Az MNL Fejér Vármegyei Levéltára 2003-ban kezdte meg tervszerűen a közfeladatot ellátó szervek ellenőrzését. Az intézmény régi-új épületének felújítása/építése miatt, a raktárkapacitás tervezett növekedésére tekintettel, és a tanácsi fondfőcsoport lezárása érdekében ezek az ellenőrzések elsősorban a kintlévő tanácsi iratanyag felmérésére, átvételére korlátozódtak. A 2012-ben lezajlott szervezeti átalakulások és a 2014. évi intézményi költözés után folytattuk a szervellenőrzési feladatok tervszerű, rendszeres teljesítését. A járások megalakulásával a levéltári személyi referenciák újból elosztásra kerültek, az ellenőrzéseket járásonként ütemezzük be. A jogszabály értelmében a levéltárnak ötévente (megyei szintű közigazgatási szerveknél, illetve városok esetében háromévente) ellenőriznie kell az illetékességi körébe tartozó iratképző szervek iratkezelését.

Minden év első negyedévében tájékoztatjuk tervezett ellenőrzéseink éves ütemtervéről a Fejér Megyei Kormányhivatal Megbízottját, az érintett járás járási hivatalának vezetőjét, illetve az oktatási intézmények fenntartóit. Az ellenőrzésben érintett szervek iratkezelésért felelős személyeit az ellenőrzés időpontja előtt 30 nappal írásban értesítjük, és tájékoztatjuk az ellenőrzés szempontjairól is.

A helyszínen a „Szervellenőrzési jegyzőkönyv” felépítésének megfelelő sorrendben megvizsgáljuk a szerv iratkezelésének egyes szakaszait. Az ellenőrzés során megvizsgáljuk az iratok iktatását, irattári tételekbe sorolását, valamint felmérjük a szerv irattárait. Az ellenőrzés végeztével tájékoztatjuk az iratkezelésért felelős vezetőt a tapasztalatainkról, az esetleges hiányosságokat megszüntetésének lehetőségeiről. Egy-egy ellenőrzés, a szerv nagyságától, irattárainak számától, a tárolt iratok mennyiségétől függően (különleges esetektől eltekintve) legfeljebb fél napot vesz igénybe. Ha az ellenőrzés időpontjában a szervnél iratselejtezés van folyamatban, referenseink iratselejtezési ellenőrzést is végeznek.

Az iratkezelés vizsgálatán belül fokozott figyelemmel kell kísérni a 335/2005. Kormányrendelet intézkedéseinek betartását, valamint az iratkezelési szabályzatokban foglaltak érvényesülését, az iratok irattári terv szerinti csoportosítását, továbbá az iratok nyilvántartásával, és az ahhoz kapcsolódó segédletek készítésével, az irattári anyag szakszerű kezelésével, biztonságos megőrzésével és használatával kapcsolatos előírások végrehajtását.

A Levéltár a szervellenőrzés alkalmával figyelmet fordít az iratképző szerv szervezeti és működési adataira is. Például a szerv alapításának időpontjára, feladatkörre, szervezeti felépítésre, átalakulásra vonatkozó jogszabályokra, belső szabályzataira, korábbi névváltozataira, a lehetséges jogelőd szervek nevére, alakulásuk és megszűnésük időpontjára, a tevékenységelőd, valamint a kivált jogutód szervek adataira.

Belső szakmai egyeztetések után elkészültek az MNL-szinten egységes formanyomtatványok a szervellenőrzési munkafolyamathoz. Ezek az alábbi címről tölthetők le:

FORMANYOMTATVÁNYOK