Utólagos bejegyzések

Amennyiben az UB-ék fizikailag nem különíthetők el egyes, különálló évekre (utólag, egyben küldték meg, nem választhatók szét pl. 1953–1955), mi legyen a jelzet?

Ilyen esetekben a jelzet végére és a jelzet (fa)-ba -tól -ig típusú évszám kerüljön.

Az 1953 és 1961 közötti időszakban az „Utólagos bejegyzések” helyett lehet-e „Értesítők” a leírási egység címe.

Igen.

Az UB és értesítő típusoknál (altételeknél) lehet az alábbi módon módosítani a leírási egység megnevezését: Születési anyakönyvbe bejegyzendő utólagos bejegyzések, Születési anyakönyvbe bejegyzendő értesítők, Házassági anyakönyvbe bejegyzendő utólagos bejegyzések stb.?

Lehet.

Fel kell-e tüntetni a hiányokat?

Igen. A Tartalmazza mezőben.

Hibásan/hibákkal történt az utólagos bejegyzések rögzítése. Hogyan járjunk el?

Ezeket a Tartalmazza mezőben tüntessük fel.

Hozhatunk-e létre külön sorozatot/állagot az az 1953 és 1961 között megküldött értesítőknek?

Nem. Amennyiben így tennénk, nem lenne mindenhol egységes az állag szerkezete.

Lehet-e az anyakönyvi másodpéldánynak és a hozzá tartozó UB-knek más a sorozatszáma?

Nem. Az UB-nek követni kell az anyakönyvek rendjét. Amennyiben az anyakönyv van csak az UB hiányzik, azt a sorsszámot másik településnek/anyakönyvező helynek nem szabad kiadni. Fel kell venni hiányzóként a nyilvántartásba. Ha olyan UB van, amihez nincs anyakönyv, akkor annak az utolsó anyakönyvi sorozat utáni sorszámot kell adni.

Mi legyen a határon túli települések anyagával?

Hasonlóan a másodpéldányokhoz, ezeket is külön fondban (az anyakönyveknek estleg már létrehozott fondban – ekkor a b. állagban) kell elhelyezni.

Mi legyen az UB-k mellett található mellékletekkel (pl. anyakönyvi kivonatok, másolatok, hibajegyzékek stb.)

Ezeket ki kell emelni és a c. állagban elhelyezni, ha nem a Levéltár levéltárában, vagy más már létező fondban kellene elhelyezni. Kivétel: a nemleges jelentések, ezeket a megfelelő helyre be kell sorolni, a tartalmazza mezőben ezt az adatot fel kell tüntetni.

Mi történjen a hibás UB jegyzékekkel, melyek javítását kértél az anyakönyvi hivataltól?

Maradjanak a helyükön, az adott jelezettel, Tartalmazza még mezőben tüntessük fel ezt az adatot.

Ragaszkodni kell-e a típusok esetén az a-b-c jelekhez? Lehet-e a házassági „a” jelű, ha nincs születési?

Ragaszkodni kell. Ha hiányzik a „a” jelű születési, a házassági akkor sem lehet „a”, hanem csak „b”. Fel kell tüntetni a nyilvántartásban a hiányt. Vagyis a születési minden esetben "a", a házassági "b", a halotti "c" legyen

Több példa van arra is, hogy két-vagy háromféle UB-típus érkezett meg egyben, fizikailag nem választhatók szét.

Pl. ha születési és házassági egyben jött, akkor az legyen az "a" altétel, a különálló halotti pedig a "c"). ebben az esetben fel kell venni a „b” tételt is, megszűnt állapotban, és utalni arra, hogy aaz „a” tételben található. Amennyiben egyáltalán nem különíthető el, nem kell tételt létrehozni az adatott évben.