministerio de Hacienda y Administraciones Publica – Spanyolország