Ólmosi Zoltán 1953-ban született. A középiskolát követően Budapesten, az Eötvös Loránd Tudományegyetemen (ELTE) tanult történelem–német és politológia szakon. Kiemelkedő német nyelvtudását a későbbiekben sokszor hasznosította munkája során. Először tanárként helyezkedett el a pesterzsébeti Kossuth Lajos Gimnáziumban, majd hosszú ideig, egészen 1995-ig a Politikatörténeti Intézet tudományos munkatársaként dolgozott, miközben 1983 és 1987 között az ELTE-n többször tartott órát a 20. századi magyar történelemről. 1991-ben doktorált: mivel érdeklődése korán az 1945 utáni történelem felé fordult, ezért a Petőfi Kör történetéről írta dolgozatát. 

A rendszerváltás környékén rövidebb időre megpróbálkozott a vállalkozói léttel, de hamarosan ismét eredeti végzettsége szerint helyezkedett el. Eleinte általános iskolai történelemtanárként dolgozott, majd 2003-tól az akkor életre hívott Szervezési Osztály munkatársa, majd rövidesen vezetője lett a Magyar Országos Levéltárban. Alapos munkájára eleinte elsősorban szerkesztőként számítottak, hiszen e téren óriási rutinnal rendelkezett: 1979 és 1995 között a Múltunk szerkesztőjeként is dolgozott. 2003–2005 között, majd 2009-ben a Levéltári Közlemények szerkesztője, 2003–2005 és 2011–2018 között a Levéltári Szemle olvasószerkesztője, szerkesztője, majd felelős szerkesztője, 2010-től 2016-ig az ArchívNet főszerkesztője volt. Ám más feladatok is megtalálták őt. Számos közművelődési programot szervezett, folytatta tudományos munkáját, rendszeresen írt és előadott kutatásai nyomán. Eközben levéltárosból főlevéltáros lett, később főtanácsosi címet adományozott neki az intézmény vezetése. Széleskörű szakmai elismertsége jelzi, hogy tagja lett a Magyar Levéltárosok Egyesülete választmányának, később pedig alelnöknek is megválasztották. Ólmosi Zoltán 2018-ban vonult nyugdíjba, de aktivitása nem csökkent. A Habsburg Ottó Alapítványnál folytatta munkáját, ahol többek között iratrendezési, segédletkészítési és adatbázisépítési feladatokat végzett, de tudományos téren is tovább tevékenykedett. A Magyar Nemzeti Levéltár társkiadásában megjelent Habsburg Ottó és az államhatalom. Levéltári források az utolsó magyar trónörökösről című, Kocsis Piroska és általa szerkesztett kötet 2020-ban Az Év Levéltári Kiadványa első díját kapta a szakmai kiadványok kategóriában.

Ólmosi Zoltán váratlan halálával a magyar levéltáros társadalom mindenki által ismert, széles körben kedvelt, meghatározó alakja távozott közülünk. Emlékét megőrizzük.