A szervek az általuk és jogelődjeik által keletkeztetett nem selejtezhető irataikat kötelesek az illetékes levéltárnak átadni. Az iratok átadásának határideje – az irat keletkezési évének végétől számított – tizenöt év. Fontos megemlíteni, hogy az irattári tervekben felsorolt valamennyi nem selejtezhető tételt – tehát a nem iktatott iratokat is – át kell adni a levéltárnak. Amennyiben az iratképző szerv úgy ítéli meg, hogy az iratokra ügyintézési, vagy egyéb okok miatt e határidő lejárta után is szüksége van, a határidő öt évvel meghosszabbítható. A 335/2005. Kormányrendeletben foglaltak értelmében a levéltár csak központjában (Székesfehérvár, Szent István tér 2-3.) vesz át iratanyagot. Az iratátadásról jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek mintáját megtalálhatják a honlapon. Fontos, hogy a tervezett átadás előtt az előkészítő személyek illetékes referenseikkel előzetesen konzultáljanak.

Az iratokat savmentes papírból készült szabvány levéltári dobozban vesszük át. A dobozokba A4-es vagy A/3-as méretű iratok helyezhetők el, egy doboz belmérete 12 cm. Ha az irat a mérete miatt nem helyezhető el ezekben a dobozokban, azokat egyéb módon kell csomagolni (például kötegelni). Az átadásra előkészített iratokról iratjegyzéket kell készíteni, mely csomagolási egységenként, irattári tételenként és évenként felsorolja az átadandó iratokat, azonban az építésügyi iratokat külön excel táblában darabszinten, a tárgyukat pontosan leírva is fel kell sorolni. Ha egy tétel több dobozban is megtalálható, akkor az egyes dobozokban lévő legmagasabb és legalacsonyabb iktatószámú iratokat is kérjük a jegyzéken feltüntetni. A raktári egységeket folyamatos, a doboz keskenyebbik oldalfalán (úgy, hogy a doboz nyitható oldala a jobb kéz felé essen) feltűntetett, ceruzás sorszámozással kérjük ellátni. A dobozokra ragasztandó feliratokat az átadás előkészítésekor egyeztetni kell. Az átadás-átvételi jegyzőkönyveket (a mellékletükkel együtt) minden esetben kérjük a referens e-mail címére előzetesen eljuttatni.